风格——使文章效果更佳的关键

书面材料的风格对其表达效果有很大影响，它可以显示出作者的“性格和兴趣”。而且，风格对作者与读者的关系也是至关重要的。恰当的风格，能使二者之间的交际沟通融洽、有效；如果风格不当，则可能达不到作者预定的交际沟通目的。

作者在写作中应用的风格，是他有意识地选择的结果；这种风格，也可以反映出作者对下列因素作出的决断：

读者的期望和要求
作者与读者的关系
文书的性质、特点

上述这些因素可能意味着，一位公司董事长在写信给其职员时采用一种特定的写作风格；而在他给董事会写年度报告时却须采用另一种风格。类似地，公司经理有时面临这样的选择，要写信提醒组织成员很好地遵守时间规定，是用正式文体风格写呢？还是用非正式风格写？经理所选择的风格将反映出他与组织的关系、其对诸如书信风格的期望以及经理对组织成员及任何给定风格可能作出的反应的设想。

写作的风格可以通过使用词语的方式，书面语的格调和结构等表现出来。无论使用什么样的写作风格，都必须是有效的，能对读者产生积极的影响。表 8.1 列出了几种可供选择的风格：

表 8.1 风格选择

·正式风格/非正式风格

·专业化风格/非专业化风格

·模糊的风格/明晰的风格

·普通的风格/特殊的风格

·复合的风格/单一的风格

·理性的风格/感性的风格

·说理风格/规劝风格

正如我们前面指出的，风格可以选择。经理写作时要想选择合适的风格，就必须首先了解影响风格选择的一系列因素，包括：

句子长短

语句简洁通常被认为是文章的一大优点。一个句子中所使用的词语数量应保证使句子简短，并且保持“思想观点的一致、统一”。
句子结构

文章中使用的语句应能保证使读者清楚地理解和把握作者要表达的意思。整个句子也要以此为标准设计建构。例如，句子可以是单句，如“猫坐在椅子上”也可以是复合句，如“猫坐在椅子上，并舔着它的爪子”，或者，是结构复杂的，如“因为猫坐在椅子上舔爪子，所以引得我们都笑了”。具体使用何种句子结构。要服从并服务于作者表达的需要。
段落

文章中的段落是“思想观点的集合体而不是句子长度的拼凑”。通常，段落以简短为最好，——当然，要意思充分完整。一个段落，可用一个主题句开头，例如：“六月份的销售额表明，我们的产品在市场上

所占份额有所下降”；“一些商业学校提供的管理训练，还没有达到应有的水平⋯⋯”。段落中的其他句子都应与这一主题句相关。冗长的段落可能读起来使人厌烦，且不便读者把握该段的要旨和作者的思路。另一方面，段落太短，又常显不完整、拗口，也不能使读者满意。经理写作时应处理好长短关系，以短小精悍为要旨，力求言简意赅。

标点符号
标点符号的使用规则在本书其他章节已有充分的阐述，它们仍很重要，我们在此不再重复赘述。不过，标点符号的使用方法和效果值得探究。一般认为，标点符号使用的目的在于保证读者能迅捷、有效地阅读、理解、吸收书面材料所要传达的思想观点。标点符号也正用于表示思想观点的分开，以便理解。

例如，句号是用在叙述中读者要理解下一句所包含的思想时需要作停顿的地方，也就是用作思想方向改变的一个标志。然而，标点符号使用起来并不简单，它的使用并不仅在于死守规则，而要根据表达需要，确保读者能理解书面材料的含义。

行话

行话这个同常用来描述那些思想陈旧、莫名其妙而又夸大其词的言词。但行话还有另外一种含义，也就是我们这里所使用的意思，即那些只有有限的或专业化的读者群才能理解的专门化语词。这类语言的例子如：“锡在固体溶解状态下的增溶热在 798C 时升至 13.5％。在这一温度下，第二位固体溶解状态导致结晶作用的出现。”这个例子中有几个专业词语，也许只有具有专业知识的人才能明白。而这段后的含义，也只有冶金学家才能理解，如果文章的读者对象仅限于专家学者，那么使用他们的行话是可以接受的。但是，如果作者试图说服影响那些并非专家的交际沟通对象，那么，就必须限制使用行话；即使用了，也要做出通俗易懂的解释说明。
语气

在书面材料的风格内容中，材料的语气是指使用的词语以及词语使用的方式所表达出来的态度，例如，一封信的语气可以是直率的，也可以是婉转的；一篇报告，既可以用主动语态写成，也可以使用被动语态。风格的这些语气特征能告诉读者作者的态度。其他的一些语气包括否定——

肯定语气、正式——非正式语气等。下面是几个主动——被动风格的实例：

被动主动

“当您的订单被接到后，订货即发。” “材料由希德整理。”

“我们接到您的订单后，就送发订货。” “希德整理了材料”

许多人可能要争辩说，主动、直率、非正式的语气风格通常能对读者施加更有效的影响。不过，正式、否定、被动、间接的语气风格也确有其作用，不能忽视。例如说，“希望款项下周付清”在某种情况下可能要比“款项必须在下周付清”能得到更好的咬应，除非被要求付款人是无赖或不识抬举。当然，民体使用哪种语气，应根据作者与读者之间现在或期望的关系的性质决定；同时，也要依据讲话圈所能接受的类型风格来决定。

一篇文章，要想使风格优良，达到较好的交际沟通效果。须具有以下特点：

准确
也就是说，作者写出的文章材料要真实可靠，观点要准确无误，语言要恰如其分。作者写作时要反复审核搜集的材料，剔除那些道听途说或把握不定的材料；同时，对文章的思想主题有客观准确的判断，不能走

题：在表述上，使用确切的语言，这既能表现作者填密的思维，也能展示作者驾驭语言的能力和功夫

鲜明

这主要表现在文章的观点主题和语言运用上，作者在写作过程中一定要做到主题明确，突出、鲜明，给人以突出的印象；语言上，议论的语言要能表达鲜明的观点，描述的语言要能表达强烈的情感。
生动

一般来讲，文章要新鲜活泼，富于变化，有活力，有魅力。作者的写作，应能做到构思独特.不人云亦云，使用材料具体，形象，语言幽默、活泼，使表达生动，更深地感染读者。

综合上述内容，倘若经理写出的文章能做到以下几点，则写作风格上可算成功的、优秀的：

真实，符合客观实际；
简洁，言简意赅，要言不烦；
充实，言之有物，不在长短；
质朴，自然生动，不事浮华；
生动，新鲜别致，活泼动人；
新颖，推陈出新，增强效果。

有一则广告，可以说风格独特，效果优良。它说的是“谁能把用劳特牌胶水粘在墙上的这枚金币抠下来便归他所有”。虽然它绕了个弯子说胶水的性能好，但比起直接说“劳特牌胶水质量高，性能好，实行三包，令君满意”，效果上便有天壤之别。这样的风格，是需要作者下功夫努力追求的。

从上面的内容可以看出，成功、有效的写作风格，下是一蹴而就的，需要作者不懈努力，不断地思索、磨炼才能达到。对于优秀的作品来说，没有刻板不变的规则。

作者个人的风格将反映他对主题的感觉；也反映他对主题的认识和思考。写作风格也是不断变化的，并能反映出作者选择的风格和技巧，如使用比喻、比拟等修辞手法。个人写作风格的发展、完善不是一个容易的过程，可以说，“良好的风格是一项艰苦的工作”。不过，对于希望通过书面文字媒介进行有效交际沟通的管理人员来说，这一过程可能是强制性的。坚持下去，会为自己、为公司带来良好的收益。