二、信息的及时性

信息的准确性与及时性是两个与信息的质量关系十分密切的概念。信息再准确，如若不能及时地传递，也会在很大的程度上影响信息的质量，甚至使它变成为毫无价值的东西。

从理论上讲，信息的及时性是指信息从发生源（a）到接收器或使用者

之间的传递时间差异度，如果 a 点到 6 点的时间差异越趋向于
o，则信息的传递速度越快、越及时。即：

A—B＝0

按照这一定义，我们可以获知，信息的及时性取决于：

信息发生源到信息接收器的空间距离；
信息从一点传递到另一点的载体的性质；
信息传递的手段与方法；
信息量。

信息发生源到接收器之间的空间距离，除地理因素因素在企业中，主要是与组织的层次数有关。组织的层次数越多，信息在传统过程中所耗费的时间就越多，反之，则越少。因此，在其它条件均为一定时，集权型组织比分权型组织的信息传递速度要慢。

在过去相当一段时间内，典型的西方企业都普遏地实行过集权型的组织体制，像美国福特汽车公司、日本松下电器公司和联邦德国的西门子公司等

（注 11），而在过去的经济管理体制下，我国企业也是如此。但在本世纪 50 年代以后，随着经济的发展和科学技术的进步，传统的集权型的组织体制由于越来越不能适应市场竞争和企业创新的要求，而逐渐被分权型的组织体制所取代。目前，实行分权管理体制的公司，已占美国公司总的 90％以上，而联邦德国，除中小企业外，大企业基本上已都采用了分权式的组织体制（注12）。同样，在经济体制改革以后，我国企业，其中主要是大型企业也都开始了向分权式组织体制的转变。

组织体制的变革使企业内部的信息交流网络发生了很大的变化。在过去的集权式组织体制下，公司的董事会集中掌握企业的一切管理大权，决定公司的方针、政策以及生产、销售、财务、人事、技术等一切经营活动，各管理职能部门按业务分工，只负责管理本部门分管的业务活动，它们在生产经营上没有独立性，所有决策必须由总经理和董事会做出。为适应这种管理方式，企业内部的信息交流基本上是都是纵向的，即由下自上经过“对口”的信息渠道逐级传递的。在这种情况下，一个部门要想取得其它部门的有关数据，必须到这些部门中去收集，或者必须按照规定的手续来获得，因而信息传递路线的重复率很高，使信息往往不能及时地传递到有关的使用者手中（见图 11—8）。而在实行分权式的管理体制中，由于在基层所产生的大量信息都由相应的组织层次组织进行处理，而不再直接地上达到最高的组织层次，因而就大大地缩短了信息发生源与信息接收器（使用者）之间的距离（见图11—9）。

信息发生源

信息使用者

图 11—8：传统的信息传递方式

二、信息的及时性 - 图1 发生源

使用者

图 11—9：现代的信息传递方式（注 13）

典型的分权管理体制是事业部制。事业部制在本质上是一种以责任中心为基础的组织结构形式。在美国企业实行的事业部制中，一般在具体形式上有成本中心、利润中心和投资中心三种。成本中心主要适用于其工作成果无法以货币单位进行计量和评价的部门（如人事管理部门、组织部门，基础技术研究部门等），以及一体化的企业（如加工厂的各生产车间），利润中心则主要适用于独立性较大，可按产品或地区划分的分公司；而在投资中心的情况下，各事业部门经理几乎是在经营一家独立的企业，他可以自己筹集资金、自己选择厂址，甚至自己制订经营战略等等（注 14）。近几年在美国企业中发展很快的一种新的组织形式一战略计划经营单位（SBU），就是这种投资中心的具体表现形式（注 15）。

如果说分权式的组织体制是通过运用组织手段，来解决在传统的集权式组织体制中普遍存在的信息传递慢、信息丢失和传递阻隔等问题，那么，在技术手段方面，由于美国企业近几年来越来越普遍地应用了电子计算机，使电子讯号成为各类信息的主要运载工具，因而大大地加快了信息的传递速度。同时，随着各种适应于企业经营管理的应用系统技术的逐渐成熟，美国企业较广泛地建立起了以电子计算机为基础的综合管理信息系统，它的最主要的特点之一，就是将分散于各个部门和管理子系统的信息，输入并存储进统一的信息库进行处理，从而使每一个部门和管理子系统的信息都可以由其它部门和管理子系统共享，这就在很大程度上大大提高了企业内部各类信息的传递和处理的效率。表 11—1 表明了传统的信息传递方式与现代的信息传递方式之间的不同。

