会议议程

美国通用汽车公司前总裁托马斯·墨菲是一位成功的公司领导人，他说： “会议的议程必须事先准备妥当。并分发给与会者，这样可以使他们心中有数，做好倾听、发言的准备。必要时还可以向讨论议题有关的部门收集信息，以便会上提出准确的数据和资料。”确实，会议议程有着重要的作用。你会发现，花些时间准备一份议程，会有利于达到会议目的、提高会议效率，使每一个与会者聚精会神。

“议程”一词来源于拉丁文，意为“必须做的事”，一般也就把会议议程定义为“在会议上要考虑的事务”。

制定会议议程是主席的职责，要求在会议举行前就要将讨论的事务的内容和顺序做出决定。在发放议事日程时，必须有讨论的事务所需要的支撑材料。会议议程上应标明：

会议时间（开始时间、结束时间）和地点
会议目的
会议议题的顺序

会议的议题所需的支撑材料往往会影响会议议程与实际开会的间隔时间。例如，若支撑材料庞大，内容复杂，那么一周的间隔也就够了；材料不多或没有那么多议程，开会前三两天发出即可。当然，会议议程发放过早对保证出席会议并无必要，因为有的成员会丢失或忘记有会议议程这回事。而会议目的也有必要在此强调，以促使会议成员予以充分的重视。会议议题的顺序对会议顺利举行也有重要的影响。一位成功的主席将掌握以下技巧，在制定会议议程时时刻牢记：

某些议题将使会议团结一致，而另外一些可能会分裂会议。以此为据，主席能影响会议能否团结、顺序地开始和结束。
任何会议初期应比结束前更有创造性。此时，成员精神饱满，因此，

把需要创造性和投入大量精力的议题放在会议议程的前半部分。
整个会议持续时间不应超过两个小时（以 60 分钟到 90 分钟为宜），

主席对单个议题要用的时间规划将影响会议议程的内容和结构。
会议议程议题清楚明确，使成员有机会在会前集中其思想和信息，

这样会使正式会议信息充足、效果更佳。

表 6.4 是一个典型的会议议程实例。

表 6.4 会议议程实例

M 计算机公司

一号项目检查会议

日期： 1994 年月 124 日,星期五

时间：下午 2 ： 30 ── 3 ： 45

地点： B大厦第二会议室

会议目的：研究一号项目进展情况

议程

公司第四季度销售情况；
上次会议记录；
上次会议记录中提出的问题；
杜敏做关于 CPU 进展报告；
史强做关于Case 设计进展报告；
李辉做关于软件进展报告；
下次会议日期、时间、地点

附件

软件进展报告，第 7 号；
Case 设计进展报告，第 2 号；

3.关于软件问题的短文

也许您已注意到，表 6.4 中并不包括旧的会议议程所特别喜欢用的“其他事务”。经验表明，这一议题常用以掩饰主席或会议成员的无能，而且浪费时间；它的使用，也常常造成挫败，一个有能力、有经验的主席将为会议进行的各方面做积极准备，并保证他（她）和与会者都是知晓并理解会议的目的，从而为会议成功做出努力。