表单流程分析

除了对表单本身的分析外，还要通过分析使表单的流程简捷。在进行这一分析时，还能进一步发现表单设计本身的缺陷。

流程分析可以采用事务流程图，它是以业务处理为单位来描述系统中所有表单的处理过程和流通途径的一种流程图。

下面以某单位的申请计划外订货业务为例进行说明。

该项业务的主要内容是：要在计划外申请订货的部门，首先需填写委托单交给供应科的采购组。采购员根据委托单的申请要求，查询单价并计算出总金额，根据权限范围报采购组长、科长审批，根据审批的结果，由采购员进行订货，或填注意见后，将委托单退还给原申请部门，其事务流程图如图9—2 所示。

从图 9—2 上可以清楚地看出表单的处理和流动等情况。开始由申请部门填写订货申请单，送交供应科采购组，采购员取出价格目录后汇入单价并计算总金额，提交组长、科长审批。如不同意订货，就在委托单上填注意见后退回申请部门保存。若同意订货，批准后的订货委托单存放在采购组备查，然后由采购员填写四联订货单，一联是存根，二联作为通知给申请部门，三联交验收组作为验收依据，四联为正本送交供货单位。

根据事务流程图，还可以进一步核查以下问题。

每一步是否需要？
每一步地点是否合适？
每一步能否以最简捷的方法完成？
每一表单是否确有必要，能否合并？
如有一张表单转录于另一表单，是否可以通过多加复写完成？
有无任何人在所有复写表上签字？如何避免此项工作？须知签字者多为忙人。
审核有无多余？何人较适合？如果省略此步审核，会有怎样的危险？
表单传递可否有利地减少？
表单是否常在行动而不被搁置？

除了流程图外，还可利用信息流向图协助进行分析，特别是整理和汇总，以便搞清一个部门所有信息流向。如图 9—3 所

对图 9—3 中的图符作简要说明，如图 9—4 所示。

画图时要注意区别信息流与业务流的不同。如联系×××，办理××× 均属业务联系，而非信息联系。此外，图中所列入的是与例行业务有关的信息，例外信息可省略。

另外，如信息流程较多，可在线上标上编码，然后在下面一并给出、如图 9—3 可改为如图 9—5 所示的图。

在图 9—5 中，a 表示领料单；b 表示领料单；c 表示库存日报；d 表示零件入库单，加工路线单；e 表示库存日报；f 表示交验单，加工路线单；g 表示换算汇总单；h 表示零件交验单，入库单；i 表示生产日报；j 表示季、月计划，调度命令。