但是，在企业中由于各类信息的性质和控制要求不同，判断各类信息的及时与否，并不能仅仅以时间为标准，或者不分信息性质而绝对地强调任何信息都必须瞬时地传递到信息使用者或处理者手中。判断信息的及时性是相对的，工作单元所发出的有关产品质量、数量和物耗的信息，需要瞬时地传递给班组长、质检员以及下道工序的操作者，因为不如此，质量问题就有可能继续发生、物耗也有可能失去控制。但是，对企业决策所需要的环境未来变化趋势的信息，在一般情况下，则并不需要这种瞬时的传递。在企业的决策制订和决策的贯彻执行过程中，由于各类信息对企业决策的影响力不同，因此，控制的力度也有所不同。对企业来说，同一类信息在不同的情况下所显示出的讯号，对决策也会造成完全不同的影响，例如，月初按用户订货批量制订出的生产作业月度计划，越接近月底或交货期，有关计划实际执行情况与计划指标要求之间差异的信息，对企业决策的影响力就越大；又如；各类环境因素在一般情况下，存在着相对稳定的状态，但在发生战争、灾害等突发事件时，某些间接的环境因素就会转变成为直接的环境因素。因此，力

保证企业决策的贯彻实施，企业对内部信息和外部信息的控制，就有必要建立一种早期预警系统，以便能够把各种企业决策制订和贯彻实施有重大影响的信息讯号，及时地传递到有关部门和企业的决策层。

正如前面所述，西方国家的企业在对外部环境信息的控制上，建立了信息监视和跟踪分析的系统。而在早期预警系统方面，则普遍应用了检查明细表的方法。检查明细表的种类很多，这种检查明细表的简要内容，其中每一大类项目都分别由若干经过选择的“指示器”所组成，这些指示器都具有一定的“标量”，当它们相对应的环境因素的变化值达到超过标量时，指示器就会发出警告讯号，并通过正式的或专门的信息传递渠道，迅速地传递给信息的处理者。由于指示器中的各类标量均是人为设定和可调的，因此，企业可以根据实际情况的需要，通过对指示器标量的设定和修正来使它们具有不同的灵敏度。

同样的道理，企业内部信息的控制，也可以采用这种早期预警系统，这对于广泛采用分权式组织体制的西方企业来说，具有普遍的意义。例如，在前面所举出的关于月度生产作业计划的过程中，就可以将计划执行结果与计划指标之间的差异，按日历期限规定不同的控制标量，以便进行严格的分别控制。这类早期顶警系统在采用电子计算机支持的企业管理信息系统中，是极易于实现的。特别是在生产组织、库存管理、运输调度和财务管理中，由于各类数据能够达到很高程度的量化，因而更易于确定相应的临界控制值，使各类信息记号在时间、数值、性质、管理等级上表现出不同的强、弱度，实现有效的分级控制。

在解决信息及时性的问题上，日本、联邦德国企业和美国企业相比较，在传递手段和信息分类处理技术方面的差异并不十分明显，如果说有所差异，那么这主要表现在以电子计算机为基础的信息处理手段和普及性上，但是这并不是完全由技术原因造成的，它在很大程度上与产业的组织结构、宏观经济体制、企业与企业之间的传统关系、企业之间的竞争程度，等等有关。日本、联邦德国的企业与美国企业相比，在解决信息处理的及时性问题上，主要的差异表现在组织制度和组织措施方面。尽管在组织的结构型式上，日本、联邦德国企业正如前所述，也同洋普遍地实行了分权式的组织体制，但在这种体制的实际运行方面，日本企业更为重视管理人员的现场管理和通过企业的“内部经常通风”，“促进各种信息的流通，以致渗透到企业的各个角落”（注 16），为人所熟识的禀议制、企业内部的各种讨论会，以及由下自上实行的合理化建议制度等等，都对组织内部各类信息的及时传递，起着十分重要的促进作用。与日本企业这种在强调组织的职能分工、自主责任和职务权限的同时，重视人的能力发挥和人与人之间的信息沟通有较明显的不同，联邦德国企业则更为重视从组织技术，如组织的结构设计、任务的分派及专业化、权限的界定和责任的明确等方面，来解决信息处理和传递的及时性问题。因此，联邦德国企业强调通过管理的规范化和严格的组织措施来提高企业内部信息的传递和处理速度，同时，又在稳定的管理秩序的基础上，在企业内部分权的组织体制中建立了各类分级控制的早期预警系统，以提高各类异常信息讯号的处理和传递速度。

总之，在西方企业中，美国和联邦德国企业在解决如何提高各类信息处理和传递的及时性问题上，比较明显地倾向于严密的组织设计和完善的技术手段；而日本企业则在组织手段和技术方法的实际运用中，更为突出地强调

人的能力发挥和人与人之间的沟通。单纯地依赖于严密的组织设计和技术方法来解决企业决策所需信息的及时性问题，在实践上存在着较大的局限性。因为信息的识别、异常号的发现和信息的输入，至今在很大程度上仍然要由人来进行，因此，人对组织的“忠诚”、人的责任感、人与人之间的信息和沟通，对企业决策信息的获得、交流和输入都有很大的影响，而这些是不能完全由组织制度、管理规范和技术系统来取代的。欧美国家在文化传统上崇尚个人主义和技术至上，因而它们解决企业组织的有关问题上，强调以明确的任务分工、职责确定和制度和规范化为基础的组织的系统构造，是通过对人的行为的设定来构造组织；而在文化传统上推崇集体主义的日本企业，则更为重视在组织中人的主动精神和责任感，是通过组织发展的整体要求来设定人的行为。从这个角度来进行分析，日本企业在解决如何提高决策信息的传递和处理的及时性问题上，要比美国和联邦德国的企业具有更大的灵活性和实际操作的技巧。

