（二）进口采购合同的跟踪方法

进口采购合同的跟踪方法分为人工跟踪和计算机跟踪两种。选择哪一种跟踪方法要依据合同情况。例如如果进口商采购的商品属于标准化产品，而且采购商品范围单一，合同数量小，那么对每个合同的执行情况采用人工跟踪的方法即简单又有效。如果采购的商品性能复杂、种类繁多、合同数量庞大，进口商应当考虑采用计算机方法跟踪履约进程。

人工跟踪

人工跟踪合约履行进度的方法有三种形式。它们是合同跟踪档案、合同跟踪卡片和合同跟踪编目卡片。

合同跟踪档案：这种形式的作法是进口商为每个合同建立业务档案，设计每个合同的履约进度表。每一张进度表列明该合同项下的全部环节和进口商需要采取的行动。进口商随时查阅这些合同档案，及时了解在什么时间需要落实什么跟踪行动。具体负责合同跟踪的部门要和其它业务部门保持密切联系，保证随时掌握并在合同档案里随时登记供货商的履约进程。跟踪部门根据供货商的履约进度核查进口商将要落实的下一个履约行动。
合同跟踪卡片：合同跟踪卡片的内容包括合同条款明示或默示规定的各项约定事件、这些事件发生时间以及落实跟踪方案的时间。除此之外，还包括合同号、商品名称、供货商姓名、地址、电话、传真号，联系人名称等。这种跟踪卡片不仅能用于跟踪进口合同的进度，也能同时用于跟踪与履行进口合同有关的其它事件的进程。例如货物的装运、保险、通关等环节。合同跟踪卡片集中的信息资料有助于买方今后改进进口计划，完善进口

管理。它既可以用来评定卖方的履约表现，如交货安排、与买方的配合等，也可以用来估计合同项下解决相关事件需要的合理时间，如结关、通关时间以及内陆运输时间。

合同跟踪编目卡片：这种人工跟踪的方法是进口商

为每一个合同建立一套编目卡片。为便利跟踪部门的工作，每张卡片注明一个合同事件发生的预定日期，并记录相应的跟踪方案。跟踪卡片按照各

合同事件发生的先后日期顺序排列。每一份合同项下的全套编目卡片都要有一个参考号码。这个号码通常是合同号。全套编目卡片应当附属于一个主卡。作为编目卡片第一页的主卡需要列明详细的合同内容。前面介绍的合同跟踪卡片样本二可以作为索引卡片的主卡。

合同跟踪编目卡片

合同号

每日或每周负责合同跟踪的人员按照填写的时间顺序检查编目卡片，抽出属于当日或本周的卡片对照反映跟踪全貌的主卡片落实规定的跟踪方案。已经落实了跟踪行动的编目卡片附在主卡后面保存，为日后积累履约记录。

计算机跟踪

用计算机进行合同跟踪的基本作法实质上与人工跟踪的作法相同。只是计算机在提取和整理资料、落实跟踪方案以及和其它部门的联系方面更加容易和方便。电子数据交换（EDI）在许多国家的贸易领域起着重要作用。这一系统的运用极大的缩短了交易时间，削减了管理费用。国际贸易是贸易伙伴之间以及和承运人、保险人、银行、海关部门之间在不断交流信息的基础上进行的。通过电子方法进行交流，它们之间的业务会处理得更快并且几乎不会出现差错，同时计算机保留的履约记录也很完整。西方国家许多进出口公司和企业已经把这个系统用在订货、促销、商业制票、装船提示、到货通知、港口通关等业务方面。