明晰——有效影响读者的必要一环

读者能否较容易的阅读、理解，吸收书面材料，很大程度上取决于写作的文本是否明晰、清楚。一般来讲，写出的文本应该是语法完整、标点符号使用精确的，其中可能有一些简短的带有行话的句子和段落——可能仍然不能轻易地阅读、理解。然而，写作中，作者常犯一些看似不大的毛病，但它们汇总起来，最终严重地影响文本的明晰性、可读性，也会严重影响交际沟通的效果。写作中常见的毛病有以下几种：

技巧

·语法不正确

·标点有错误

格式

·格式草率马虎

·没有使用本公司固定的格式

连贯

·不合逻辑与语法，把互不相关的意思串在一起，使句子显得别扭

·未能把各个段落连贯和合乎逻辑地串连起来，使每个意思都能层次分明地展开

读者水平

·写法过于专业化

·对读者对主题的了解估计过高

·低估读者的水平，在简单明了的事情上阐述过多

集中

·主题不明确

·目的不清楚

句子构造

·材料复杂，用了不必要的长句

·主语——动词——宾语的语序句少见

·材料简单，且使用了断续不连贯、过于简单的文体

段落结构

·缺少段落主题句

·一个段落中表达过多的意思

·段落过长

词汇的通俗性

·专门术语使用不当

·语言浮华不实

·语言过于抽象

读者引导

·缺乏“提要”（即未能事先告诉读者文本的主题和思路）

·段落之间的过渡不好

·各章节结束时缺乏概括读者收获的小结

构思

·下笔前对文本的目的并未予以足够的考虑

·对已知可以得到的资料准备和使用不充分

能力

·文本的内容超越了作者的能力

·文本的内容超过了作者的阅历

分析

·对资料的研究十分草率，因而忽视了重要的证据

·未能从文本罗列的资料中得出显而易见的结论

·证据不能合理地证明得出的结论

·意见苍白无力，没有血肉

·自觉不自觉地带有个人倾向性，因而歪曲地解释了资料

说服力

·说服力超过了事实证明的限度

·说服力小于事实证明的限度

·兜售自己看法的企图过于明显

·没有行动号召力，缺少经理部门的观点

·在需要微妙和策略处理时，写法过于生硬直率。

上述写作通病我们在写作过程的修改和风格两部分中已从正面做了阐述，这些都是经理写作时要尽力避免的，写作完成后，也可照这些内容检查修改自己的文本，以求清晰、完美。

书面文本的明晰性、可读性，是可以衡量的。表 8.2 是一些最流行的可读性衡量尺度，其中最流行的当数甘宁设计的 FOG 标准，它被用于显示美国学校中对文本教材有阅读困难的低年级水平。甘宁的 FOG 标准大小从 6 直到16，以 12 以上为标准表示有阅读困难的教材。F1esch 标准设词用于对成年人文本的衡量，它是可以选择的。F1esch 简易阅读标准的大小从 0 直至 l00，随之可读性的容易性增加。“标准”的写作平均每句后用 17 个左右的英语单

词，每 100 个词中共 147 个音节。需要强调指出的是，这些和其他标准并不是优良写作的必备尺度，它们仅仅代表支撑和凝练作者本人对他（她）的读者对象的判断和了解的方法。下表 3.3 表示的是为增加文本可读性应用 FOG、F1esch 和 SMOG 标准前后编辑的文本实例。然而。这样编辑后的实例也并不能认为是“优良”写作的范例，充其量也只能认为是显示这些可读性标准如何运作的例子。

表 8.2 可读性标准

FOG 标准

·由甘宁 1952 年设计；

·使美国的学校对文本阅读理解进行年级区分成为必要；

·通过将每句话的单词数和有 3 个以上音节的单词的百分比加在一起，然后将所得总和

乘以 0.4 计算出来。

SMOG 标准

·表示“官样文章的简单尺度”；

通过将文本中的单词总数乘以 30 ，然后将所得结果乘以句子数，再取结果的平方根，

最后再乘以 3 计算出来。

F1esch 标准

·为成年人的文本世纪检测设计；

·通过下列办法计算；

─计算每句的平均字数；

─乘以 1.015 ；

─以 206.8 减去所得结果，从而得到结果 1

─计算每一百个字的音节数；

─乘以 0.846 得到结果 2 ；

─以结果 1 减去 2 结果，从而得到F1esch 标准。

Power ─ Summer ─ Kear1 标准

·为初级中学测验设计；

·通过以每句的平均单词数乘以 0.0778 ；以每一百个单词的音节数乘以 2.029 ，然后将两个结果相加而得到。

Sticht 标准

·美国军队为了测验士兵的文化水平而设计；

通过计算单音节单词数与整个单词数的比率，乘以 15 ，然后以 20 减去所得结果而得到。

表 8.3 FOG 、 SMOG 、 F1esch 标准应用实例

·编辑前 “至少在这个星球上，一切有机体、无机体和人造物体都处于不晰变革、腐朽的循环中，这是一个基本的事实，也正是生命构造的完美的、整体性的特征。这一事实进入人类文明的整合化水平涉及到宗教、哲学、精神病学、经济学、市场营销学等我们生命中的许多完整、而又有影响的领域。与这个变革循环有关的失败模型可以由洗澡盆曲线表示。由于所有设想都是环绕循环的，因此失败模型的检验就与许多重大的经验领域以及植物、装置、人类的证据相一致。”

总数：词=107

句子 =4 音节=187

超过 3 个音节的词=11 FOG 标准=14.81

SMOG 标准=84.99

Flesch 标准=31.8

·编辑后

至少在这个星球上，一切有机体、无机体、以及人造物体都处于变革腐朽的循环。这是一个事实，也是生命的显著特征。这一事实也影响到我们生活的许多方面，包括宗教、哲学、精神病学、经济学和市场营销学等。对于变革和失败模型的检验可由洗澡盆曲线表示。尽管这并不能代表所有的失败类型，但也的确与植物、装置和人类的证据相一致。

总数：词=85

句子 =4 音节=131

超过 3 个音节的词=5 FOG 标准=10.85

SMOG 标准=75.75

F1esch 标准=54.85

在书面文本中，词语的使用是否正确、恰当也影响到文本的明晰和可读性。经理的写作，应该是精练的、简洁的、直率的，应尽力避免使用稀奇古怪、生僻、冗长、夸张、迂回的词语。写作是为了有效地影响说服交际沟通对象，为此，在写作时用词造句应该做到：

熟悉而非牵强
具体而非抽象
简短而非冗长

在经理写作的文本中，词语用错的例子也是常见的。归纳起来，词语在写作中的误用可以分为以下几类（附例）：