信件与便函的写作技巧

书信是人们日常生活、工作中不可缺少的交际沟通、交流思想的工具。在商业文书中，数目最多的也是信件和便函。信函可用于各种主题，也可用任何正式程度的形式写成。对很多经理来说，书写信函是例行的，经常而又频繁的，作为一名经理，为了自己事业的成功，应当具备信函写作的一般知识，掌握写作技巧，努力写好各种信函。

人们经常忽视的一点是，许多顾客以公司发出的信函的内容、质量和风格为基础对该公司作出判断。顾客对一个服务性公司组织运转的质量水平的认识常常是主观的、偏面的，建立在公司发出的一个或几个服务邮包的特色上。对一个大型人身保险公司进行研究提供的数据表明，公司发给顾客的邮件有一半以上封面写得极差。

这种邮件造成的坏影响可能不局限于收到邮件的顾客。而实际上，许多经理也是以同样的便条风格，内容为基础形成对他们的看法的。

许多经理认为写信函枯燥乏味，常委托给秘书或他人代理，但是，这些信函对读者和发信人都很重要，可能的话，经理还是自己掌握运用信函这一有效的交际沟通手段。

信件能够告诉他人，撰写者是有能力，有影响的，愿意给他们以同情、理解和支持，同样，信件也可能告诉他们撰写者毫无生气，没有情趣，难以理解，没有表情而又啰里啰嗦。读者获得的印象很少来自于信件的实际内容和语法的准确性；他们的印象大多来自于信件的写作方式——风格。

这样说，也并不是说语法正确和内容准确不重要。二者都能影响读者通过信件获得的对撰写者和他所在公司组织的印象。例如，读者很难对自诩“主导者”开始的官方信件产生积极、果断、有建设性的反应。另有一例，一位正在寻找工作的经理满腔热情地用心、仔细地准备了一封求职书和个人简历，不料却收到一封语法错误连篇，而且他（或她）的名字也被写错的拒绝信！很难想象，即使这位求职的经理收到的是接受书，他又会对该公司有什么好印象！公司企业的公关形象，可谓重要矣！

但是，即使信件的语法正确且内容准确，仍有可能给人造成错误的印象。例如，有封信的撰写者这样开头：

“收到你的第四封急信后，我们很高兴地附上⋯⋯”

这可能给人造成这样的印象——查理土·狄更斯（英园著名作家，其书信风格刻板，生硬〕依然活着。更重要的是，这样的信件可能为与读者发展有效益的商务关系提供的机会寥寥无几——它的书面风格太正式了，简直有些呆板生硬，一下子就会把人拒之门外。书信的风格很重要，其主要的技巧在于：

使用清晰、简洁而又准确的语言；
避免使用陈词滥调、行话、抽象的同语和不必要的话；
使用短句；
使用自然、友好而又惹人喜爱的风格。

有影响力的写信风格应该是“简单而又友好的”，顾客喜欢与“热情、友好、可爱的人打交道”。好的写作风格，尤其是语气，可以促使撰写者与

读者之间产生一种“情绪感应”，彼此影响，促进沟通。

信件的布局安排一般按公司组织内容信件惯例的对象准则进行。这些惯例包括：使用扉页，限定空白和字体大小，指定标题应用和参考版本等等。图 9.3 是信件的一种典型布局。

信件通常用于与公司组织外的其他人进行书面交际沟通，而便函用于公司组织内的书面交际。前面所述的有关信件的风格、语法、准确性等问题对于便函同样适用。但是，经理写便函时易犯的一个错误是认为读者与自己具有相同的知识水平、记忆力等等，这种错误又由于便函不如信件正式而助长。这样，就造成了便函出奇地简短，但很多时候它对交际沟通毫无用处。一个简单的例子是：

致：李克祥自：张兴

王题：XYZ 项目“我完全赞同我们上星期午餐时讨论的计划，并期望收到我的便携式电

脑。”

