表单设计分析

经过对业务流程的核查，凡不必要的手续与动作均已取消，剩下的，全是必要的。这时就可以按照下列顺序对表单进一步分析和改进。

  1. 同一业务流程内所有表格的整理

根据经验常常发现，单看一张表单，也许是一张完整良好的表单。然而当与整个业务流程内的所有表单在一起核查时，则这一表单又可能与其他表单相重复而必须删改、或与其他表单合并、或根本予以取消。所以千万记住， 不能由单独分析一张表单开始，而必须集合该业务流程中的所有表单一起加以研讨，以谋求有效的改进。无论任何情形，在分析和核查任何一张单独的表单之前，必须先研究其所属的整个业务流程，以及该流程包括的所有表单， 这是一个有效而必要的做法。当然，有时业务流程虽已经分析完毕，但在对表单进行研讨时，仍然可以建议对业务流程再作某些改进。

  1. 单独一张表格的技术性整理

当业务流程内的所有表单均按业务流程的需要加以适当的整理后，就需要进一步核查其中每一张单独的表单。这就是表单设计核查。如何使任一表单填写方便、阅读容易、减少使用错误、节省使用表单的人力与时间，圆满达到使用表单的目的，对于谋求科学管理提高效率的要求而言，是非常重要的事情。这涉及到表单设计的技术性问题，将在下一节中作进一步的讨论。

  1. 分析表单的目的

应首先用下列问题来清理表单是否需要。

  1. 此表单有何目的？

  2. 其目的是否必要？如不要有何害处？

  3. 如一定需要，则其理由是什么？

经上述问题发问后，对此业务流程的实际状况，可再用下列问题继续进行分析。

  1. 如有好几种目的，哪一种最重要？

  2. 目的是否正确？

  3. 此表单的使用是否能完全达到目的？

  4. 是否有其他相同的表单在使用？