管理流程图的作用

理清或理通现行工作过程

很多工作，尽管有关的职能人员可能每天都在同其打交道，但若让他们把他们的工作过程详细地描述出来，然后画成图，这也许并不是一件很容易的事。因此，如果能把现行的工作过程画成图，这本身就可以起到整理、归纳工作过程的作用。例如，在图 5—2 的绘制过程中，就有如下对话发生：

问：政审、体检不合格的怎么办？答：不合格的就不要了啊！

问：你怎样告诉这些不合格的人呢？

答：不用告诉，时间长了没接到通知，他们不就全明白了。问：可⋯⋯你总要告诉人家一声吧。

答：着急的人就来电话问，还有不少找上门来的。那时办公室总是挺“热闹”的，烦死人了。

现在，可以知道这个环节上是“口头通知”，而且你可以看出，这里存在着问题。

分析和改善工作程序

改善工作程序，确实井非轻而易举。但有了图 5—2，再经过有关人员过目之后，自然会增进对整个工作过程的了解。何处需改善，心中也容易有数，故较易拿出客观的态度来评价现行程序。正如某个工程制成网络图

（PERT）之后，各施工人员必能明了何者为关键线路，而下会争执是否需要加班一样。我们仍在图 5—2 上找毛病：虚框中的两次口头通知，由于没有标准的合理的处理规定，给有关人员带来不少麻烦（这还是一个部门内，或某一个岗位的事，如果涉及到几个部门或几个岗位同时参与处理呢）。为何

不印制一批书面通知单，及时邮寄，礼貌地通知未被录取者，既省去办公室纷至沓来的杂乱，也早使未被录取者安然。实际上，很多工作人员在绘制现行程序的流程图中，就很自然地萌发了如何改进的思路。

增进部门。岗位及人员之间的了解

经办人不在时，职务代理人（当然要经过授权）经查阅流程图后，立即明白手续而不致影响工作。在一些机关中，各种申请手续、办事程序画成挂图，前去办事者一览之下，即知手续从何入手而不致手足无措，自然也省去了工作人员难与承担的口舌之苦，还减去了许多发生日角的机会（奇怪的是很多机关并没发现这样简单的道理）。企业中，计划编制程序。材料领用程序、工资核算程序、生产统计程序等，以及大家都关心的职称评审程序、工资调整程序、住房分配程序、招工程序等等，如果都制成流程图，不但参与工作的部门或人员能相互了解，也使服务对象避免手足无措。

制定标准作业手续

可以说，管理流程图是管理标准中最重要的形式之一。它是制定各种规程、制度、条例的基础，有关的流程图经审核确定的作业标准，就应以法的形式存在。企业中就下会再有那么多的纠争、扯皮、随意和随机的处理。也不会再国有关人员的更迭而轻易和随便地改变作业手续。

查知工作人员的人力负荷

详细的流程图，可将各部门、各岗位承担的工作表现无遗，大部分员工的工作量亦可在图上查知，因此，管理流程图是分析各部门人力负荷。以求平衡的辅助工具。

作为讲解介绍之依据

企业中新招进的员工，头几件事之一，恐怕就是要介绍现行的工作内容以及做法。更经常地，企业中前来参观、了解、考察、咨询、检查的人不断。有了流程图，不管是介绍部门的工作内容。职责范围和具体过程，都变得容易得多。