从组织因素上解决语言通讯问题

从组织因素上解决语言通讯中的问题，就是对组织结构进行若干调整。大致有三种调整方式：一是缩短组织距离；二是改善职能结构；三是设置流通“传递中介”。此外，还需相应地设计与改善工作程序。

缩短组织距离

信息的失真常与传递的次数成正比。因此，减少失真的最直接的办法，莫过于减少传递的次数。而减少管理层次是减少传递次数的最有效办法。这一结论可与第十章第三节的内容相联系。

除了减少管理层次外，还可以将决策和职能部门尽量放在接近实际作业的层次或位置上，这样可使作业情况以最少的传递层次到达决策人那里，从上到下的命令或指示也同样会缩短距离。

不过，我们讲要缩短组织距离，但在实际上会有很多限制，因此还要借助于其他办法。

改善职能结构

对各部门的职能组合加以认真的设计，使各部门尽量做到职能集中，管理业务集中，与其他部门的业务联系尽量地少（具体做法可参看本书第二章第一节的内容）。这样设计出的信息组合必然会减少信息的传递，包括口头沟通，从而也减少了信息的失真。

在组织设计时，尽可能地将各部门看作是一个个的“黑箱”，只明确它的输入，它所要完成的功能，以及它的输出即可。至于它的内部结构，只要不影响它的功能，可以具有较高程度的自由。这样，部门之间的信息传递会减少自不必说，就是部门内部的信息传递也会自然减少，并且对外界的影响也会减少。

另外，高度的集权制使渠道容量负担过重，结果会出现情况沟通在某环节被卡住的现象，而分权制的结构可使组织距离大力缩短，进而减少信息失真。

设置“传递中介”

正规的信息传递过程中，有时会觉得其路径过于迂缓，并由此加剧了信息的失真。这时我们可以考虑在组织中设置一些传递的中介。

用参谋组织和委员会组织来改进组织管理层次内的信息传递工作是设置传递中介的主要方法。其实，各种委员会的设置就在于沟通各部门之间的情况，以解决各种协调关系。例如设备管理委员会在其开会和行使职能时，会大大减少厂部的设备管理部门、基层的设备使用部门、设备维修部门、备件仓库以及负责技术改造部门之间的信息传递。委员们用于开会的时间，仅占其工作时间的一小部分。在开会的时间内，有关部门的委员们聚集在一起听取意见，对重要的问题进行密切的交流，提出解决办法进行讨论和协商，集思广益并最终决定。

当然，委员会这种中介的“成本”较高，只有在其确实必要时才能进行设置。

设立、改善工作程序

每一位主管人员应将有关资料送交何处，应从何处取得资料，恐怕很少有一个组织机构能够规定得详详细细。人与人的接触和语言沟通实在太多太杂，也变化太多，事实上是无法规定的。但是，对一些较为重要的项目，应该有所说明。例如，销售经理“应该”先与生产经理商量，才能答应客户某一数量较大的订货提早交货的要求；车间主任“应该”先取得人事主管的同意，才能将某一工作人员提升为作业长。这种“必需的接触”很有必要，一是因此才能得到某一负责人员的意见，以此作为决策的依据；一是为了保持各方面行动的一致；同时也使各部门的意见得以协调。

上面提到的种种“应该”干的事情，如果能以工作程序加以具体的规定，显然可大大减少信息传递的随意性，并理顺各种协调关系。同时，有了程序图，还可以分析如何减少信息传递的可能性。因此，我们提倡在某些管理领域确定标准的工作程序。这方面的内容可参看本书有关的内容。