（二）招标文件

进口商发出招标通知以前要准备有关的招标文件。招标文件旨在向投标商提供充分的招标信息以便他们在规定的期限内准备和提交投标文件。招标文件可多可少，文件内容可繁可简，这些取决于招标产品的特征和技术指标。一般而言，招标文件的内容有招标通知、产品或项目说明、产品品质性能说明、包装要求以及质量检验方法、标书、合同的特殊条款和条件、合同的一般条款和条件、投标保证金表格、投标指示，如对投标方法、时间、地点和格式的要求、评估投标的标准。招标商起草和拟定招标文件的时候需要特别注意产品说明、规格标准、标书、合同的条款和条件及投标指示几项内容。

产品说明

产品说明是指产品通常使用的或商业上使用的名称。商品名称应当反应出商品的特定用途。所以招标文件中对产品的说明要准确，要能够说明产品的特定用途或功能。这有助于帮助供货商了解采购商的具体需要，有的放矢的制作投标文件。

规格标准

产品名称有些时候不足以充分体现招标商对采购商品具体的、特定的质量要求，这样就需要在招标文件中明确产品的规格性能。招标文件中对产品规格的说明除了产品的物理、化学和商业性能外，还包括采购商用来分析进口产品质量的检验方法、检验仪器和设备。产品规格的表现方式可以采用以下一种或几种方法：牌号或商标、市场等级、制造商标准、进口商国家的标准，其它国家的标准或国际通行的标准。技术规格，包括产品的物理、化学和机械特征，原材料规格，制造方法和过程，设计特征，性能要求，操作特点，质量检验的方法和工具，设计图纸，样品。为了表达完整的产品定义，采购商在招标文件中可以同时选用几种方法说明对产品的规格要求。选择哪些方法取决于采购商品的特征。准确、详细的产品规格的说明也有助于进口商在收货的时候，按照文件规定的检验方法、设备、过程对商品进行验证。

标书

标书是进口商的招标文件之一。投标商根据标书的资料递价投标。统一格式的标书方便了招标商在开标的时候对各个投标进行比较和评审。招标采

购方式下标书的格式并非一成不便，据采购商品的特征而有所区别。采购标准化商品标书的格式最简单。见下例。

姓名：

投标商地址：

标书格式

招标号：

签封：

机械设备一类性能复杂的产品，标书格式也比较繁琐。还要包括成套采购的其它成份。如产品备件的价格成本、寿命期限、价格调整因素和基础、预计的完工计划等等。

合同条款和条件

明确买卖双方权利和义务的合同条款和条件包括：商品的包装和标记；场内、工序间、装运前及／或装运后检验，交货和付款条件，银行担保，对不履行合同的赔偿，解决纠纷和争议的方法。

如果进口商采购的通常是一些标准化产品，进口企业可以拟就一系列适用这类产品进口的标准条款和条件。而对一些复杂的涉及厂房和设备的工程项目，这些标准的进口采购条款和条件就不适用了。这是因为这些工程项目的采购过程复杂，交易时间长，买卖双方的责任、义务与采购标准化产品合同项下的责任、义务相比也不尽相同。工程项目引进合同条款和条件的制定要结合这类交易的特点。例如项目引进的付款方式通常是和项目的执行进度相联系的，合同中的支付条件一般为按进度付款、分期付款或预付款。卖方也可能向买方提供一些信贷条件，那么合同条款应当准确无误的反应出这些信贷协议。出于这些类似的原因、进口商每一次在国际市场上通过招标进行项目引进的时候，都要据项目情况起草合同条款。起草项目引进合同是一项复杂的工作。一些国际机构和行业协会撰写和发行了这类合同的样本。进口商可以参照这些样本以比较自己拟订的合同条款的准确性和完整性。

投标指示

投标指示是通知投标商投标和开标的程序。投标指示也包括招标商评估投标采用的标准、方法和技术。投标指示的内容主要有：标书送达到招标商的时间，标书送达人的姓名和地址，标书使用的语言及传递方式，如邮寄、电报或传真；投标的有效期限，开标的时间、日期、地点及程序；审核、评估投标使用的标准和方法；招标商可以接受的质量标准、交货及其它条件的差异范围，以及由此产生的价格调整的基础。招标商的投标指示应当完整并用易懂的方式书写。只有这样投标商才能按照各项规定递交投标文件，也只有这样能够激发投标商最大的反响，产生具有竞争力的报价。