管理表单设计标准

企业生产、组织规模不断扩大，生产经营过程日益复杂，信息联系也迅速增多。在这种情况下，仅仅依靠懂得表单设计方法的管理部门去为企业中的每个部门、每项业务甚至每件工作所需要的表单进行设计，是根本不可能的。并且只有处在生产和管理第一线，从事具体工作的人员才真正清楚需要什么样的表单，现有表单存在什么问题，应如何改进等等。因此，要发挥各部门有关人员的作用，制定、设计相应的管理表单。而表单管理部门为了进行管理，防止混乱的产生，就要采取先进有效的管理方法，即制定和颁布管理表单设计标准。这就像目前企业中实行的各种技术标准（如工艺标准、原材料标准、产品标准等）一样。企业只有严格地按照规定的标准进行生产， 才能确保产品的质量，生产出更多的名牌和优质产品。同样，严格按照管理表单设计标准进行表单设计工作，也会生产出高质量的产品——管理表单。同时，各部门均按照标准进行设计，能够使表卑格式整齐划一，没有杂乱无章之感。制定、颁布并实施管理表单设计标准，是企业标准化工作的重要方面，也是目前的薄弱环节。

管理表单设计标准主要包括两方面的内容。

一是针对管理表单设计的各方面所制定的标准，可以称之为“管理表单设计标准（或基本规定）”。它主要规定了对于表单的名称、内容、线条、数字等要素在设计过程中应该采取的正确指导原则和方法。可以参照我们在本章第三节中所讨论的内容，结合企业使用表单的具体情况，按照制定标准的一般要求，制定出本企业的《管理表单设计标准（或基本规定）》

二是对《管理表单的设计与使用说明》的编写工作所制定的标准。管理表单在设计（或修订）后，要通过“设计及使用说明”对其填写和使用进行描述。企业中所有《管理表单设计及使用说明》的汇集即成为企业管理表单的法规性汇编，在管理中起重要作用。对“设计及使用说明”制定标准，就是规定了它的内容、格式和填写办法。这个标准可称为《管理表单设计及使用说明的编写标准（或编写规则）》。这里，我们建议以《管理表单调查表》的格式，经过必要的修改（删去“改善意见”一栏），作为《管理表单设什及使用说明》的格式。那么，参照我们在本章第二节中“收集资料”部分所讨论的内容，结合企业实际情况，可以制定出本企业的《管理表单设计及使用说明的编写标准（或编写规则）》。