二、报告制度

任何一个组织都必须建立起一套有效的报告制度。报告是用来向负责实施计划的主管人员全面地、系统地阐述计划执行进展情况将存在问题与原因，目前已经采取了什么措施，收到了什么效果，预计还可能出现什么问题， 希望上级给予什么样的支持和帮助的信息传递方式。报告一般比较规范，特别是文字化的报告，信息量大，反映情况全面，留存时间长，是主管人员掌握计划执行情况和实施控制的基本方式。

在一个组织中，建立起完善的报告制度，就应做到规范化。形成时间上定期，任务上定人，内容上定性，格式上定型的制度。此外，对重点活动， 重要项目，应批准随时报告制度。报告方式应统一、规范，并且尽可能文字化。另一方面要注意的是，报告要突出重点，文字报告言简意赅，简明扼要， 以免主管人员陷在文山会海之中，也就是说报告应讲求效率，防止文犊主义，

八股作风。下面介绍世界著名企业美国通用电气公司的报告制度，希望读者能从中得到一些启示。

美国通用电气公司要求报告应包括如下八个方面的内容：

（一）客户的鉴定意见以及上次会议以来外部的新情况。这个要求在于使上级主管人员判断情况的复杂程度和严重程度，以便决定是否介入以及介入的程度。

（二）进度情况。即报告工作的进度情况，将实际进展与计划进展相比较。这个要求在于使主管人员及时掌握下级的工作进展和计划的进度。

（三）费用情况。报告的内容是说明费用开支的情况。同样要将实际支出与预算相比较，如果超支，要报告超支的原因，并预计按该趋势发展总支出可能达到的水平，以使主管人员采取措施。

（四）技术工作情况。主要是报告企业生产状况和技术性能状况，重要的是要说明产品、工艺设计更改的情况，理由、方案，现设计与原设计的比较优越点。

（五）当前的关键问题。这方面的内容要求报告者检查各方面的工作情况，并从中挑出认为最关键的三个问题，阐述问题的性质、原因、影响、后果、已采取的方案，还准备采取的方案。解决问题的期限、负责人，希望上级给予的支持等。

（六）预计的关键问题，即预计还可能出现的关键问题，其具体要求同

（五）一样。报告中列出的预计关键问题对主管人员来说十分重要。这是他们作出长期的、战略决策必须注意的问题。

（七）其他情况。指与执行计划有关的其他方面的情况，如对组织及客户有特别重要意义的成就，上期的工作绩效与下期的主要任务等。

（八）组织方面的情况。主要是组织的管理人员的变动、机构的调整以及调整变动原因，影响、未来的状况。

美国通用电气公司的报告制度是针对该企业的经营体制制定的，并不一定适应于我国的企业和其他的经济组织。但它给了我们一个启示，报告要全面和重点相兼顾。其实，我国企业和非企业组织已经根据各自的组织的目标和实际情况形成了一套报告制度，有的运行了几十年、十几年，不少规定十分科学、有效。在新的形势下，只要我们结合新的客观实际认真总结经验， 建立起完善的报告制度是不困难的。