管理系统设计的定义

管理系统设计强调从企业的目标和整体利益出发，运用系统理论与系统工程的方法分析和设计改进的方案。企业要从事生产经营活动，而生产经营活动中的各要素、各部门、各环节就要在时间和空间的联系上、在上下左右的相互关系上都合理地组织起来，形成一个有机的整体。这个有机的整体是由职能、机构和运行机制组成的，即我们称之为组织机构、权限与命令系统、业务流程、工作标准以及考核、分配和奖励等企业活动的体制。这几方面缺一不可：没有职能的分析与设计，形成不了合理的机构，有了机构就要有配套的责任权限体系；机构的正常运转要依靠规范的业务流程和工作标准这些约束机制，而激励机制也是保证机构正常运转的重要一环。企业管理设计特别强调从整体的观点和角度来处理这些问题。

传统的管理，常有深深的按经验办事的烙印。而管理设计强调使用各种定量方法来规范管理行为。如组织手册、职务说明书、职务规范、业务流程图、工作标准、管理表单设计表等。其中的一些内容就是借用了工程设计的思想和方法。这样就使管理行为由以定性为主转到定性定量相结合的方法， 强调管理向标准化和规范化发展。

总之，管理系统设计是对一个已建立的组织进行改进和再设计的过程。

它是采用现代管理原理和工程设计的方法，将企业作为一个系统，设计出包括职能、机构和运行机制在内的一整套管理体系、管理工艺和管理标准的思想和方法、技术的总称。进行管理设计是为了把管理业务处理统一化、合理化，以提高工作效率。它力求把非定型的业务定型化，尽量减少例外处理的比例，使企业内各部门、各岗位有机结合、共同行动，以追求企业的最大利益。

目前存在的问题虽然在组织中并没有很多的正式的管理设计，但买际中的“设计”还是存在的。例如企业的管理机构，差不多每一两年就会有一个较大的变动：这次计划科由厂长直接抓，下次又把它归入经营厂长的管辖范围，也许明天又会认为将其放在计财部更合适。再如设备的大修理职能，以前由专门成立的大修车间进行，由于设备使闲单位（生产车间）和设备修理单位（大修车间）是显而易见的一对矛盾体，现在则由各生产车间自己负责。但同时又出现了维修力量分散的弊病，看来不久后还要再一次讨论大修职能的归属。又例如：有的企业成立了公关部，赋予了很大的职权，有的则只设公关科，下属行政部，有的干脆只在办公室设立两个人成立的公关组，我们不禁要问：计划科到底当归谁管？大修理职能最好是下移还是上交？公关部门的地位应该如何？以上种种问题不一一列举，实在是需要认真地加以解决。

当前普遍的做法是缺乏系统的企业管理系统设计方案，是东拼西凑，或抄袭一些其他组织的一鳞半爪，或是凭想象设计一个机构图，再不就是因人设事、因人设机构、因人设关系。更普遍的是采取补窟窿的办法：这种业务划分有问题，下次划分成那样；这种解决问题的方式不好，再试另一种；总工程师管不了这个科，另换总经济师管。不考虑系统中各要素对组织这个整体的系统性、一致性、适应性和实用性，改来改去还是难于达到目标。抄袭、主观臆造，或消极地学习所得到的组织条文，往往会早早地关闭弄清每个组织及其环境的特殊方面的机会，也就肯定难于设计出好的改革方案。

有效的管理系统设计是一个系统地探索的研究过程。因此，管理设计首先要考虑各种影响和制约的因素，包括组织目标、环境、社会条件、法律政策约束、上级部门要求、内部经营条件、内部传统经验、生产类型、产品和市场、劳动力组织情况、社会系统条件、技术系统条件等。管理设计就是要在这种令人眼花缭乱的内外环境中进行。