如何使商业写作领先群伦

在你力争上游时，你的成败取决于言辞能否打动人心。

——彼得·都克（Peter Drucker）

1.拙劣的写作技巧是工作的一大障碍

写作能力如同一个人的穿着，显而易见。保留在档案中的文字可以一读再读，印象更持久。不论你多么聪明自信、努力进取，只要有一项缺点，就足以阻挡你的晋升之路，那就是拙劣的写作技巧。

你可以用一份内容充实、条理清晰的报告，说服你的上司，指挥你的工作。

你不一定要像海明威，但必须言辞达意，让别人看得懂。文字简洁，条理分明。

雷德·史密斯说：“写作没有什么。只要坐在打字机前，打开你的思路。”并不是很困难。

以下是有效增进写作技巧的三个简单步骤：倾听→组织→传达

好像太简单了，事情就是如此。如果你能应用这套方法，及所有附注的技巧，你的文字就能成为十分有力的工具，使你出类拔萃。

步骤一：倾听

在听完所有相关的意见、彻底了解问题之前，不要贸然写任何文件。商业写作是解决问题的一种方式，需要充分的信息，加以组织，报告结论，用以制定决策或指挥行动。

解决问题要从倾听开始。唐纳企业主席盖瑞·米契尔说：“一般说来，美式管理在交谈与倾听方面较不足。”我们在一天之中，有多少时间专心倾听别人？可能不多，一定不够。沟通分为说话者及听者两个部分。

任何一方缺少，沟通都无法成立。2.倾听的方法

如何成为良好的倾听者：

忍受沉默：不要打破沉默，等待对方说出想说的话。

发问：以探索性的问题做结尾，使对方有机会回答有关的讯息。积极主动：当对方觉得你同意他的观点时，会觉得比较没有压力。

避免评断：评断会使对谈结束。即使你不以为然，若能保持开放的心情，也能获得更多意见。

3.倾听与问题密切相关的人

应该听谁说话呢？专家们太武断，看看与问题有关的人怎么说。找实际做事、直接与客户接触、处理抱怨事件的人。罗斯·彼罗德总是先听那些实际做事的人的意见。如果你想要了解问题的其他层面，可以和一些新人谈谈，从不同的角度去探讨。

良好的写作技巧可以适切地表达思想。良好的思想可经由文字传达出来。

步骤二：组织

当你充分搜集信息并掌握状况时，就可以开始组织写作的素材。这是运用脑力规划的最好时机，利用整个大脑，将意见、记忆、联想及组合迅速地倾泄出来。并可以发掘创意，产生新的组合，组织新资讯，完成初步的大纲以及定出主题和细节。

作脑力规划时先要找出报告的主题，也就是焦点。它可以将成熟的意念

分离出来。大部分的商业写作都没有焦点，没有目标，没有预设结果。不能引起读者的共鸣。在下笔之前，先回答下列问题：

·我的诉求对象是谁？

·我希望他们做什么？

·他们有什么理由反对我的提案？

·有什么原因会终止他们执行我的提案？

·有其他的决策者吗？

·舆论将如何批评？

在开始写任何东西之前，必须先完成这个句子：我要（某人）做（某事）因为（某个原因）。如果你写不出来，你就是还没有准备好。在开始下笔时，你已经作出决策了。

知道你的诉求对象是谁，他们对你的讯息可能会有什么反应，是很重要的。你应该与他们建立共识。优秀的作者通常也是优秀的读者，他们倾听读者的声音，以便找出能让读者接受的写作方式。

最快失去听众的方式是优越感。避免以下这种口气：“你可以看得出来”

（你怎么知道我可以？）及“我知道你会同意”（你凭什么这么确定？），或者“应该是很清楚的”（应该如何⋯⋯）。

了解你的读者可以帮助你组织题材，并充分被接受。步骤三：传达

决定 1：你非写这份报告不可吗？用口头的方式也许更好。ATI 药剂公司

（有 150 个员工，营业额 1400 万美元）废除备忘，只偶尔记下政策和流程的重点。总裁保罗·史蒂文生说：“每个人都知道该怎么和别人说话。”交谈比文字更有利，可以获得立即的回馈，加强社交接触并节省时间。

1.可以用说的就不要写

为了让思想更有系统，无法完全不用书面的沟通方式。但尽可能与人们交谈，把时间节省下来，处理更复杂的问题。

我们不是在写伟大的小说，不是提供娱乐，而是希望他们做某些行动及决定。前提是他们必须读过我们所写的资料，所以请避免冗长无用的形容词。

2.30 秒内抓住注意力

你必须和忙碌的人们共同争取时间。除非你是董事长或总裁，你可能只有 30 秒钟的时间去吸引读者的兴趣，否则你的资料将被归入“有空再读”的档案（我们都知道不会有空去读这类的档案）。

我们需要应用广告的技巧——生动的标题、简洁有力的文句。要传达我们的讯息，必须尽量吸引读者的注意力。

脑力规划帮助我们组织资讯、传达讯息。它厘清焦点，集中成简短、生动的关键字。以下是几个实用的建议。