现状研究

组织设计过程开始于调查和研究现行的组织状况。科学地进行组织设计，依赖于掌握完整和真实的资料，以及对于这些资料的分析研究。系统地反映企业组织体系现行状况的主要资料有：组织体系图和组织手册、工作说明书及职责范围、管理程序、工作标准、各种管理制度（包括岗位责任制及相应的考核和奖惩制度）等。这些资料都需要进行认真的收集和整理。除此之外，还要注意收集企业当中正在使用的各种信息载体，它们对于研究组织的运行状况将起重要作用。如果企业没有这样现成完备的资料，就需要进行

大量耐心细致的工作，一般也是可以收集到反映上述方面的零散的资料的。可以利用一些调查表、民意测验表等组织问卷调查。组织问卷的主要对

象是科室管理干部，也可以包括工人，原则上每个科室至少有 1—2 人参加填写问卷。问卷可以不署姓名，但要注明填表人所在单位、职务、性别、年龄、文化程度等，以便于分析。中层以上领导干部可不参加问卷调查，通过问卷调查，可以用较短时间和比较科学的方法，了解企业中的科室管理人员及工人对企业组织机构的现状、问题和意见。只要条件允许，应当尽可能地进行。

通过个别面谈和小型座谈会，可以了解到企业组织现状之间的内在联系和问题的主次关系。这种调查方法相对他讲，更适用于向厂级领导、各科室领导和经验丰富的骨干管理人员作调查。他们由于所处的岗位，观察问题比较全面；或者负责某一部门的具体管理业务，遇到的矛盾较多，对问题的感受较深；或者具有较长时间的工作经验，能较好地提出解决问题的建议和线索。因此，与这类人员面谈所了解的情况，对组织设计往往有很大的帮助。应该认真分析和评价从组织调查得到的各方面的信息，并利用所得的资

料乘编制现行组织的结构图，职责及其相互关系、程序等资料，这些是未来进行组织设计的出发点。对于组织设计人员来说，要善于发掘组织结构不健全的迹象，包括职能的重复和重叠、权限的冲突、信息沟通的障碍、控制的不力、直线与职能人员的摩擦、厂长负担过重以及工作人员负荷过低、职责不清、办事效率低等一些比较普遍存在的问题。

在组织现状调查中，特别是对管理部门、岗位、个人的职能调查，可以采用职能职责调查表进行。如表 1—1 所示（表见下页）。

如处理内容不在上述范围内，可自行确定。

通过表 1—1 进行的调查，可以解决下面的问题。1.将工作内容理清楚

工作内容既包括职责范围内明确规定的，也包括随机性的，要理清楚。组织中的每个人都有自己的一套工作，但让每个人将自己所做的所有工作按表上内容都讲清楚却不一定很容易。这一点是要他们现在就试着把做过的工作填一下，从而明白自己的工作到底有哪些，是什么。

1. 分析工作内容是否合理

每个人所进行的工作，都应具有明确的输入、处理和输出，缺一不可。缺少输入，处理过程就没有来源和依据；缺少输出，所做的处理很可能是无效劳动；仅有输入和输出而缺少实质性的处理环节，这一岗位只是起到上传下达的作用，那就应该考虑是否撤消这个岗位的问题了。又例如，如果科长的处理全是审核、审批、核对，而没有任何分析、判断、研究的内容，就要考虑这个科长的设立是否合理。又如厂长的工作内容中出现了计算、汇总、登入等项工作，也肯定是组织中存在问题。

表 1─1 职能职责调查（汇总）表

填表人（选择下列之一，在括号中划）

说明：

1. 将本人（岗位、班组）在职责范围内的工作项目逐项填入，主要以程序性工作为内容，可归纳的非程序工作亦可填入。

2. 用词简练、准确。

3. 填完后应在所在部门内进行核对。

4. 业务组、科室、车间、系统等在基本表基础上分析汇总，并填制汇总表。

5. 在填写工作内容时，建议使用下述标准处理：

①分类、计算、汇总、核算、整理；

②制表、拟文、编制：

③登入、办理、传达；

④审核、检查、核对、审批、核发、监督；

⑤比较、分析、判断、研究。

1. 分析职责范围，权限是否合理

在组织内，关系是否“顺”？某项处理，该你做还是该我做？是应该由我独立完成还是必须先请示再处理？有没有必要同其他部门协商处理？应该同谁协商？以及本岗位或本部门还应包括哪些没有在职责范围内加以规定的工作内容？等等。对这些问题的回答，将显示出相应的职责范围和权限。

1. 分析、合并和简化工作或职能

进一步地，还可以分析所处理的工作或职能是否可以合并和简化；岗位或部门的工作负荷是否合理，负荷特点如何以及如何进行合理的调整。

上述调查和分析所得到的结果，将是进行组织设计的依据。