显然，这样的便函比较危险，张兴所记得的计划可能与李克祥记得的不同。如果照下面这样把计划的内容扼要重述一下，这一问题就可以得以避免：

致：李克祥自：张兴

主题：ZYZ 项目“我对你上周午餐时提出的关于增进我们公司各个办公室间交流的计划

很感兴趣，在下周的复审会议上我将乐意支持这一计划。同时，我也希望进入竞争激烈的便携式电脑持有者的行列中。”便函的布局谋篇通常也依照“对象准则”进行。图 9.4 也是便函布局的一个典型例子。

至此，我们介绍了信函的风格、内容、语法等的重要性以及信函对经理交际沟通的重要作用。下面，让我们看看写信的一些技巧。

写信当如面读 最能引人入胜的信，是侃侃而谈，读来如见其人，

散发着写信人的个性，就象坐在对面恳谈一样。要使信件能达到这种亲切、自然的效果，除了上文所说的风格的几点要求外，还应做到：
1. 在私人信件中要尽量使用口语而不必拘泥于形式，更不要咬文嚼字，矫揉造作地使用一些过于正式的书面措辞。
2. 在信中适当地方偶尔插入对方的名字，可给对方一种快感；
3. 正确、巧妙地运用标点符号。标点符号可以表达出语调的变化，情感的强弱，使用得当，可以收到良好的效果。说“昨天晚上我们参加了一个

舞会，那是一个盛大的舞会”。则不如说，“昨说我们参加了一个舞会，—

—好一个盛大的舞会啊！”；

想好了再写，如何措辞，写些什么内容，下笔之后一气呵成，使行文流畅、自然。

开头的技巧

万事开头难，写信也是如此，一般人们不愿意看到这样开头的信：“我知道我应早点写信给你，但我实在没有什么东西可写”。然而实际上，这样的句子被人经常不自觉地使用着。他们不知道，自己实际上在表露着不友善的想法。然而换个说法。友谊之门自会敞开：“一次一次地要提笔写信给你，但总是被其他的事给干扰了。”而在收到信得复函时比较容易，如：“收到你的信，我很高兴。”或者“长久以来，你的来信总是邮递员所能带给我们的最受欢迎的礼物。”在回信时切莫忘了答复对方来信中所提的问题。
如何结尾信

的结尾一般应向收信人表示友好的祝愿，有人这样作结束语，难免失之轻率：“好了，我猜你也看腻了吧，我最好就此搁笔了。” 这样的结尾，自以为很自然，不同凡响，实则笨拙无益，私人信函可以不必拘泥于标准形式的结尾，“一两天后再给你写信”等。结尾之后，要再写上一两句祝颂、共勉的话，如“说工作顺利，生活愉快”，“祝好”、“等候佳音”、“盼望来信”等。
书写字体

写信的字体应该整洁干净，工工整整。如果象幼童涂鸦，乱糟糟的一团，会使人在看信前就产生不良印象，以致会对写信者的外表、能力、性格、人品等产生不准确的推测。另外，在书写信函时，须用钢笔，表示尊重，一般不要用圆珠笔；更不要用铅笔，那样显得不严肃。如果是挚友之间，一般也无妨。墨水应选择黑色或蓝色。红色则表示绝交的意思，这是尤其要注意的。
信函礼貌

对亲友的来信不能拖得太久，公司企业间的来信更要注意。有些信是要立即回复的，如对公司企业或亲友的成功表示祝贺，对其他公司开进表示祝贺或是对他们的困难提供建议。在写信时，内容要具体，概念要明晰，条理要清楚，不要用太薄、太软、太黄、太糙的信纸写信，要选择较好一点的，这也有利于信的美观大方。对经理来说。重要的礼貌是答复对方的问题，尽力做到有问必答，有求必应。对于顾客的来信来函，更应如此。在写完信后，要仔细检查一遍，不要有错字，漏句。然后，将信折好放入信封。经理若同时写几封信，要当心张冠李戴，错放或漏放信件。
信封书写

信封有一定的格式，一般应按规定格式写，如若字迹潦草模糊，涂涂改改，不仅影响信件的投递，对收信人来说也是不礼貌的。书写信封一般应写明收信人的详细地址、收信人的姓名或公司、企业、团体的全名；寄信人的详细地址和姓名。

在公司企业商业交往中，也有其他一些常用书信，如介绍信、证明信、贺信等。这些书信对公司间的业务往来有很强的交际沟通和促进作用。