会前人员问题

一般主席在发放会议议程之前就应决定哪些人参加会议，谁发言，什么主题等。由于参加许多经营管理会议只是行使代表的作用或功能性的职责， 所以主席的影响就局限于限制会议数量，提高会议水平，使之更有成效上。事实上、经理、主席必须有精减会议的意识。当两人之间的谈话能解决问题时，就决不要开会，“与六个人分别作五分种的会谈有时比所有的人在一起开半小时会更有效”。能辅助主席实现上述目标的可行的技巧包括：

  • 以议题为由对某一议题人员的参与进行限制

  • 分两次会议举行

  • 以亚群体讨论制订出有关细节，让一两位代表对主要会议发表建议。

成功的主席也须记住，会外或在会议议程发放前与与会者的讨论常能：

  • 确保重要的思想观点都提出了

  • 确保会议议程包含了设想的关键主题

  • 防止会上提出无关的、浪费时间的问题。

理想的主席是大家都能接受、具有非正式的权威且施行统治的人。当然， “一个出色的主席，是我们自己不懈努力追求才能实现的。”附录 6.1 是一个有关主席行为的问题清单，经理可以之自鉴。