──安德鲁·格罗夫

引言

上面两句名言分别从一个方面说明了会议的特点。英国英特尔计算机公司总裁安德鲁·格罗夫的话，尤其强调了会议在现代管理中的重要作用。但是，在工作中，会议变得越来越多，有句话清楚地表明许多经理对会议的态度：

“通常说，会议越少越好。这不只是说会议的数量，还包括与会者的数量。”

当然，许多会议可能浪费大量时间，而它们举行的原因看起来又几乎与正在进行的商务活动毫无干系，据估计，英国经理工作的时间有 32％是在与别人的单独会谈上，34％是在与一群人的会谈上。而有的大公司的总经理每天的预定会议就占去了 59％的工作时间。

但会议确能满足人类的深层次需要，是我们尽管有先进的技术工具但仍继续进行的社会相互影响的需要的反映，人作为社会的动物，受来自他人的相互作用产生的刺激、同意和支持等强有力的促动因素的支配。

因此，举行会议就成为人类群体经常进行的活动——虽然有时费用高昂。举行会议的原因也是各种各样，千差万别。

通常，举行会议的原因或目的是表 6.1 中所列出的一种或几种。然而，从性质上分类，这些目的又可以概括为：

表 6.1 会议目的举例

·做出决定

·提供、接收信息情报

·谈判

·解决争端和冲突

·制订计划

·产生新思想、新观念

·检讨以往的活动、进展

·协调活动

·控制活动

·分配任务

会议举行的方式也变化较大、形式各异。股东大会、理事会、董事会、内阁会议、经理会、委员会和大会都是会议的名称，可能的话，还包括小组讨论会、座谈会，公开讨论会等。然而，不论会议名称如何，都是由相互进

行沟通的人群组成的。与许多沟通过程相同，会议这一交际沟通过程的目的，正如第一章所指出的，可总括为：

与会议相关的交际沟通的相互作用、相互影响的形式通常是复杂多样的，本章后面将具体地加以探讨。不过，会议交际沟通的形式与双向沟通的方式密切相关，它不仅牵涉到口语和书面语的使用，还包括辅助口语沟通的“身体沟通”（见第十章）。

我们本章的主要目的是探讨会议为什么举行，怎样组织安排会议。为此目的，我们将首先探讨一下与参加会议的人群相关联的一些因素以及它们发挥功能的方式。