引言——文书的概念与特征

对于“文书”一词，词典解释为“能提供真实信息的书面材料”。由此可见，商业文书的概念是广泛的，它所包含的文体类型，也很宽泛丰富。商业环境中，“文书”一词可以用来指信件、短函、报告、货单、命令和其他许多带有文字符号的文件。这些文书中的任何一个都可以有很多形式，如， 报告可以有设计报告、正式报告、暂时报告和终结报告；信件有证明信、调查信、任命书、解职书等等，对文书的各种描述如图 9.1 所示。

非正式 高

小 大 高 低

正式 低

图 9.1 文书的范围

不管这些商业文书是如何产生的，它们都有些共同的特征：

• 它们的产生是有目的、有计划的；

• 它们的内容都应是真实的，与事实密切相关，描述实际的或计划的事物而不是凭空设想的：

  • 它们的内容包括数据、信息、意见、观点、事实材料等等。理解了文书的这些特征。我们就可以认识到这些文书的巨大用途：

• 记录信息、事件或观点；

• 用它们将信息、事件或观点告知别人或被别人告知；

• 说服或影响别人。

例如，报告可以用来对要解决的特定问题收集、整理、对比分析有关材料，形成观点主张；而使用非正式的信函可能比正式的通知更易于建立起良好的关系。

显然，由于商业文书的用途和种类各不相同，相应地，这些文书的结构性质也就不同。例如，一份正式报告将用详尽、准确说明的公开结构写成， 而一封非正式信函可能有一个开头和结尾。在开头与结尾中间，却很少有信函结构的公开显示。对此，经理在写作应用中应加以注意。

商业文书的应用是十分广泛的。在公司组织中，经理每天的业务经营管理活动都与文书密不可分。事实上，社会上的许多组织也偏爱于使用文书（有时也称公文——一般有固定的格式）。例如，在口头交际沟通比较普遍时， 官僚组织仍强调运用书面沟通和记录；而机械式的组织在各个等级结构之间

交际沟通时也大量使用程序 化水平很高的文书或手册。确实，对于一个担负着处理重复的程序式任务的组织来说，进行有效交际沟通的结构形式也必须是集中的，通过运用大量文书来实现建立，并且形成文书在这种庞大组织中运行的方式、规则和程序。无论商业文书用途如何，也不管它是长是短，内容结构又是什么样子，都是用作与他人沟通的一种方式。实际上，对于管理者来说，商业公文理应是畅通、有效的交际沟通工具。这样的商业公文应具有以下特征：

• 清楚

• 准确

• 简洁

这几点也是一切书面文件应具备的。对于清楚、简洁这两点，第八章已作了详细的阐述，并指出了影响文书清楚、简洁的一系列因素，如冗词赘语使用过多、词汇生涩难懂，句子过长及结构复杂等。当然，上一章的说明对所有商业文书也是同样适用的。只是，对于“准确”这一点，还需要加以说明。在商业文书中，“准确”包含以下几个方面的含义：

• 词语、标点运用准确

• 逻辑结构连贯合理

• 图表数据运用准确

让我们先来看看词语标点运用准确的重要性。如果一项产品的宣传广告，用含混不清的词语来描述这种产品的外观和性能，可想而知，很少有顾客愿意买。一位经理，如果他（或她）对一个项目的目标要求、费用投资和时间表模糊不清，很难想像他（或她）能说服别人支持这个项目。抽象的词语用起来更容易失去准确性，对此，经理应有很好的把握。然而，抽象词所以流行.也许正是由于它具有的模糊性的缘故。抽象同语的表面可靠实际模糊的性质，已成为当今写作中最大的毛病。试看下面这个运用抽象词的例子：

“一些职员脸上在项目前和项目后都显现出高度的表情。”

这样的句子让人看了不知所以然。如果用下面这种说法，也许这段话的意思就能表达得更为简洁，准确而又清楚：

“一些职员在项目前和项目后都显得不大高兴。”

