商业文书的准备技乃

对商业文书的写作来说，准备是一个很关键的阶段。而且，准备工作不仅要在事前进行，在文书实际的创作过程中也需要。与文书写作准备工作相关联的是：

明确目标
确定可能的内容目录
组织材料及其他必需活动

这些都可以反映出写作者的有关决定，它们的性质也随着商业文书的实际创作进程而不断发展变化。然而，文书并不会自动地写在纸上或显现在电脑屏幕上；在此之前，还需写作者进行一番思考并采取一系列行动。这其中，也包括了在文书创作开始前所必须作的一些决定。决定的第一步是：

明确文书的写作意图
文书写作者应清楚明了地确定文书是为何目的而创作的。是为了通知读者什么事还是要他按事件的记录或决定去行动？文书的写作意图必须在进行下一步的准备工作之前确定并得到理解贯彻，还要能用一个简短的句子表达出来，比如，一封信的意图就可以这样表述：

“记录 1991 年 12 月 9 日我对施先生的行动的不同意见。” 或者：

“表明 1991 年 12 月 9 日我与施先生意见不同的原因。”

这样，不同的目的就产生不同的信件：一封是一份记录，而另一封则试图告知或说服别人。

明确商业文书的写作意图是写作的一个关键步骤，它将可能影响写作的风格及文书的结构形式，也能促进写作者对文书主题和范围作出决定，上面的第一个例子清楚地反映了这种影响。这封信的意图是用作一份记录，那么，它的风格形式将是正规的，尽管还可能有附在信后的声明。而信也将寄给施先生本人或他的上级。这封信还可以包括，当然也可以不包括写作者对其他相关的事件和行动的不同意见。但无论怎样，它只是一份记录，也许将来的某一天可能用到。

由于信是用作记录，而其在未来的应用环境在写作时并不清楚。这种不确定性，决定了这封信还要包括一些清楚明确，与信的应用环境不同或超出其应用范围的详细说明。上述这些特点也可以与经理写给秘书的简短便条的内容、风格和结构形式作一比较。便条是非正式的，没有固定的结构，看了以后便被丢弃；如果便条指的是行动指示，那在完成以后也会被扔进废纸篓里去。便条只是可以作为传递信息要求的一种方式，使接收者收到后能记住所要采取的行动措施，这些差别，对文书的内容风格都有很大影响。

不过，尽管文书的意图已经确定，在做出一系列进一步的决定之前，文书的撰写还不能开始。写作者必须进一步确定：

读者对象 写作者如果要使书面交际沟通有效，必须弄清楚：

——读者是什么人

——他们已懂得什么

——他们感兴趣的是什么

——他们想要知道什么

——他们能理解什么样的语言、术语

所有这几点都将能影响到文书的风格和内容。例如，一份描述导致英国政府 1992 年决定退出欧洲汇率体系事件的文书，在写给议会下院小型特别委员会和小报读者时，就用了不同的方式。不同的读者群有各异的兴趣和要求，也具有不同的词汇量和知识水平。写作者只有对文书读者对象及其兴趣、特点有了清楚、缜密的判断，才能使写出的文书内容、风格都与读者、听众相适应。这一决定完成以后，写作者应进行下一项，即：

确定文书的性质
在此之前，有关文书的意图、读者身份的决定已对文书的性质、类型风格产过很大的影响。如果文书的性质是告知性的，那它的结构将是系统的，有组织的。比如，一份向公司董事会通报关于竞争对手投标接管某项目的简短通知，它将是：

——系统的，使有关信息按逻辑顺序排列组合；

——简听的，以便迅速阅读

——完整的，以免遗漏关键信息

——准确的，使事实内容准确可靠

这种文书可能不会超过 5 页 A4 号纸，其中包括了标题等有限的结构形式在内。然而，一份告知公司董事会成员有关投标接管某项目的可能候选人的报告将可能是：

——综合的，提供所有可能的候选人及其有关材料；

——准确的，事实内容应是准确可靠的，可以证实的观点和解释说明表达明确；

——清楚的，结构和建议应是明确的，可以理解的；

——使用的结构将内容表达得有序、易于接受。

这种报告很长，并且会附有许多详细的证明材料。这种报告的结构可以反映出主题的复杂性、详细性，它还包含一个有关主要内容观点的简短提要，以便那些繁忙或是疏懒的读者能节省时间，一眼看明白。

对于报告的特点、要求和写作技巧，我们将在本章后面做进一步的详细探讨。写作者对于文书性质的决定要考虑一系列因素，如文书的形式、长短、时间限制和可能的信息资料，常用的格式规则，以及写作者以前与读者的关系等等。比如，以前与读者关系良好而现在时间又很紧迫，经理就可以写一封简短的便函给同事或下属；而如果经理以前与之关系很僵，那么，不论时间多么急迫，经理都要在写信时深思熟虑并以正式的格式详细地写出来。

至此，我们也就可以确定文书的类型、风格以及结构形式。然而，在正式撰写文书之前，还有一项工作必须完成：

确认需要什么样的信息资料
前面的一系列准备，确认文书写作意图；与读者的关系，文书的性质等，都对所需材料的范围、数量产生很大的影响。例如经理给同事写一个简短而又非正式的便条，以便他（或她）能够记住其要提供的某些数据，这样的文书就需要很有限的信息资料。但是，如果这位经理要给董事会写一份关于过去五年销售总趋势的正式报告，可想而知，就需要大量的信息资料。

如果在此之前的一系列有关文书写作意图、读者身份和文书性质的决定还没有能形成关于文书所需信息的概要，那就需要写作者仔细回顾一下那些

决定，并将它们放在文书的整体框架下进行思考。许多经理在撰写文书时浪费了大量的人力物力、时间和精力，却搜集和整理了许多无关紧要的信息资料。在写长篇报告时，尤其如此。问题就在于他们没有掌握有关的技巧。

在确认所需信息资料阶段，特别是对于长篇的文书，经理需要将所需材料进行分类，以便将来使用。对于信函等较短的文书，分类仅限于经理想要应用的信函的标题及其使用领域。文书越长，越需要进行分类，分类的信息资料才能更具全面性，综合性。事实上，材料的结构分类也大大方便了材料的收集整理工作，无论文书篇幅、性质如何，在收集整理必要的信息资料时必须保证：

·只收集有关的、准确的信息资料

·将客观事实与主观意见、推论相分离

只有在上面的儿个准备阶段都完成以后，经理才能着手开始商业文书的撰写过程。然而，又由于文书的全部撰写过程是相互影响、不断反复的，所以，有时可能要根据已写过的内容重新考虑有关文书结构的决定。

下面，我们将探讨几种比较普通的商业文书的特点、要求及写作技巧。