第二节 企业信息管理与组织

信息在组织中的作用

企业的活动是一种有目的的行为，是由多个部门、多种因素、多种资源在一定条件下相互联系、相互影响、相互作用的一个动态系统。这里面既有纵向的多级递阶层次和环节，又有横向的各职能部门之间的联系与组合。如何将其组织起来，我们已在第二章中讨论过。那么，信息在组织中应当扮演什么样的角色呢？我们可以认为，信息（包括处理和传递）是管理组织强有力的粘合剂。没有这种粘合剂，任何组织都是绝对形成不了的，已有的组织也会迅速解体，更谈不上正常的运行了。这是由信息在组织中的地位和作用决定的。

首先，只有通过信息的传递，将企业中各个部分、各个因素联系起来， 才能按照一定的目标进行组织。企业是由许多部分、方面共同配合、参与而形成的一个有机整体，这些部分只有通过信息的传递，才能感知自己处在系统中的什么位置和承担什么任务，感知其他与自己有关的部分的存在，以及如何与其他部分相互配合、协调。企业的组织者也只有把整体的目标和决策作为信息，分解传递下去，并建立各个部分、各个层次之间的纵向与横向的信息联系，才能形成企业组织的经济活动过程。事实上，组织中的信息量越大，处理和传递的效率越高，企业的组织程度也就越高。

其次，只有通过信息的传递，才能把组织中的各个部分的行为统一协调起来。任何组织都是由各个部门、各个环节所组成的，因而都有一个协调行动的问题。只把各个部分联系起来而无协调行动，并不是一个真正的组织。企业组织内部只有通过各种信息，如计划、指标、命令，以及生产现场的各种运行、控制数据的传递，才能使各个部分以及活动的各个方面协调起来。这种协调既包括企业组织内部纵向和横向的协调，也包括组织与外界环境的协调。

另外，只有通过信息及其传递，才能使一个企业的经济活动从无序到有序，使之富有成效。组织的有序状态，是依靠大量信息不断地进行处理和传递、输入和输出来维持的。企业中信息交换量越大，系统中的熵值就越小， 就会提高组织的有序程度，使经济活动保持正常发展。换句话说，企业作为一种组织，之所以能使有序程度保持在一定水平上，就必须使信息不断传递并达到一个相当的量，并且其有序程度是与传递的信息量成正比的。

总之，信息及其传递是组织的前提。组织程度的高低取决于传递信息量的大小与效率。没有信息及其传递，组织的职能就无从发挥，企业也将不复存在。

企业组织形式的不同，能产生不同的信息传递渠道，反过来，企业中信息联系的状况如何，也是企业组织程度高低的体现。

按目前上般的说法，企业中主要存在三种组织形式，即直线制、职能制和直线职能制。但目前大多以直线职能制或类似直线职能制的组织形式为主。其实即使是少数企业的事业部制，在每个事业部中仍保持着直线职能制的管理组织结构。

直线制、职能制、直线职能制组织的基本形式如图 10—7 中的（a）、

1. 、（c）。

直线组织中，信息的传递是单一直线的，大量信息是在上下级之间直接

流动，因而路线简单、清楚。但是信息的处理传递量小，由于层次多而速度慢，失真大，并且容易出现“瓶颈”环节而使信息阻滞。

在职能制中，由于一个下级可能会同时接受几个职能部门的信息，也可能同时向数个职能部门传递信息。这种多路汇集和向多方面传递的复杂传递路线，尽管可以做到传递及时，但极易产生混乱。职能部门与车间的信息传递将会形成类似于上一节中图 10—6 所描述的情形。

直线职能制的组织形式从理论上讲，既可以继承直线制传递路线（特别是自上而下的命令传递）简单、清楚、直接的好处，又可以克服职能制中多线汇集和多方面传递的缺点，应该是目前有利于信息传递的较为可行的组织形式，但实际上情况并非如此简单。职能部门往往或是因为超越权限，或是因为领导给与了过多的权限，而使自上而下的命令传递系统变得复杂。特别是部门之内在信息处理上存在的无计划状况，使职能部门与生产部门的联系通道大大增加。

（ a

（ b

（ c

图 10 ─ 7

为了使组织为信息传递提供条件，并能保证信息联系的正常与有效，应

明确下述规则。

1. 渠道正规化

信息联系的渠道应为组织中的全体成员所明了。应明确规定各级人员的权限和职责，指明他们在组织中的位置，使各级人员 之间的信息联系的渠道正规化，并以某种形式固定下来。为此，要正式颁布各级职能组及相应的

文件。详见第二章。2.联系固定化

企业组织不同层次中的每一个成员都要有一个信息传递的明确而正式的渠道。每一个成员只能有一个上级，接受命令和汇报工作都只能面对这个上级。其他业务上的信息联系也要予以固定，使每一个人都能在与其相关的业务工作中有明确的岗位和职责，借助于工作程序图所体现出的固定的联系方式去接受、处理和传递信息。

1. 必要的信息中介

职能与生产部门之间的联系是最易产生混乱的地方，很多数据的复杂和冗余、传递的错误和矛盾都产生在这中间的众多环节中。应该对这些环节进行精心的设计，有条件的应有专门的信息组织或利用计算机系统担任中介。

1. 通讯表单化

职能部门之间和生产部门之间的联系较易正规化，因此应尽可能地采用书面表单的形式，确定传递的时间要求，从而减少口头或非正式通讯产生的混乱。

1. 传递的转换性

每一个接受和传递信息的部门、岗位或个人都应具备转换性，即将收集到的原始形态的信息，如凭证、数据、报革、汇报等，经过各种加工，如分类、排序、筛选、计算、比较、评价、汇总等，然后将这种加工后的二次形态信息传递给下一个部门、岗位或个人。任一接受井输出信息的机构、岗位或个人都应具备这种转换功能。概括他说，向下传递应使信息具体化，向上应进行综合，横向应有分解或汇总。如果有一个机构，岗位对输入的信息不进行任何加工，只是从一处传递到另一处，那么这个机构或岗位存在的必要性就应该重新进行检讨。

1. 传递的连续性

应在组织内设立完整的信息联系路线，以避免信息传递中的矛盾和误解。例如从一个组织的最高层向基层传递，应通过传递路线的每一个必要层次；部门之间的传递，也要按要求经过每一个必要环节。在传递中，如果跳过或绕过某个层次或环节，就可能产生互相冲突的信息，造成联系的紊乱。一个组织的机构既已建立，就要运用尽可能完整的信息联系路线进行信息传递工作。

1. 双向沟通

组织中的信息应双向进行，既要有信息的正向传递，又要保证信息反馈通道的畅通，做到上下左右沟通及时，使生产经营活动的执行情况及时送达各有关部门，便于各级领导进一步采取措施保证生产经营活动的正常进行。