有人曾经列出由于粗心使用而会夫去准确性的一些常用抽象词语，其中包括：

• 事件

• 条件

  • 工具

• 环境

• 形势

• 趋势

• 真实

• 宁愿

当然，还有许多其他的抽象词语。语言文字中还有一些模棱两可、闪烁其词的词语。写文章的人有时在自己对他（或她）要写的东西没有准确把握时也常使用这样的词语，如：

• 我以为

• 事实上

• 可能地

• 据说

• 在某种情况下

• 我记得

所有这些抽象的、闪烁其词的词语，在适当的环境中，运用得当，也可以用来比较准确地表达文章内容。

然而，在商业文书中，这类词语若使用的后，可能会表明写作人的不确定性，无益于文书的用词准确，也会降低文书的可信度和说服力。表 9.1 是个抽象短语生成图，能通过以第 1、2、3 列中分别随机选取词语联合的构成含义更小的短语。这个表也可证实抽象词语在商业公文中的局限性。

表 9.1 抽象短语生成图

协作的 徘徊的 流动性

商业文书中的错别字和特殊错误也会影响准确性，按说，对于受过高等教育的经理来说，不应出现这类错误。但有时由于粗心和其他原因，可能会造成这样或那样的失误。据说某个公司发出一个关于统购问题的文件，其中有“冬种作物不在统购之列”一句，可是，拟稿人将“冬”写得很潦草，印成了“各”，于是出现一句莫名其妙的话：“各种作物不在统购之列”。

一些别字也得注意，如“启事”而非“启示”，“延期”而非“沿期” 等等。

标点符号的运用得小心。有时，一点的使用，会将几百万元划成几十元或将几百元变成几万元，下面这个例子更可见标点符号对准确性的影响：

“微软公司出品 Windows3.0 由联想公司代理一万套 Windows3.2 由希望公司代理，”

如果在“一万套”前加“，”号，就说明希望公司代理一万套 Windows3.2 软件，Windowd3.O 全由联想公司代理；如果在“一万套”后加“，”号，则

指联想公司代理的只是一万套 Windows3.O 软件。如果“，”号遗漏，则会使人如坠烟海，难以判断；如果点错，定会误事。

逻辑结构的连贯合理对文书准确性也有很大影响。这种结构，既包括商业文书的整体结构，也包括材料的结构和单个句子的结构。我们这里只谈句子的逻辑连贯合理，其他的下面仔细研究。试看这样的一个例子：

“我估计要下雨了，然而尚未见乌云聚集，所以我要带把雨伞。”

这句话逻辑层次混乱，意思很不连贯，难以想像它能准确表达说话人的意思。如果照下面这种说法，也许会顺畅易懂得多：

“虽然还未见乌云聚集，但我估计要下雨，所以我要带把雨伞。”

另外，限制性词语前后运用的口径不一致，也易造成逻辑矛盾，意思模糊不清。例如：

“到年底，我们公司的任务，已基本上全部完成了。” “这种新产品已初步试制成功，现在正大批量地投 产。”

前例的“基本上”与“全部”含义不同，怎能共用？后例产品才“初步试制成功”，又怎能“大批量投产”呢？只能是自相矛盾，对于这类问题， 经理要认真对待，仔细把握。

在商业文书中，也常出现由于数据和图表的使用中有误差而带来的问题

——存在谬误的准确，表 9.2 通过版本 A 与 B 中给出的数据说明了这一点。

（其中版本 B 中的数据是经过四舍五入的）

尽管上述图表中两个版本的差别是有限的，但 B 版本反映了这样的内容：

• 删去了无关的细节

• 数字的四舍五入

• 按行重新排列，使数字升序编排

这些改变，主要是为了使包含的信息

• 更容易吸收利用

• 信息量更大

但一般地，运用图表数据，还是要用它本来的面目，以保证材料的数确。在具体使用数据时，还要注意基数、序数，分数、小数、倍数等的区别，准确使用。“过两天”

不能写作“过二天”；“两种产品”不能写成“二种产品”；在说减少时，不能用“降低 X 倍”或“减少 X 倍”，只能用“减少”百分之几。

另外，文书中使用的数字若是自己推算的，应仔细检查推算过程，使数字准确无误，保证文书准确性。

这一章下面的内容，将主要探讨商业文书的准备技巧：报告、信件、便函及其他商业文书的特点及写作技巧。