二、企业内部决策信息的形成和交流

决策与控制都需要来自于企业内部的信息。由于内部信息直接产生于经营过程，是企业可以直接控制的，因此，从决策角度来看，它是所要依据的是一种即定的信息；从控制角度来看，它的主要功能，是保证企业决策的如

期实现。

正如对外部环境因素的跟踪监视和分析需要建立相应的比照指标体系一样，对内部信息的收集和分析，也需要建立同样性质的比照标准。在企业中，这些标准是由各项具体的计划指标构成的。从逻辑上讲，这些计划的执行者本身即是计划执行结果信息的提供者，存储器、处理者和传递者。因此， 在企业中，与计划下达的渠道相对应的，是有关执行计划情况的自下而上的信息报告系统，这一报告系统如作粗略的划分，可包括以下两大部分：

1. 工作报告系统。它包括生产统计、库存报表、销售计划、成本核算、财务报表，等等。其主要的功能是准确、及时地记录和反映企业实际正在进行的所有生产经营活动，并定期逐级地提供报告。

2. 业务报告系统。它包括各种生产活动分析、计划执行情况说明、成本分析、财务分析，等等。这些业务报告是在工作报告提供的实际数据的基础上，由各级职能部门逐级上交的。其主要的功能是及时地分析企业生产经营活动中的不正常因素，以保证企业生产经营计划的完成。

因此，工作报告系统产出的结果要回答“是什么”的问题，而业务报告系统产出的结果则是要回答“为什么”的问题。

在美国企业中，为实现企业内整个生产经营活动有效控制而建立的报告系统，是较完善的。一个典型的企业内部信息系统，一般分别由市场、生产、供应、财务、人员和其它等分系统构成（见图 11—1）。在这些系统中，又都相应地包括着各类工作报告和业务报告。工作以原始凭证为基础，采用较规范的文本形式（台帐、清单、报表等，以及分类的编码系统），由最基层的作业单位逐级向上传递。在美国多数企业中，这类报告将直接输入企业的中央数据库，由计算机进行处理，由于这类在基层形成的信息直接与高度程序化的作业计划相联系，因此，输入进企业中央数据库的各类工作报告，可以通过计算机迅速地与原计划指标进行比较，并将控制指令通过下一期计划下达到各个计划执行部门和作业岗位。与工作报告主要采用数据和列表等计算机可读的文本形式不同，业务报告在性质上要求有较大量的文字说明，因而它更有利于上级管理部门了解实际生产过程中存在问题的原因。业务报告在美国企业中受到高度的重视，在组织制度上，一般都明确地要求各个部门定期提供有关的业务分析报告。

图 11—1：美国企业的内部信息系统（注 7）

联邦德国企业的内部信息形成和交流，基本情况与美国企业相同，在一家著名的钢铁制造企业 GHH 公司中，一个分厂各个车间乃至各个岗位的生产作业计划，都是由电子数据处理中心统一下达的，在这些计划文本中，包括着大量由作业者本人、工长和质量检查人员填写的栏目（见图 11—2）。这些栏目从作业的实际过程开始直至结束，通过作业者、工长、质量检查员分别将实际的数据填到同一张作业任务单上，这种信息文本的设计和信息传递制度，保证了在实际生产经营过程中所发生的各种情况，都能以相应的数据和格式及时地记录下来。

美国企业和联邦德国企业较为共同的特点，都倾向于以高级技术为基础的信息基础系统和建立更完善的程序与严密的组织制度，来保证反映企业整个实际生产经营过程的各类信息，能够真实和及时地传达到企业的各个有关部门。由于电子计算机支持的中央数据库，一方面使大量的在过去由人工处理的信息，以机器可读的形式迅速通过纵向渠道传递给上级主管部门；另一方面，又通过各终端之间的联网，加强并提高了各部门之间的横向信息交流和效率。但是，这种倾向所带来的弊病也是明显的，其中最重要的，就是造成了人与现场之间的隔断。在企业的实际生产经营过程中，在现场被记录下来的信息与现场实际发生的情况毕竟存在着差距，正如最完美的人体雕塑总是与作为样本的真人有所不同一样，现场实际发生的情况往往比能记录下来的信息具有更丰富的内容。

