三、专业职能部门的设置

设立专业职能管理机构实质上也就是对专业管理职能进行划分，对管理人员定职定责的过程；是提高管理人员的管理水平，充分挖掘组织内的管理资源，实现管理职能专门化、组织活动有序化的重要手段。设置职能管理机构，首先使管理职能专门化，第一部分管理人员专门从事第一职能管理工作，可以较快地提高专业水平和管理能力。其次，对管理职能进行合理地划分，使综合性极强的管理工作分解为各种专门性的管理工作，可避免在管理过程中胡子眉毛一把抓，缺乏轻重缓急的现象，使管理工作有条不紊地展开。再次，设置必要的职能管理机构，合理地划分管理职能，是使管理适应社会化大生产的基本要求。今天，社会化大生产高度发达，各种关系日趋复杂，分

工日益细分化，协作日益广泛化，也要求管理随之发展，对各种专业分工实施专门化管理，以提高生产和管理的效率。

设置职能管理机构，应注意如下几个方面的问题：

（一）做好职能的划分工作，从实际出发，不能太细，也不能太粗

职能划分是设置职能管理机构的基础和前提。职能划分正确，机构设置才会合理，避免出现机构对立，办事效率低的现象。虽然本书对管理职能从理论上作了一般性的划分，但它并不能直接用于规划组织的职能管理机置的设置工作。因为职能划分必须从实际出发。在不同的组织内，同一项职能的任务量多少会不同，多的需要设置一专门的管理机构，少的就没有必要设置专门的机构来负责了。对职能进行划分，首先要弄清本组织内各种管理职能的工作量，最好运用定量分析的方法予以评估；其次要界定各职能的工作内容，与其他职能的关系，对相近的职能要归并到一起。工作任务少的相近职能应尽可能合并，以便既精简机构，又加强协作。一般来说，越到组织的上层，管理任务繁重，职能划分应细一些，专业化一些；在组织的基层，管理任务应单一，职能划分粗一些，综合一些。这就不能强求上下层机构对口，上层设一专门机构，下层也必须设同一专门机构。否则，会形成庞大的官僚机构和过多的管理部门而难以协调，从而影响管理效率。我们过去在这方面有过很深刻的教训。

（二）明确各职能部门之间的关系，建立完善的协调制度

管理是一个整体，各种职能必须为实现管理的总目标服务，但设置职能管理部门，是管理职能分工和管理权限分权的过程。有分工就必须有协作。管理职能部门之间的协作不可能通过市场交换实现，做好各职能部门之间的协调工作就十分重要。为此：

在职能管理部门之间要建立完善的信息沟通制度。信息除了在决策层与职能部门之间传递之外，在各职能管理部门之间的横向传递也是十分必要的。它使各部门之间互相了解，便于自动地协调。
明确各职能部门之间的协作责任，特别是职能相关部门的协作责任。
建立必要的协调制度，如有的组织定期召开各部门工作协调会，讨论管理过程中的协调问题，对重大问题取得一致意见，共同采取措施，予以解决。
划清各部门的权力与责任，这是最为根本性的一条。现实生活中出现的部门之间互相“踢皮球”，推倭责任，其根本原因是部门之间的权责不清，工作内容不明。特别是跨部门的综合性问题，应建立部门联合处理制度。避免出现都不管、或者说都管不了的问题。

（三）配备合适的人员，事用人，不能因人设事

机构是靠人来运转的。配备人员也是机构设置的内容之一。至于如何选人、用人等问题，将在本书人事管理一章中讨论。这里仅讨论机构设置与人员配备的关系问题。在现实生活中有不少这样的现象，为了安置某一个人或某些人，设置了一个机构甚至是一个机构系统，并且还给予了一定的权力。这种因人设事、因人设机构做法是错误的，其危害不庸赘述。机构设置中的人员配置一定要因事用人，不能因人设事，本末倒置。

（四）机构设置应精简、高效

机构精简是减少管理费用，提高管理效率的途径。机构精简，简单他说就是可设可不设的机构不设。怎样来判定什么样的机构可设可不设呢？标准

很简单，就是从机构的工作量来判断。如果一个机构的工作任务饱满，则证明这个机构是必要的。如果任务不饱满，要么是人员配置过多，要么是机构多余。这是最基本的标准；其次是看该机构的工作性质与其他机构有没有重复，如果重复就是多余的，如果不重复，工作任务饱满，则是必要的。如果不重复，但任务却不足，也表明没有单设一个机构的必要。

合理地设置机构并非一件容易的事情，除了受制于组织内部诸因素的制约之外，在我国无论是企业，还是学校、机关，还受制于外部因素的制约。一些机构从中央到地方，到基层强调层层对口，结果使基层的机构越来越多，一些企业一、二、三线人员比例倒置，头重脚轻，这不能说不是重要的原因之一。改变这种状况，一是基层组织应有独立的机构设置权力，能够自主地决定设置什么机构，配备多少人员，只要基层组织能够保证完成上级交给的任务，对此就不应干涉。其次，基层组织应对相近职责予以综合的方式精简机构。如一些基层组织实行一套班子、两块牌子的做法是值得推广的。当然，精简机构、管理职能综合的前提条件是保证管理任务圆满完成，不留下管理真空。