表单的内容

表单内的资料必须合乎逻辑井有次序地排列。一般情形，其资料可分为

以下三部分。

说明部分：包括名称、填表日期、份数时限、填报单位、送达单位、传递程序等说明资料，应置于表单上部粗实线上方，使使用者于开始时便能获得清晰的指示，明白应该注意些什么，应该做些什么。
主体部分：表单的主体资料是形成表单的主要目的，必须详细分析与组织，按其性质及重要性分次序排列，其中主要资料应置于表单最优、最显著的位置。主体部分资料应自表单上端粗实线下方开始填写。
结束部分：凡总计、总结、建议、说明等都属于结束部分资料，

应置于表单下端双线的上方，并于表单主体资料处用粗实线分开。

表单内在的项目必须齐全，但不必要的项自也必须剔除。为此，可以利用下面三个问题进行分析和检查。

每个项目是否必需？非必需者当然应予以取消。
应有的项目是否齐全？对于遗漏的项目应予以补充。
有无项目可以剔除？或在必要项目补充之后，原有项目有无可以剔除者？

表单各项目应有足够的填写空位，重要的项目安排在一起；有关联的项目应按照顺序排印在一起；具有结论的项目也应要与相互比较的项目排在一起。

凡需要转记或相互比较的项目，其相对项目的顺序、方向、大小应排成一致，相互配合。

表单中在一定时期内固定不变的填写内容应预先印就，以避免每次重复抄写。这一点是日常最易疏忽的问题，不知浪费了多少人力与时间。目前这一点差不多仅仅用于“年月日”处，其他的地方却很少使用。既然年月日可以印出，为什么“1995 年”中的“19”又不印出，这样让使用者仅填写“95” 即可。同理，需要填写而又基本不变的文字也要先行印妥，以免去每次抄写的麻烦。

凡特别重要或强调注意的资料，加用加重字体或不同字体，以资醒目。表单内的资料如较繁或须作比较，最好能横向相邻排列。

如果表单背面亦有要填写或说明资料的，应在表单正面注明。

应审查表单的复写各联是否确实需要。别认为仅仅多放一张复写纸，又不必重复抄写，是无关紧要的事。然而，复写份数的多少，仍会影响时间与人力。所以，如非确实必要应省去。

应逐级分析整理多类表单，以适应各级管理部门或管理人员的需要，而不宜仅将多种表单汇集呈阅。

新表单或现用表单必须先经过详细审查修订后方可付印。审查日期、印刷份数用较小字体印于表单左下方。