职务系列和职务说明

在本章第一节中，我们曾就管理人员 3 种类型的分工作过概括的介绍。在进行职务分析时，就要考虑到由于分工带来的职务之间的差异，一般应根据各职务的职责特点、工作难度任职者的责任要求等条件划分职务系列。目前，企业中的职务系列应包括以下 7 类（见表 3 一 3）。

划分职务系列的目的，并不仅仅在于阐述各个职位的具体工作性质和内容，详细分析工作过程和具体行为，而是更关注某类职务的任职人员最需要具备哪些素质条件。有些素质对于所有职务都是必备的，例如“事业心”、“责任心”等；有些素质对某类职务是必备的，例如“指挥协调能力”，对于企业经理人员来说就是很重要的；有些素质针对性较强。例如“科研开发能力”，一般只对于技术人员才予以要求。

表 3 ─ 3 职务系列

需要指出的是，各个企业的规模不一样，因此职务名称会有较大的差异， 加之由于企业内部改革和现代企业制度的建立，会出现许多新的职务和名称。但职务系列及相应的职责导向不会发生很大的变化，因此在进行职务分析时具有现实的指导意义。

职务说明书和职务规范既是职务分析的重要成果，又是企业管理不可缺少的文件资料，具有不可低估的价值和作用。

职务说明书是说明某一职务的职务性质、责任、权力关系以及资格条件等情况的书面文件。职务规范是对任职者任用条件的具体说明，二者结合起来，构成了针对某一职务的完整、全面、详细的职务说明。相对而言，职务说明书侧重于反映工作定向分析的结果，而职务规范则更集中于对任职人员的分析。

对于职务说明来说，它应该明确、具体，特别是在有关职务的责任和义务方面，从而便于安排适当的人选。

职务说明除了具体说明职务的责任和义务之外，还应说明该职务与外界应保持怎样的关系，比如说，某职务是否需要与各种各样的人保持经常的接触？是否是一个较为独立的职务，因而与其他方面的信息联系较少？与该职务经常联系的对象的性质，是下级单位的主管（如分厂厂长、分公司的经理等），还是同级的职能人员？对象的不同，会直接影响该职务的人选。有的职务需要的是原则性强的人员，而有的也许更需要一些灵活性。

本章第二节讨论的例外情况处理，在整个职务说明中也要加以考虑并予以反映，因为程序性的工作和例外情况很多、需要运用经验和知识灵活处理的工作，二者的性质是截然不同的。针对例外情况处理的性质，应该说明该职务的自主权和授权的程度如何，需要有怎样的创新能力，应更多地具有开拓能力还是应保守一些，等等。此外，职务说明还应包括其他必要的说明， 例如需要什么特别要求的技能或管理技术等。

当然，尽管一套明确具体的职务说明对一个管理基础很薄弱的企业来说是很重要的，但目前一下子做到也不是容易的。除了工作量大之外，一些不很重要的职务也许并不需要这种详细的书面说明。但是对于负责挑选和安排每一职务的人选的人员来说，最重要的是在他的心目中都要有一个清楚的概念，即对每一职务的性质及要求有透彻和仔细的思考。