图 11—2：一家德国公司作业系统的控制过程

与美国和联邦德国的企业相比，在日本企业中，作为程序化控制的生产作业信息系统，其基本的结构与信息收集和传输的技术，在很大程度上与美国和联邦德国的企业类似。但是，日本企业管理人员对于现场的重视要胜于美国和联邦德国企业的管理人员。日本企业在对工作现场信息的收集和传输方面，不仅同样地采用了严格的工作报告和业务报告制度，而且在工作现场中还运用了许多更为直观和显象的方法，使信息“公开化”。最具代表性的是日本丰田公司生产现场的控制方法，在丰田工厂中，生产线上都设置了可随时表现各工作岗位工作、质量、储运情况的荧屏显示牌。这种显示牌不仅仅是一种实现主产控制的纯技术方法，它的重要意义还在于，它为各个岗位工人的自我控制提供了一种激励。这与美国和联邦德国企业那种过份倚重纯技术手段和正式的组织制度的作法有很大的不同。在那里，控制是一种专门的工作，是一种从执行者本人分离出来的管理任务。因此，信息的记录和传递是要求执行者必须做的工作的一部分，这一部分工作如同他要按工艺文件加工某一零件一样，既有规格又要按程序，而对这类信息如何处理，则是管理人员的职责或“特权领域”。从技术角度上讲，由于美国和联邦德国的企业强调内部信息管理系统的自动化程度，并在实际上确已建立了相当完善的自动信息管理系统，因而，它可雇用大量受过专门训练而对企业现场的实际情况并不了解的技术人员，在该系统中从事信息的处理工作。日本的企业则不同。它在建立以电子计算机支持的信息管理系统的同时，仍然十分重视“深入现场”的必要性，重视“实感”和与人的直接交流。日本企业的信息管理系统同样需要大量的专业技术人员，但这些人员的来源，则是从那些在与工作现场直接有关的岗位上工作过数年的人员中选拔出来的。

在我国企业中，生产经营系统信息的收集和传输，同样地也可以大致分为工作报告和业务报告两大系统。工作报告是由原始单据、物料耗费记录、生产统计、质量评定等一系列报表记录构成的。这些报表首先直接由生产者填写，然后由班组汇总，最后上报车间。在我国企业中，除极少数的大型企业，如首钢、宝钢和二汽等以外，集中进行这类日常生产经营信息处理的计算机系统是很少的。至今为止，绝大多数企业所采取的方法仍然是手工的。在这种情况下，工作现场的信息记录只能定期地分班次进行，信息的传递也必须按照组织内已设定的等级结构，逐级汇总和实现，因此，每一个层次的

信息记录在传递到上一层次时，都不得不在客观上与实际生产过程的运行滞后一个时期。在这种技术条件下，为了加快信息的传统速度，就必须尽可能地减少信息的种量和缩短信息在每一个层次上被加工和处理的时间，因此， 在我国企业的工作报告系统中，存在着较明显的“简化”信息的倾向，表现在企业内流转的报表设计中，一是重视直接对物量的统计记录，而忽视价值量的核算；二是普遍地采用列表分类简单累加的统计方法，而避免在列表中进行较复杂的计算。这样，与美、日和联邦德国的企业相比，我国企业内部信息的形成和交流，通过正式的工作报告系统所能提供的信息量和传递速度都有较大的差距，这在客观上造成了我国企业的两个较突出的特点，一是我国企业的管理人员要更频繁地深入现场了解情况，以弥补因通过正式渠道获取的信息过于简化和滞后而给管理工作造成的不利条件；二是我国企业往往都在车间和工厂一级设置了力量较强的调度部门。由于管理人员深入现场是一种在正式的工作报告系统运行之外的活动，而通过这些活动所掌握的信息又不可能以正式列表的形式传输出去，因此，就需要一种例行的会议制度（调度会议）和配置相应的人员（调度员），将这些大量分散于各个管理人员头脑和手头记录中的信息集中交流，并协调解决由这些信息所反映出来的各种问题。

与国外企业相比，在我国企业中业务报告系统是一个十分突出的薄弱环节。如果说工作报告系统的技术基础和运行方式还比较适应于我国企业的实际情况，并基本上已形成了一种较正式的符合企业管理需要的信息形成和交流渠道的话，那么，与之相比，业务报告系统实际上还未真正纳入我国企业正式的信息形成和交流渠道。像美、日和联邦德国企业那种由各级职能管理部门对所辖业务范围进行的活动与结果的分析报告，如市场营销部门关于当月销售额、销售利润、销售地区分布和市场需求反应的分析报告，物资部门关于供应市场变化的分析报告，生产部门关于生产量增长、劳动生产率、在制品库存、物料消耗，质量情况的分析报告，财务部门关于产品单位成本构成、成本要素变化、企业借贷、财务收支等的分析报告等，在我国企业中虽已有不少企业开始进行这方面的工作，但无论是在组织制度上还是在分析方法上，都还没有取得一种正式的形式和工作规范。它在实际的工作中，还主要是依靠于管理者个人的主动性和责任感，它还不是管理者按组织制度的要求必须要进行的工作；在方法上，它没有较正式的报告内容和较统一的分析要求。

从总体上来进行考察和比较，我国企业内部的信息系统，是重记录、描述，而轻分析和研究的。这种信息系统在所能提供的信息的种、量上，与企业决策和决策执行过程中要解决的各种更复杂的问题之间存在着不适应性， 这同样突出地表现在我国企业对外部信息的收集和处理上。