报告——特点、结构与撰写技巧

对绝大多数经理来说，撰写报告可不是个很愿意干的活。

经理不大喜欢写报告也有其原因——报告本身。但是，报告在商业中确实被广泛应用，而且有相当多的种类。有些报告是分秒必争的基础上写成的， 另一些则可能是一周或一月一次的常规任务。对于所有经理，不论年龄、阅历或职员因素，写报告的经历都是相通的，那就是：“向自我提出的表述清楚具影响力的挑战”。那么，这些报告都相同吗？

表 9.3 报告的部分类型

表 9.3 仅列出了最普遍的一些报告类型。可以看出，报告的类型是多么地广泛。粗略的研究表明，“报告”这个词可以用来描述书面文书的非常广阔的领域。例如，对用来制造化工产品的机器进行的检验报告（图 9.2）就要用一种标准比（或称格式比）形式写出来。它不仅仅是一份状况记录，也可以用作检验单。然而，一份销售报告（表 9.4）却可以由反映商业团体活动的数字图表构成，很少甚至根本不用书面注释。而目击报告通常由公民对某事的见证反映的陈述材料组成，包含有数量有限的信息。

上面这些报告实例都很短，一般不超过 2 到 3 张 A4 纸那么长，也都是用于提供信息资料的。另一类报告则较长，常附有图表、曲线坐标，长达 50 页或更多，这类报告主要用于说服影响别人，进行真伪辩论，评估备选方案， 提出劝告建议以及提供信息资料等，其篇幅、意图、风格形式、内容与前面的例子有极大的不同。然而，无论它们的差别有多大，所有这些报告都是结构完整的正式文书，它们的意图也涵括了经营管理文书的所有目的：

• 记录信息

• 告知情况信息

• 影响别人

图 9.2 和表 9.4 表示的是报告的基本结构，即：

• 标题

• 正文（又分为若干部分）

图 9.2 机器检验报告

机器检验报告 ×××公司

容器位置： 证书号码： 使用的容器检验过吗？ 是 否

如果容器检验作废， 标出最后一次检查的日期： 报告日期： 检验日期

第一部分：货名货名：

安装日期： 第二部分：位置

第三部分：检验情况概要

外 表 ： 气缸套： 部 件 ： 仪 器 ： 油 漆 ： 绝缘：

第四部分：进一步评估

第五部分：建议采取的行动

内部状况 外部状况

签名：

第 9.4 苹果计算机公司 1993 年 1 月销售报告

卖出的元件（以千记）

这些报告的基本功能是记录信息，如销售额或收入等，并把信息传给别人。报告很少包括或根本没有对信息的解释和意见；要想使报告有效，需要把报告用易于为听众吸收、理解的公式语言提供信息。图表在实现这一目标上的使有价值将在第十二章里加以探讨。

随着报告中所包含的信息的综合性增强及不断地膨胀，越来越需要经理为听众读者解释报告中的信息。这一发展也导致报告的结构更加复杂：

• 标题

• 概要

• 目录

• 主体部分（正文）

• 结论和建议

报告的概要介绍目的在于向读者提供一个关于该报告所涉及的领域的提示或概要性了解认识。概要在报告中应该是比较简洁、真实的，篇幅不能超过整篇报告的十分之一。在报告标题后面的概括总结应能使读者了解报告主要问题和结论内容，以此决定是否要继续读报告正文。

实际上，报告的这一部分常使用不同的词语来表达，如：概括、提要、概要等等，它们的意思是一样的。

一般较短的报告不需要用目录，因为报告的页数有限，读者可以很快了解报告的主要内容及它们在报告中的位置。

但是，对于较长的报告（一般超过 5 页），目录是必需的。这样做的目的，是使读者能快捷便利地寻找到报告的任何部分，便于阅读。

报告中的结论和建议部分能够帮助读者理解文中提供的信息资料，了解作者认为根据材料未来应采取什么必要行动。而在一些较短的或中篇报告中. 这些结论和对未来行动的建议通常包含在报告的正文中了。

