七、提高信息沟通的有效性

由于沟通中同时传达着两个信息，加上其它主观与客观上的原因，往往无法实现有效沟通，因而必须要研究影响有效沟通的因素，然后采取措施，努力提高沟通的有效性。

●有效沟通的障碍

无法实现有效沟通的实质就是在沟通中存在着沟通障碍。沟通障碍据其产生的原因，可分为：主观障碍、客观障碍与沟通方式障碍三个方面。

1、主观障碍

是由于沟通双方的主观情感因素而引起的障碍。由于主观情感因素具有一定的隐藏性特点，因而常无法控制，消除障碍的阻力较大，所以必须慎重处理。在消除这方面的障碍时，应通过各种正式的渠道以及从情感的角度入手。

主观障碍的表现形式，主要有以下几种：

主管人员与下级的互不信任。例如主管人员个人作风上使得下级有成见，有顾虑而不愿意与主管人员沟通。或者主管人员有意识压制下级，使下级产生抵触情绪或不信任感，从而影响正常沟通。当然就上下级之间的沟通来说，下级对上级的人格、管理能力、素质等方面有成见时，会影响正常沟通。若下级对上级有一定的畏惧感，可能导致他不敢与上级沟通。从而也会影响沟通的顺利进行。也有可能是上下级之间的素质差别较大即所谓的“无共同语言”也会影响上下级之间的正常沟通。

沟通双方的性格、气质、见解等的差别，使得在信息传递过程中，存在着心理障碍。例甲乙两人的性格差别较大，有一种“话不投机半句多”的感觉，因而双方不愿更多地交流，从而影响沟通的正常进行。

沟通双方在知识经验、文化素质、专业素质方面的差距，而导致的沟通

困难与沟通障碍等。

沟通双方对信息的态度，重视程度的不同而导致的沟通障碍。例如，对同一条信息，甲先生只注重与记忆其中的几个数字，而乙先生则关注的是这则信息对本部门的影响，因而只注重与记忆其中的某条理论。这样双方在沟通中肯定会出现障碍。

沟通双方由于所处部门不同、关心的角度不同、地位不同而引起的沟通障碍。例如财务主管与车间的生产工人之间，缺乏共同语言、考虑的角度不同，必然会引起信息交流的内容、方式、范围等方面的障碍。

信息沟通特别是正式沟通如传达文件等，是按组织结构分层次逐级向下或向上传递，然而对于同一条信息，由于不同人的态度不同、记忆与思维能力的不同等因素的影响，会引起沟通效率的降低。

2、客观障碍。

客观障碍是人的主观态度以外的，在沟通过程中，由于客观条件的不完善等因素而引起的障碍。显然客观障碍是由于“硬件”上存在的问题而引起的，而且这种障碍的表现也比较明显，因而比较容易控制与消除。

一般来说，客观障碍的表现形式主要有以下几种：沟通工具不完善而引起的障碍。

沟通双方空间距离太远而引起的障碍。

由组织机构、规章制度原因而引起的障碍。3、沟通方式障碍。

由于沟通方式不当、沟通方法简单等原因而引起的障碍。显然这种障碍也属于“硬件”方面的障碍，表现也比较明显。

沟通方式障碍的表现形式主要有以下几种：

语言系统造成的障碍。如表达不清、表达不当、误解与歪曲等。

沟通方式选择不当而引起的障碍。例如沟通时间选择不当。如当主管人员手头任务太紧时，没有充裕时间和心思与下属沟通，若下属此时要同上级主管沟通，则沟通的效果肯定不太理想。

●提高沟通有效性的途径

据前面的分析，我们认为，要提高沟通的有效性，就必须尽量控制与消除客观的沟通障碍以及沟通方式障碍，尽可能地减少沟通的主观障碍。努力改进沟通方法。

1、改进沟通的规则：

美国管理协会把下列规则当作良好沟通的十诫：

沟通前必须要把所要传达的思想搞清楚。据大量的实证分析我们知道，许多沟通失败的原因就在于事前计划得不充分，所要传达的思想不清楚不明确。信息源头混沌，何谈正确的接收？

