会议的基本资料

在需要搜集及传送资料的工作会议中，可以利用电脑或传送器。用这种方式记录资讯比手写更快。一部好的传送器可将脑力规划时的资料输入特别的软件。如果会议室中有列表机及复印机，可以在会议进行当中作成一份基本资料，人手一份，立即检讨及编辑。

若有联网的终端机，观众可以先看到基本资料，在较困难的拷贝作业之前完成初步的编辑。这种设备更可以将数据资料统计列表，以便讨论。结合硬件及软件的条件，创造强力会议。

练习

根据你上一次参加过的会议，做一份脑力规划图。怎样做会更好？检讨时间、地点、与会者、提案、意见及决议的流程。是否每个人都全心参与？会议的结论清楚吗？每个人离开时，是否都清楚自己应该完成什么任务？是否照预定进度？
假设你必须主持一项会议（或想主持一项会议）。用脑力规划设计会议的时间、地点、与会者。会议的目标是什么？你想要宣布哪些讯息？希望做成哪些决议？列出讨论提纲。在开会前人们会得到哪些资料？有哪些资料需要在会议中提出？