职能识别：分解与组合

在我国目前的企业组织中，按管理职能进行组织结构设计是最主要的方式。

对管理职能这个概念，因考察的角度不同而存在以下两种较为普遍的定义。

1. 从企业管理系统与外部环境的联系这个角度，把管理职能定义为：

   企业管理系统在特定环境中保持正常运转，保证企业生存和发展所必须具备的功能。这种定义表明职能具有客观性，即职能是由企业外部环境和自身生存发展的需要所决定的。

2. 从企业管理系统的具体工作内容和工作过程这个角度去考察，是管理各类资源的各种相关的活动和决策的组合。这一概念表明，企业管理的业务活动是职能的具体表现和实际内容。

上述关于职能的定义，在组织结构设计中均要用到，在上一节讨论组织结构设计的程序问题时，主要是以功能为重点，在理论上探讨了组织结构设计的正确程序，并把它作为一个基本原则。在具体进行职能识别的时候，就需要从具体的管理工作出发。按照上一节所讲述的基本原则，管理职能的识别不应该与组织机构联系在一起，应该跳出现行组织机构的框框，从组织中的全部管理工作中理出相关的管理活动。具体他讲，就是先将企业中全部必须完成的作业归并为由若干不同的管理岗位承担的工作项目，再将若干工作项目归并为若干职能。这种归并工作是在现状研究中所获得的职能信息的基础上进行的，可以以第一章中所介绍的《职能职责调查（汇总）表》为工具。

需要指出的是，这种将工作分解后再归并成为职能的方式只侧重于组织的“机械面”，而暂时不考虑人在其中的地位和作用。所以，这样建立起来的组织不过是工作体系的组织，那里既不存在着系统行为，也不包含把工作付诸实行的各成员的思维和行为方式。

作为一个简单的例子，下面以某机械制造企业为例，在经过上述归并步骤后，得出的必要管理职能如表 2—1。

表 2—1 中的“类别”，是指按管理专业分工来划分管理职能所得到的。专业分工主要考虑以下几个方面：

若干个功能逻辑上需要联系在一起顺序执行，中间不能穿插其他内容（从外部看，它们是为了执行同一项业务）；

若干顺序执行的功能是对同一或同样的几个数据进行；

全部处理工作都是为执行一个明确的功能而存在，并且只执行一个功能。

以上几个方面需要综合考虑，根据处理过程的不同、处理数据的不同或者处理功能的不同，对管理工作进行专业化分工，从而得到相应的管理职能组合，即职能的类别。

因此，在分析一个复杂的组织，同时又是一个大系统的时候，必须依据分解协调的观点首先详尽地了解系统的具体运行状态，将其分解成为若干部分（如子系统、职能组合、职能）。分解之后，从理论上讲，如果部分数为

n，则各部分之间的相互联系即为 1 n(n − 1) ；如果有 8 个子系统或职能组合，

2

则可根据公式推算出它们相互之间存在 28 条联系路径。况且子系统或职能组合内部还要根据职能数确立更多的职能与职能之间的联系路径。这可不是一个小数目，所以还需要进行综合协调，就是将关系密切的工作项目组成一个管理职能，由若干关系密切的管理职能组成一个职能组合，再由若干关系密切的职能组合组成一个子系统（也可能每一职能组合就是一个子系统）。这样得到的组织功能细胞，即管理职能、职能组合或是子系统是一种凝聚① 程度高的“职能块”，即成为以处理过程相联系的过程凝聚，以处理数据相联系的数据凝聚，甚至以处理功能相联系的功能凝聚这样的组织。这样的组织细胞，内部联系密切、分工清楚，与外界的关系明确、界限清晰，业务联系尽可能地少。

^{① 凝聚是系统分析时表明一个模块内部自身功能内在联系是否紧密的指标。如果一个模块内部的功能内在联系很紧密，与外部联系很少，则凝聚程度高，反之，则凝聚程度低。我们这里借用这个概念来表示管理组织内部的业务联系程度。}

表 2 — 1 职能种类和类别

根据这种方法，我们将表 2 一 1 中的 56 项管理职能概括起来，就可以

分为财务、生产、销售、采购、人事、总务、计划、研究开发 8 个职能组合，

并以此为基础组成相当于它们名称的 8 个子系统或管理部门，如财务处（部或科）、计划处（部或科）等等。同时，把各子系统中所包含的管理职能进一步分解，以建立低一级的职能组合或工作岗位，例如，财务处中再分为财务一科、财务二科等。职能识别进行到这一步，实际上是按照逆向推理的原则又回到了最初的分析起点，因为我们的职能划分与组合，是建立在工作项目细分的基础之上的。但经过这样的循环过程之后，整个组织的职能结构将变得更科学、更合理。

职能还可以一级级地再分解下去，每一级都可以再形成衍生部门。表 2

—2 是通常在机械制造企业中对职能的连续三级的划分。

表 2—2 机械制造企业职能部门的分级

第一级职能部门财务

生产（制造） 销售（市场） 采购

研究与开发人事

总务计划

第二级职能部门

生产

制造

质量控制技术

设备

第三级职能部门制造

毛 坯 机加工

电镀与热处理

装配