认真考虑每次沟通的目的。在沟通前只有确定了明确的目的，才能选择适当的方式、语言等为达到此目的服务。沟通的目的越集中、越明确，沟通的有效性就越好。

全面考虑沟通的自然与人的环境。这是提高沟通效果的一个最重要的方面。也就是说，在选择沟通方式、沟通地点、沟通时间、沟通内容时，要据不同的人，不同的环境条件而不同，不能用某一种固定模式。

同对方商量，征求对方的意见以确定沟通内容。只有对方有沟通意愿，

愿意就某些方面进行沟通，他才会同您更好地合作，从而提高沟通效果。即要注意沟通内容，也要注意情感表达方式。因为沟通本身就是在同时

传递着事实与情感。若在沟通时，毫无表情地、不带任何感情色彩地传达事实，往往容易使沟通缺乏朝气，使沟通双方都感到“别扭”，从而必然会影响到沟通的效率。

善于利用机会，传递对对方有价值或有益的信息。并不是所有的信息在任何时候、任何条件下都可以传递的，有些信息的传递只有在时机成熟的条件下，才能传递，如果把握不好机会，不及时抓住有利时机，都会影响到沟通的效果。这本身也要求沟通双方积极创造机会。

及时跟踪检查信息沟通效果。尤其是上级的报告的传达等，要及时了解情况，检查是否及时传达，传达的效果等。

沟通不仅要着眼于现在，也要着眼于未来。沟通首先要考虑现在，考虑某一次沟通的效果，但同时也要注意现在的沟通要有利于未来的继续沟通，同时也要使当前的沟通符合长远利益与目标。例如直率地指出一个忠实的部属的缺点，虽然不大容易，但是如果不指出他的缺点，则不但不利于工作的开展，而且也不利于下属的成长。因而可采用适当的方式告知下属应注意的问题。

要言行一致。不但在沟通中要注意怎么说，而且要注意在实际中怎样按自己说的去做。如果一个人的实际行动或实际态度与自己说的不一致，他的话就会被看的一钱不值，从而会影响今后的有效沟通甚至正常的沟通。对每一位领导者来说，就必须要做到“言必行、行必果”，只有这样才能靠自己的“以身作则”的形象去影响别人，从而提高沟通效果和实现有效领导。

不仅要善于传递自己的意思，还要善于倾听别人的意见，这就要求在语言表达等方面准确、无误，而且要入神倾听。如果不入神倾听，不但不能听懂别人的意思，而且还会打击别人的积极性，挫伤别人的自尊心，使别人不愿意同您沟通，这影响当时的沟通效果自不代言，更重要的是它甚至会影响今后的正常沟通。

2、提高沟通有效性的方法。

①要注意做好企业的信息工作，保证正式沟通的高效率。

信息工作是企业管理的一项重要的基础工作。它是指信息的收集、加工处理、传递与存贮及其对应的管理等一系列工作的总称。

做好信息收集工作，确保收集到的信息及时、全面、准确与可靠。

做好信息的加工处理，通过分类、整理与分析，一方面使信息系统化、全面化；另一方面发现一些有价值的重要信息，以促进领导工作的开展。例如通过信息整理可能发现部属存在着不保存企业有价值的文件，或不注意了解市场行情等问题，领导者可以在一系列分析的基础上，强化这方面的领导与控制，从而有利于今后的信息沟通或有效提高领导效率等。

强化传递信息与利用信息的管理，其中关键的是如何传递信息、什么时候传递信息、把信息传递给谁。信息的利用也是一样。

最后就是信息的存贮及其管理。

②建立良好的人际关系。

良好的人际关系有助于相互理解、相互信任、坦诚相待，从而有助于沟通、有助于提高沟通效果。

③领导者不但要主动沟通，而且要采取必要措施使部属与领导者、部属

之间能够积极而有效地沟通。

领导者必须首先做到主动沟通。因为一般来说，领导者主动而有目的的沟通，有助于了解情况，掌握全局，尤其有助于了解与掌握部属的需求及思想变化情况，从而采取措施，努力满足部属的合理需求，提高领导效率。

另外，要创造良好的沟通网络、沟通渠道、沟通环境条件及相关的激励机制、促进部属之间经常而有效的沟通。

④合理而有效的非正式沟通策略。

非正式沟通具有二重性，既有利于提高组织效率的积极一面，又有不利于提高组织凝聚力的消极的一面。因而企业的领导者，必须要制订合理有效的非正式沟通策略，以促使其积极作用的充分发挥，同时限制其消极的影响。