与欧美和日本企业相比较，我国企业在解决如何提高企业决策信息的处理和传递的及时性问题上，存在着较明显的差异。这些差异同样比较集中地表现在企业的组织手段和技术手段上。

经济体制改革以来，随着企业自主权的不断扩大和有关法律的制订、实施，我国企业组织结构的设置开始从过去的单一模式转变为较多样化的模式，特别是在大企业中，分权的管理体制己受到广泛的重视，并在实践上有了很大的发展。但是，与欧美国家和日本企业所采用的分权管理体制相比较，我国企业内部实行的分权管理体制在组织型式、权责设定、统一指挥和协调，以及各部门之间的权力关系等方面，还处于相当不成熟的阶段。同时，由于我国企业在产权结构和产品结构上还未摆脱单一的发展模式，因而类似于欧美国家和日本企业那种以利润、投资为中心的分权管理体制的建立，受到很大的限制。在承包制企业中，尽管我国企业通过分级的承包方法在一定程度上实现了以经济效益为中心的分权管理体制，但因企业原有产权结构和技术结构基础的限制，使这种分权的管理体制演化成为一种侧重于以指标完成和考核为主的管理方法，而不是一种侧重于促进各部门的业务发展和提高整个企业在市场竞争中的战略地位的管理体制。因此，我国企业通过内部分权以及组织结构的设置等组织手段，并未十分明显地提高企业各类决策信息处理和传递的及时性。

正如前面已指出过的，我国企业企业普遍没有设置专门从事各类决策信息研究的部门，而且在信息处理上又缺乏较科学的方法，因此，我国企业对外部经营环境变化的反应，经常是被动的、迟滞的。信息理论认为，任何事物都存在着表现其特征、动态趋势的信息符号，这些信息符号有些是可以通过感官直接识别的，有些则需要思维或者较复杂的推理过程才能被认识。因此，信息的及时性，首先取决于人对信息的识别能力，其次，则取决于将这些信息传递到使用者手中的路线与方法。我国企业基本上都是在一种相当固定而狭窄的范围内从事生产经营活动的，这种情况虽然从信息、决策和控制角度来分析，可以使企业更有条件获得特定市场的有关信息，并积累识别这些信息变化的丰富经验，但是，由于一方面我国企业缺乏较正式的组织机构和专门的信息研究队伍，加之在组织制度上又没有建立起严格的信息传递和处理制度，因而就难以及时地掌握外部经营环境的变化，即使是获得了企业生产经营活动有可能产生重大影响的信息，也经常在传递过程中发生阻隔，

被“沉淀”下来；另一方面，也造成了我国企业对外部环境的识别在视野上过于狭窄，往往只注意若干直接环境因素的变化，而忽视了对各种相关因素的分析。由于这些相关因素往往是引起直接因素变化的原因，并在变动的时间点上一般都早于直接因素的变化，因而当企业对直接环境因素的变动准备作出瓜时，实际上已经滞后。

在企业内部信息的传递上，我国企业中的工作报告和业务报告系统，基本上能够满足各类信息的顺利传递。但与欧美国家和企业相比较，由于信息处理手段和方法的落后，在由基层作业单位直至企业最高领导层的整个信息传递过程中，在信息量、信息质、信息的综合性，以及各类信息的传递速度上，都存在着明显的差距。这个差距可以通过我国企业本身提供的一个实例表现出来：我国首都钢铁公司每日要处理的单据约有上万张，报表台帐 10

万多张，数据量共约 3000 多万个，仅财务会计总帐和资金平衡表，就涉及

30 个单位，53 个科目。过去采用传统的手工处理方式，每编制一次财务会计

总帐和资金平衡表，要做 40672 笔帐，需要几个专职从员干一个星期还经常

出差错，上月的利润完成情况，要到下个月 5——6 天后才能测算出大概的数，采用电子计算机处理后，这些工作仅半天就可以完成，公司领导每天一上班，就可以看到前一天全公司利润、产量等情况的报表。每月 4 日前就可以知道全公司上月完成的情况（注 17）。这一事实表明，当企业在采用现代化的信息处理和传递方式以后，会极大地提高企业信息处理的质量和信息传递的速度。然而，直到目前为止，我国绝大多数企业信息处理的方式的是以手工为主的，在这种情况下，由于这一方面不可能承受进行大量信息处理和迅速传递的要求，许多对企业进行统一指挥和协调的生产经营活动的信息，不得不被简化和放慢传递的速度，因而在客观上。决定了我国企业在决策贯彻过程所实行的控制，在很大程度上都是一种事后的控制方法。