表 3—4 和表 3—5 分别给出职务说明书和职务规范的一种形式。

表 3 — 4 职务说明书

续前表

表 3 — 5 职务规范

对个人特性的要求

其他特别要求的技能

下面就职务规范中“履行职务所需条件”提供若干例子。1.创造能力

定义：该要素衡量的是创造发明能力。根据创造或开发新的改进方法、步骤、计划、产品、设想和技术时所需的创造性和独立见解来评定等级。

等级：

E.只需模仿原有方法、方案，按照别人的设计与步骤工作。

D.为解决一定程度的复杂的问题，需要现有技术或方法的新应用。

C.对原先确定的方法、步骤和计划等方面提出改进、删除的建议，修改原有概念以解决比较复杂的问题。

B.要解决的问题相当复杂，要不断注意某种专业科技或业务领域的基本概念、方法，创造性地加以修正改进。

A.在所在科技或业务领域中，能够不断地探索、提出新的方案、方法和思想，解决前人未解决的问题，或者需要创造、发明。

注释：

与解决问题能力不同。解决问题主要指在遇到特殊环境或解决问题时全面利用人力、物力、战术策略的能力。

1. 主动性及灵活性

定义：是指工作本身所要求的独立操作能力和决断能力。等级：

E.要求具有较低的主动性及灵活性，仅需要按照简单的规定行事，具有对简单的事项作出决断的能力。

D.要求具有平均水平以下的主动性及灵活性——能够按照若干具体规程行事，具有一般的判断能力和决断能力。

C.要求具有平均水平的主动性及灵活性——工作上具有作出一定规划的能力，并具有确保正常运转和工作质量的一般决断能力。

B.要求具有较高的主动性及灵活性——工作上需要经常进行决断，具有较高的规划能力。

A.要求具有较高的主动性及灵活性——具有突出的工作能力和高度的规划性，能对复杂工作中各种变化情况应付自如。

注释：

一般而言，复杂工作所需的主动性及灵活性较多，而简单的工作则较少些。

1. 交流能力

定义：衡量为了圆满地完成工作而与组织内部或外部进行的接触和交流要求的语言或写作能力。评估时必须考虑交流的次数、接触的水平，对有关难以解释的问题交流有效性的要求，以及由于不成功或失败的交流对公司和企业造成的不利影响。

等级：

E.组织内部的交流，是一般的自然语言交流，并仅限定在报告任务的完成情况或请求指示，很少或没有对外接触。

D.在组织内部有关日常事务的仅是信息交换的自然交流，一般限定在对同事或直接的管理者。可能有零星的对外接触，通常与日常事务有关并具有一种信息交换的性质。

C.要求与同事或管理者定期交流讨论工作进度或问题。定期就有关的简单日常事务与外部接触，也具有信息交换的性质。

B.要求定期与同事或管理者进行交流讨论工作进度或可能影响决策的问题。处理日常信件，对于可能难于理解或解释的事务与相关的客户接触。

A.要求充分的交流能力以理解或解释公司的方针、政策或技术指导，并解答同事的疑问在高层次上，与难于理解或解释的事务有关的客户接触。这些接触通常对决策具有影响。

1. 分析能力

定义：衡量对资料、情况和问题的研究、比较和分析来决定情况、原因和效果的能力。

等级：

E.基本不需作推理分析，在可预见的情况下做日常的一般分析、试验和资料的收集工作。

D.需与一些组织（团体）联系取得某些资料，在评价资料时需作少量的推理，在设计、试验工艺、方法或在认识有关的情况时需要一些推理和设想。

C.在解决一般复杂和一定范围内的问题时需进行一些推理，在一定的专业范围内需要使甩分析方法解决问题和采用最佳的分析方法。

B.在解决不同类型的复杂问题中需要进行推理和采用先进的分析技术。在特殊的专业范围内要有一定深度的知识来指导他人。

A.对极其复杂的工作（情况）做非常有条理的分析推理，作出独立的结论。在各个方面能说明和运用分析方法来解决问题。

注释：

在这个项目中要强调的是分析方法的适当应用。但这一项目并不要求用创造性的新方法、新概念来解决问题，只是指使用原有分析方法的能力。

1. 独立工作能力

定义：是指在决定一个行动时需要作出首创性的和有效的决定以及正确判断的能力。

等级：

E.只要极少的决断能力。工作内容和方法已详细规定。碰到问题可找领导来决断。

D.要求决定和选择与本小组或部门工作有关的步骤和方法，对小组的工作作出决定。当决定的影响面较大时，要请示主管人员。

C.需对技术或专业的标准做法作出重要决定，在涉及政策问题时才请示上级。

B.对厂子（公司）的条例、政策和目标作出主要决定，除了涉及长期计划或政策以外，均不要向主管人员请示。

A.要联系厂子（公司）的主要计划，作出全面的行政管理政策等方面的决定。虽然要采取的行动要与组织其他成员商量核定，但仍需要独立工作。

注释：

这个项目衡量在工作范围内的独立工作能力以及决定和首创性对厂长

（公司）的重大影响，在评价这一项目时要考虑到：（1）范围和复杂性；

（2）独文工作时所担风险的大小。6.解决问题能力

定义：指通过随机应变来应付新的或困难的环境。随机应变的能力包括为解决问题而需要的战术、策略、人力、物力以及工作能力。本项目与创造力不同。创造力在解决问题时运用了本人的设想和主张。

等级：

E. 不要求有什么随机应变能力，工作是机械式的，工作方法、技术、程序已预先有明确规定。

D. 有时需要应用他人的才能或帮助，或利用推荐的资料、技术等来解决问题。解决问题的程序无预先规定。

C. 要求在所具备的材料、才能和由许多技术专家与工作部门提供资料的基础上，提出解决问题的方法。

B. 要能在有限的人力、物力条件下，在比较困难的情况下有效地利用现有条件，快速、正确地解决问题。

A. 要能在困难而又高度机密的情况下，有策略、有办法地高速度高水平地解决复杂问题。

注释：

在进行这项评价时，要衡量在解决组织问题上的和利用人、物的能力。另外，人力、物力使用的频繁程度、时间间隔及对特殊环境的应付能力是确定等级的重要因素。