第一节 职能识别、职责设计和部门划分

组织结构设计的正确程序

一个企业组织应该建立几个管理层次，设有多少个管理部门？每个职能部门的职责权限是什么，每一级的管理层次又起着什么样的作用？这些问题常常浮现在企业高层管理者的头脑中，是需要反复考虑和变革的主要内容。因此就经常出现在企业组织内增加或减少某个部门，增加或减少某个部门的职责权限，把一部门从某个副厂长划归另一个副厂长领导的变动。当然，也会出现在全厂范围内对部门划分进行大规模变动的情况。但所有这些变革， 不论是局部增减，还是整体变动，几乎都遵循这样一个程式：首先划分部门， 给各个部门起个“响亮”、“新颖”或是“时髦”的名字，然后再确定各个部门的职能并指定相应的职责权限。

实际上，部门划分应是职能识别和职能设计的结果。这可以从结构和功

能的关系上加以说明，我们以自然界中的氢元素和氧元素为例。当氢元素和氧元素各自以两个原子单独组合时，就形成了 H2 和 O2 这样的结构。这便是氢气和氧气，两者都具有可燃性，即都具备“燃烧”佃功能。当两个氢原子

和一个氧原子相结合时，就形成了 H2O 这种结构，它是水的分子式。而大家都知道，水不仅不能燃烧，反而是“水火不相容”。“水能灭火”已成为一般的生活常识。氢元素和氧元素的组合方式不同，即结构不同，所表现出来的功能可能相同（如氢气和氧气的可燃性），也可能截然相反（如水的灭火功能）。这恰恰体现了结构和功能的关系，即功能决定于结构。，同一功能可由不同的结构产生。

由于人们主要关心的是事物的功能，因此应该从确定功能出发，根据明确的功能去构建能够产生这一功能的结构。例如我们需要“燃烧”的功能， 就可以利用氢元素和氧元素去形成 H2 或 O2 的结构，同样，如果我们要求“灭火”的功能，就要建立 H2O 的结构。这是比较科学合理的程序。如果程序相

反，即先确定结构，再明确所需的功能，就会带来下面的问题。

1. 结构所产生的功能可能与我们所需要的功能不符。例如我们建立

了 H2O 的结构，而实际上我们是想得到“燃烧”的功能。当然，也可能会碰到所建结构的功能与所需要的功能相一致的情形，但那毕竟是“碰”出来的。

1. 一旦结构确定后，为了满足功能需要而进行改变将是十分困难的。例如我们想改变上面

   H2O 的结构，以便产生燃烧的功能，就需要利用电力， 通过电解的方法给已经形成的结构以强大的冲击之后才能实现。

所以，为了避免功能不符和结构震荡的发生，应采取先明确功能，后确立结构的科学、合理的程序。

组织结构设计虽然不像自然科学那样严密，但也要遵循相同的逻辑。因此，科学的组织设计程序，应是首先进行管理职能的识别、分析和确定以及适当的分解和组合，组成若干职能组（逻辑上的职能集合），然后按照职能组内部相关性最强、职能组之间接口最少、关系最简单等项原则加以调整， 最后按合理的职能组确定部门。由于这时的部门是经过优化组合而确定的职能所组成的，能够符合要求，而接下来对每个职能部门的职责权限设计就是比较简单的事了。这样的设计程序，将使组织结构，即岗位一部门一层次的相互关系所产生的功能最令人满意。因此，它应该成为组织结构设计要遵循

的基本原则。

部门划分可按以下三种方法进行。

1. 由上而下划分。以最高层管理人员为出发点，由上而下，将企业的各项工作一层层地分解和细化。对高层工作的划分将导致低层次的部门划分。例如厂长对其生产管理工作的划分将会形成低层的计划科、生产科等部门。这一过程将持续到把工作划分为具体单纯的作业为止。

2. 由下而上划分。先将企业全部必须完成的作业，归并为若干可以分别由个人担当的工作项目，再将若干个人组成一个单位，然后再合并为一个部门。例如，将检查采购申请、计算采购金额、填写采购单、联系订货等作为采购工作的主要内容，由采购员负责。众多采购员形成采购组，采购组与验收组、仓库保管组在一起，构成了供应科的基础。这一归并的过程将一直进行到企业主管那里。

3. 以业务流程为单位划分。针对某一业务绘制流程图，从业务起点直至完成，逐步考察每一基本作业，使整个作业顺序中的每个阶段都有人承担。这实际上是用于分析较大的部门的内部划分，即部门中的处、科、室等。

在实践中以上三种方法都可以采用，先用一种方法得出结论后，再用另一种方法进行检验，相互修正，从而得到对各级人员都切合实际的方案。