第四节 组织结构图和组织手册

组织结构图

组织结构图描述了一个企业或一个部门的管理职位及其相互关系。这种组织结构图大部分是呈正三角形的，在长方形（或圆形）的框子中写着诸如职务或部门的名称，担任职务人员的姓名和级别（如副厂长、处长等）。如果是部门名称，也还可以标上定员和目前的情况。方框之间用实线连接的一般表示领导与被领导关系，虚线表示职能参谋的关系。有的图上还要标上信息传递关系、资金流动关系甚至物流关系。

有的组织结构图是从上至下排列出企业的组织机构和管理层次，有的是从左向右排列以符合人们从左至右的阅读习惯。

当然，组织结构图仅仅是一种形式，是组织设计的结论，因此可以采用多种形式。但最重要的是图中所表明情况的明确性和准确性。这种结构图由于清楚、简明、标准、易懂而被广泛采用，但也有其局限性，它所描述的仅仅是组织结构的主要部分，也可能只是整体中的一小部分。当然，如果过细， 例如一个职能部门，其内部还会有副职、各个职能组、岗位等关系，那就会使结构图压缩到看不出头绪来。另一个局限是，结构图是对于一个动态的机构作了静态的描述。如前所述，一个组织的机构是随时不断修正的。如果不想使它提供背离实际情况的错误信息的话，这张图就需要不断地随着组织的修改而修改，即使会带来很大的麻烦。此外，结构图有时也较难完全表现实现情况。例如，有时因为绘制技术上的原因，可能在图上不同层次的机构实际上是属于同一级别的，或反过来，列在同一级别上的职位，事实上未必就意味着它们有着同等的地位。如果遇到那些极力要从图上推断出某些原属无意表述出来的事情的人，可能就会产生一些矛盾。

绘制组织结构图，可参考下述主要规则。

  1. 结构图应写明企业名称、制图日期、制图部门。如仅为企业某个部分的结构图，应在标题上标明。

  2. 长方形框表示组织的一个单位或人员。

  3. 直线单位通常画在比职能参谋机构低一层的水平线上。

  4. 任何画在同一水平线上的线框，应该大小相同，而且应该只包括相同等级的职位。

  5. 实线表示直线权力，虚线表示职能权力。

  6. 表示职权关系的直线应从领导单位线框底部的中点开始，画到被领导单位线框顶端中点为止，线段不穿越线框。

  7. 将主管人员的职务名称列在框内。职务名称应能显示出他的职能，

    例如副总经理的职称是不充分的，应用财务副总经理或副总经理（财务）这样带有说明性的职务名称。

  8. 可标明各职务的现任者姓名。

  9. 结构图应尽可能简单，如有需要，对所用的专门标志应有注解说明。

组织结构图示例见图 2—5。