会议记录

对于一些正规的会议，详细、准确地记录会上的发言以及讲话者是谁是非常重要的，这类会议如法庭审讯、国家有关行政部门召开的办公会议、股东大会或董事大会等，为了将来发生争端或是有请求参照时使用。这些会议的程序都应进行记录、录音、出版或收藏，一般地，经理会议极少要求那么正式水平的录音记录，仅限于记录：

• 达成了什么协议

• 谁对某种行动负责

• 什么时间

会议记录应包括显示下列内容的信息：

• 哪些人出席了会议

• 谁受邀但没有出席

• 会议何时何地举行

在写作会议记录时，上述内容应：

• 将段落章节编目，以便将来查找

• 使用有限的名字

• 以短句记录讲话的核心内容，谁讲的话，做出了什么决定等表 6.5

  是一个比较典型的会议记录实例。

表 6.5 会议记录形式实例

M 计算机公司

一号项目第 6 次检查会议记录

□时间、地点：

会议于 1994 年 12 月 4 日（星期五）在B大厦第二会议室举行，下午 2 ： 30 开始

□出席情况：

出席会议者包括：钟楚义，周亦梅、周敏、唐婉、庄子期（主席）；无故缺席者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。

□上次会议记录：

与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录

□上次会议记录中提出的问题：

周亦敏报告说，有关客户仍在度假，所以她没能邀请到他们来参加会议。

·同意的行动：周亦梅在有关客户度假归来后邀他们参加会议。

·完成的时限：下次会议前

□进展报告实例：

周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在三月底前完成第二版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。

·同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。

·完成的时限， 1994 年月 12 月 21 日

□下次会议的时间，地点：

下次会议： 1994 年 12 月 25 日，星期五，下午 2 ： 30 在B大厦第二会议室兴行。

会议记录应能及时地送给主席和与会者；必要时发送新闻宣传机构。