会议管理

谨慎的计划使会议更有效率，且使人们更乐于参与。

会议是团体与组织生活中的一部分，是集合人们、分享资讯、作成决策及交换意见的方法。经理人员大约将工作时间的 25％用在会议上，因此使会议更有效率，将有惊人的效果。召开一个有效率的会议，事前谨慎的组织及计划是很重要的。必须考虑到的会议重点有：

人：只邀请愿意或有帮助的人参加，不一定每个人都要在场。全盘考虑问题，并请那些会受到决策影响的人参加。

时间：选择适当的开会时间，午休后或星期六傍晚并不适合，因为人们不容易全神贯注。事先公布开始及结束的时间，使人们在有限的时间内必须专注问题，并作成决议。早晨到中午是决策会议的好时机，下午则适合社交性的会议。

提案：书面的提案能让与会者集中注意力，并能预作准备。所有的重要提案都应事先列出，让与会者开始思考。此外，可利用提案作成正式的决议， 并写在所属的提案项下，再分别传送给有关人员。

场所：选择一个符合人数及目标的会议室。你可以让人们在拥挤、不通风的房间待一小时，但不可能待上一整天。是否需要视听器材或准备点心都须事先考虑。