第三节 如何设计管理表单

设计原则与设计要点

设计表单的原则很多，可是究其来源，不外下列两大原则。第一，表单内要有合适的资料及数据。

目前一般表单犯有共同的毛病，就是表单内常常有很多不需要的资料， 而需要的资料却又往往缺而不见，失去表单的目的与效用。所以表革内应列出何种资料，要先有系统的研究，然后再由表单使用者与表单设计者共同决定。换句话说，我们必须先确定表单的目的是什么。这一点非常重要，表单内的资料要以能充分满足其目的为第一要务。

第二，所需要的资料要用正确的方法安排于合适的位置。

这一原则看起来好像很简单，然而获得一正确的方法而又能妥善安排于合适的位置，却是一件需要多方面的了解才能做到的事。目前很多表单，当你拿在手上时，即使费尽苦心，仍然无法下笔，要填的资料无处可填；同样， 要由表单内读取的资料，却又无处可寻；表内资料毫无一定的次序，不但容易填错，也容易看错，更会看不清楚，甚至令人看不懂。所以一位优良的表单设 计者应站在填表者、阅表者的立场，更兼顾工作者的效率与印刷的成本，多方面考虑，设计出合适的表革，为工作人员提供有效的工具，以增进工作效率。

我们对表单进行分析和研究，就是要以最实用的表革设计，将有用的资料填入，经有效的控制程序，达到减少填写、传递、审阅、管理等费用与时间的目的。要做到这一点，就必须明确下述表单设计要点。

  1. 表单的意义要明确，要有合适的资料和数据。

  2. 表单的繁简程度要适当，使资料和数据能够很容易地填入。

  3. 表单中资料的排列要有顺序，便于使用。

  4. 应使表单的填写方法越简单越好，能尽量减少填入或使用资料时发生错误。

  5. 表单大小尺寸适当，形式标准化。