运用幽默感

幽默感亦可用在正式的文件里，但除非你确定不会引起他人的反感，否则最好不用。如果一个主管或老板写一些幽默的东西给部属，可以令人觉得温暖、幽默。反之，如果部属写给上司，幽默可能会让人有缺乏自信或能力不足的感觉。

即使你是一个幽默大师，亦该有所节制。人们若只喜欢你的幽默风趣，就难以与他们严肃地沟通问题。

以下是一些可使备忘录或报告更具可读性的建议：

两边留白要宽：短句比长句更容易读。两边留白可让读者容易批注，并使文件看来更清晰且更专业化。

界定字句：利用粗体字、斜体字或字下线标出重要字句。数字：采用易读的方式。如：400 万比＄4000000 容易读。

页次：3 页以上的文件应标明页次。讨论一些未标明页次的资料，常会破坏整体会议。

连字号：增加空白，但影响可读性。如果可能应尽量避免。使用时不要影响文字的流畅。

没有一个作者能省略修改的过程。一份未经修改及编排的报告是一种冒险，错误可能发生在最严重的部分。如总裁的名字拼错，或者最重要的栏次漏标等。重要的文件应请别人看过一遍，交出一份重要的报告前，最好先放几天。（如果你有这种经验，就知道多放几天再修改的好处。）

仔细检查文法及标点，可利用检查错字的系统。大声读一遍，打出拙劣、不友善或刺耳的词句。

文件的结尾可列出重要的附件、全文摘要或如何执行。不要吊读者胃口。确定你所要求的行动已完全说明清楚。