随着报告的复杂性增强和篇幅的增大，报告的结构也发生了更大的变化。例如，有一份调查咨询报告的结构就是这样的：

• 标题

• 概要

• 目录

• 背景情况

• 研究结果

• 结论

• 建议

• 附录

而这篇报告的引言将说明如下内容：

• 报告研究的主题

• 报告的职权范围

• 所需要的背景资料，如什么时候，谁，怎样等

• 报告如何展开问题

例子可见表 9.5 引言实例。需要指出的是，这篇报告的引言还包括了与调查有关的鸣谢。如果一篇报告鸣谢的内容比较多，那么，就可以专门列一部分。

表 9.5 引言实例

1. 引言

这次调查是应李佳鸣先生之要求，在与中国人民大学工商管理学院的教师探讨之后进行的。（李佳鸣先生是国家娱乐器械有限公司总经理）。

该调查是TE 资助的一个大型商业发展项目的组成部分，于 1996 年夏天进行。调查的目标是：

·对国家娱乐器械有限公司的制造系统、程序和实践做出大致的鉴别考察；

·确认

──现存问题的地区和领域

──将来会带来问题的地方

·确定可能的解决办法

与本项调查有关的讨论和考察活动由人民大学教授在 1996 年 5 ─ 6 月间在北京部分分公司和工厂进行。

这篇报告其后的段落与该项调查的以下几个方面有关：

·背景情况

·调研方法

·研究的结果

·得出的结论

·劝告和建议

·今后的道路

感谢本次调查涉及到的所有国家娱乐器械有限公司的职员，是他们不惜时间和精力为我们提供帮助才使调查工作顺利进行。

报告的背景情况部分包括方便理解后面的调查结果所心需的信息资料， 表 9.5 的报告引言中，背景情况部分包括了对理解调查主题——公司的制造功能所必需的一些材料，这些材料有，公司的历史筒介，著名人士在公司中的角色，公司营业水平，工厂所在位置，组织财务报表情况、公司产品范围、职员人数、重要合同的价值，以及公司未来变革和雄心的某些迹象等。在报告中，这些材料应简洁地汇报，因为其读者是国家娱乐器械有限公司的董事， 而他们对这些事实已有清楚的了解。然而，在这一实例中，提供这些信息资料的目的不是告知读者，而是表明写作者对它们的重视及对这些相关因素的理解。另外，背景情况部分使用的材料的深度和详细程度应与整篇报告一致， 能反映出读者对报告主题已有的认识和理解。

报告的调查结果部分包括了调查出来的事实结果，就我们举的例子，可以按下列标题进行分类：

• 组织和角色

• 系统

• 职员

• 生产能力

• 设计能力

报告的主要部分所使用的材料通常应是系统的、有序的，可以按下列顺序选择：

• 逻辑顺序

• 年月顺序

• 地理顺序

• 重要性先后顺序

• 数量顺序

报告中将由调研得出的结论与建议分开。这样，不仅反映了分开的段落的重要性，而且反映了读者理解这些报告信息的本质和结论的需要。报告的结论部分要写得清晰明确，不包含任何前面报告的调查结果部分中任何无记载说明的信息、观点。在读完结论部分之后，读者应能感受到，他们在报告中已达到一种自然的“转折点”，认识有所深化。而报告中提供的所有建议也应该是简洁、合理的，能够应付这类问题的考验——“它们能够实现吗？”

报告的附录部分一般包括所有详细的信息说明材料——因为如果把它们放在报告的正文中，会使内容宠杂，破坏行文叙述的流畅性。而报告中撰写者所用的典型事例通常还要有详细的数字表格、曲线图、调查结果和其他文书、图片的复印件等。把这些信息放在附录中的好处在于：当读者不要读这一部分时，这些内容只用作参考；而读者如果需要，这些内容可用作报告的论据支撑点。

在实践中，用数字标明和强调报告中的不同部分是十分普遍的。而这种实践甚至可以扩大到用来强调不同的章节段落。报告所用的数字体系的性质和细节应反映读者的需要。因为读者在阅览报告时有时可能不得不查阅或确认某个段落或某一个节。例如，在普遍的实践中、一篇较长的报告的数字化常用到小节的水平，而许多政府报告的数字化常用到各个段落。

报告中应用数码的目的，是为读者阅读报告时找到出路提供帮助。对报告的主要章节，使用的相关数字可以是罗马数字Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ等；也可以是阿拉伯数字 1、2、3、4 等。分章节中使用的数字，可以是与小写字母连用的罗马数字或队拉伯数字，如Ⅰ（a）、Ⅱ（b）.或 1（a）、 2（b）等， 或者用“点式”阿拉伯数字，如 1.2，1.3 或 1.1.2，1.3.2 等。

报告的结构是不断受化的，表 9.6 就列出了一些可变化的报告结构。经理在撰写报告时就可以根据主题，篇幅等的需要，选择合适的结构，而附录

1. 也为报告撰写者提供了一份报告撰写者问题清单，以帮助他们明确有关报 告

   的 是 标 题 、 范 围 、 对 象 等 问 题 。

表 9.6 变化的报告结构

短篇(少于 5 页) 标题；

背景情况和引言研究结果

建议。

长篇（ 1 ） 标 题 ； 概 要 ； 目 录 ； 引言；

背景情况；

研究结果（ a ） 研究结果（ b ） 研究结果（ c ） 结论（ a ）

结论（ b ） 结论（ c ） 建议（ a ） 建议（ b ） 建议（ c ） 附录

中篇(16 到 25 页) 标题；

概要； 目录；

背景情况和引言； 研究结果；

结论； 建议； 附录；

长篇（ 2 ） 标题； 概要； 目录； 引言； 背景情况

研究结果（ a ） 结论（ a ）

建议（ a ）

研究结果（ b ） 结论（ b ）

建议（ b ）

研究结果（ c ） 结论（ c ）

建议（ c ） 建议概述附录

至此我们已对报告的基本类型、特点和结构安排的要求有了大概的了解。但是，对于经理来说，还有几项常用报告的写作技巧有待介绍。在经理的工作中，常用的报告形式也就是上文多次提到并作了较详细说明的调查报告，顶测报告、分析报告和总结报告等。下面，就具体介绍这几种报告的写作技巧。