管理表单的作用

在任何企业中，不论是厂长、生产科长、车间主任等各级管理人员，还是生产线上的工人，仓库保管员等普通职工、甚至传达室的看门人，在工作中都离不开各式各样的表单（我们亦称它为企业的信息载体）。组织中的任何一个成员都有机会填写、核对、阅读各种表单资料，这些表格、凭证、台帐、报告等是传递管理信息的基本工具，其作用在于系统、正规地提供适时、准确、经济、适用的资料，使有关人员获得必要的情报，据以采取行动，执行任务。这些表单的交流把一个组织中的各个部分连接起来。正像有人指出的：“整个复杂的生产网由于有了从计划目标到生产产品的一连串相互依存、相互联系的信息所组成的报表公文网络而充满活力并有效地活动起来。”

归纳起来，表单具有以下重要作用。1.有助于管理的正常进行

借助于有效表单的作用，能在系统的基础上，经常不断地收集并校正各种实际的资料，确保资料的正确性与适时性，以此作为良好管理工作的根据。同时由于表单合理的设计与运用，促使表单的记录、报告、请求及控制等功能有效地发挥，有助于建立一套健全的报告制度，进而建立一套健全的控制制度。因为各主管人员能随时获得正确的资料，明了工作进行的实际状况，因而可以安心地实施授权制度。更由于表单能将确实而必要的资料相互传递，相应地担负起健全的联系作用。这些都是管理上所追求的理想状态，也只有在有效的表单作用下，才能达到这样的状态。

提高工作效率、节省费用

任意一种有效的表单都依特定的目的而设计，有标准统一的格式，面向特定的人员。因此人们可以根据不同的工作需要，能够马上选出相应的表单进行使用。同时，表单上所规定的空白引导着人们顺序地将有用的资料填入，而不必每次再判断进行此项工作到底哪些资料是有用的，哪些是没用的。对表单阅读者而言，能够使其对所需资料一目了然，便于分析、研究和决策。标准、实用的表单大大促进了工作效率的提高。此外，人们只是在设计表单时需要一定的花费，而表单一旦设计完成，投入使用，便是“大量生产”，因而降低了信息处理费用。实际上，管理表单及表革系统建立的目的，就在于通过设计和运用有效、实用的表单，达到提高工作效率、减少费用的目标。

表单是办公室工作的基础

一般人都有一种错误的观念，认为办公室工作仅是管理部门的工作，而技术及生产部门是没有办公室工作的。其实不论是管理部门、生产部门或技术部门、也不论工作地点是办公室、工场、仓库、实验室，甚至推销员在路上，都必须从事办公室工作。可从下面三方面说明。

以工作内容分，凡从事分类、统计、抄写、核对的工作均属办公室工作。
以工作性质分，凡从事记录、报告、请求、控制的工作均属办公室工作。
以工作方法分，凡从事阅读纸上资料，或将资料填写于纸上的工作，均属办公室工作。

可见，不管你的工作部门是什么，工作性质如何，也不管你职位的高低，都必须从事办公室工作，而这些工作又都必须用笔在纸上作业；然而只要你一动笔在纸上作业，那么你就离不了表单。因此，我们说表单是办公室工作的基础工作，同时也是办公室工作的主要工具。此种工具的好坏，直接影响到工作成效的好坏。

改善工作兴趣与情绪

任何表单都具有对内、对外代表某一机构的作用。一张设计精良、有效的表单，首先会给人以良好的印象，产生一种愉快的心情和乐于工作的意愿，也表示出此机构在运转和有效率。试想一个装配线上的工人接到一张设计精良的装配任务单所产生的愉悦情绪和接到一张设计粗糙的任务单所产生的草率、敷衍的心情，二者所带来的无形的损失是不可忽视的。同样，一个前来洽谈业务或订货的人员，填写一张满意的表单，如订货单、合同，甚至是在传达室填写一份会客革，他对面对的企业肯定首先获得一个良好的印象。作者经常深入企业，难免碰上传达室漫不经心扔过来的、卷曲着和含糊不清的会客单，印象自不必多说了。

因此，小小的表单在公共关系、企业形象上也扮演着不容忽视的角色。