方法

在对手工信息系统进行改造的过程中，关键是现状调查和分析阶段。所谓分析，主要是指对信息需求的分析。只有在明确了信息需求，才能设计出满足这些需求的改造方案。所以，这里所讨论的方法，主要是指信息分析方法。

两类信息分析方法

对于众多的信息分析方法，可以按其出发点的不同，分为自顶向下法和自底向上法两类。

自顶向下法是指信息需求从组织机构的目标中衍生出来，并依次在组织机构低一层次中逐步衍生出来。例如，这一过程可能从公司一级开始，

通过部、处一级逐渐向下，或者在同一组织单位内，从高级管理部门通过其间的层次向下列初级管理部门。自顶向下法适合于企业组织中所有管理层次和所有功能领域，并且是从组织机构的决策过程中得出信息需求。
自底向上法是指从组织机构的现有信息系统向外和向上延伸，根据组织需求的变化而不断扩展或改进信息需求。它也同样适合于企业组织中的所有管理层次和所有功能领域，然而其应用重点主要是事务处理系统。

以上两类方法的区别如图 10—14 所示。

从图 10—14 中可以看出，自顶向下法的应用重点是确定管理部门的信息需求。一旦确定后，就应考虑事务或信息处理系统的改进和发展，以便向无法得到信息或信息混乱的地方提供所需信息。而在自底向上法的情况下，开始时重点放在事务处理或其他低层次系统上，一旦这些系统得到改进，注意力就会放到满足管理部门的信息需求上。

基干项目层次上的三种信息方法

这些方法的基本做法是：分析人员通过两种办法确定信息需求，一种是通过询问有关的信息使用者“需要什么样的信息”，或与使用者一起工作来确定其信息需求。另一种是参照组织机构的目标和即将制定的决策来确定信息需求。三种方法分别是输出分析法、决策分析法和过程分析法。

输出分析法。

其目的是对信息系统的输出（书面的、正式的或口头报告）进行分析，以寻求问题领域的线索，然后提出相应的改进措施。输出分析一般包括事务处理和信息系统报告。表 10—1 列举了这种方法的主要过程。

决策分析法。

该方法旨在确定支持组织机构的规划、控制和其他管理决策所需的针对目标的信息。先从被研究的企业组织的较高层次（公司、处室）的目标开始研究，然后按照需要，逐级通过组织的各层次重复进行类似研究。其具体过程概括如表 10—2。

表 10 ─ 1 输出分析法

步骤	内容
（ 1 ）	确定问题领域
（ 2 ）	对输出提问以更了解输出详情和信息范围什么？谁？什么时候？为什么？怎样？
（ 3 ）	对照善或需求以及使用者所期望的信息范围，分析上述提问的回答
（ 4 ）	作出表明提供的信息与所需的信息不相适应的结论
（ 5 ）	研究具体措施，以便提供令人满意的结果

表 10 ─ 2 决策分析法

步骤	内	容
（ 1 ）	确定问题领域
（ 2 ）	确定企业单位的具体任务
（ 3 ）	确定关键成果领域，即信息分析的重要方面
（ 4 ）	确定有关关键成果领域的目标
（ 5 ）	确定每种所需要的决策
（ 6 ）	具体说明每一决策的信息需求
	什么？
	谁？
	何时？为什么？
	怎样？
（ 7 ）	研究能够提供所需结果的具体办法

过程分析法

这种方法旨在以演变的方式产生更有效果和效率的事务处理系统和业务

控制信息系统。它不仅仅限于所要求的输出，还涉及到信息流输入、文档以及转换过程。利用过程分析，就要借助于组织结构图、业务流程图等等分析工具，将组织机构的信息系统进行图解式地分解并表示出输入、流动、文档或处理以及输出，标出接口，确定问题领域的位置，决定进行改进的优先次序，制定具体措施改进整个系统的工作能力（见表 10—3）。

表 10 ─ 3 过程分析法

步骤（ 1 ）	内容确定问题领域
（ 2 ）	借助于有效的分析工具和适用的技术设计相关系统
（ 3 ）	确定出具体问题（详细地）
（ 4 ）	重新设计系统 ──确定解决方案 ──维持或改变接口
（ 5 ）	建立改进的优先次序（如果必要的话）
（ 6 ）	研究能提供所需结果的具体方法

在实际工作，如手工信息系统的改造过程中，应按具体情况确定使用哪种信息方法。图 10—15 可以提供一定的帮助。

方法 - 图1 方法 - 图2 方法 - 图3 问题领域

具体活动信息或数据

方法 - 图4 方法 - 图5 战略规划

管的

理管理控制

方法 - 图6 层业务控制次和

事务处理

图 10 ─ 15 信息分析：确定问题领域和解决途径

一般说来，对于一种问题只孤立地需要一种分析方法的情况比较少见，更常见的是几种方法相结合，或者同时使用，或按顺序使用。