六、实施有效控制

●有效控制的技巧

有效控制的技巧主要有：采取适当的领导与控制艺术；计划目标的适宜性与灵活性；利用人际关系实施控制；控制“例外事件”；控制关键点；利用企业文化与企业精神实施控制等。其中前两种技巧在前文中已经研究，这里主要研究后几种技巧。

利用人际关系实施控制，在企业的诸多人际关系中，有些由于感情、偏好、亲戚、同学与战友等自发形成的良好的关系。在这种关系中，其中某个有影响力的人同其它人都有较好的关系，该人的行动对其它人的行动都会产生影响作用。因此，要实施有效控制就要注意利用这种关系。处理好与其中的有影响力的人（有人称其为：非正式组织的领袖）的关系，利用他的积极行为带动其它人自觉完成计划或目标的行动。当然，在企业内还存在着其它多种多样的人际关系，只要能够正确处理这些人际关系，就能保证使企业的各项工作处于控制状况。

运用“例外原则于控制”。在控制工作中的“例外事件”是指偶发性因素而引起的计划执行情况与计划之间的异常偏差。当然这个异常偏差既有可能特别好，也有可能特别差。运用这一技巧的关键是控制系统能识别出例外事件，主管人员集中关注和解决这些例外事件。这种控制技巧的应用十分广泛。例如在产品生产中的工序质量控制。工序质量实质是反映工序生产的稳定状况以及由此而引起的产品质量波动情况。通常产品质量波动都属于正常波动，若工序质量较差，则产品质量就会出现异常波动。因此，必须实施工序质量控制，使工序处于稳定状态。而在控制工序质量时，一个主要的方法就是关注例外事件。

例外原则应该和控制关键点的原则结合起来。

控制关键点。所谓“关键点”，简单地说，就是指对计划或目标的执行起关键影响作用的因素或是薄弱因素。只要对关键因素或薄弱因素强化控制，就能控制住全局。这在前面已有分析，不再赘述。

●不丧失控制的授权

授权是指上级委授给下属一定的权力，使下级在一定的监督之下，有相当的自主权与行动权。一般来说，在授权设计时，授权者对被授权者有指挥、监督与控制的权力，被授权者对授权者有报告与完成任务的责任与义务。

虽然授权不同于分权，但授权之后，企业的分权程度相应就高。因此，必须要坚持不丧失控制的授权。要做到这一点，首先要适当授权。不能把全部责任与权力都委授给下级，上级主管要保留一定的责任与权力。其次要结合下级的及时报告，通过报告对下级实施控制。再次，要注意实施标准化管理，把被授权者的有关工作责任、权力用各项标准来控制，实施授权也要同目标管理结合，从而提高被授权者的自我控制能力，强化控制，提高控制效率。例如总经理授权某工程师进行新产品开发，通过制订一系列制度强化对其控制，另一方面要求工程师定期向总经理汇报新产品开发工作的进展情况以及费用预算的进展情况。同时，为了更有效的控制，总经理对总工程师的费用开支权力作了规定，例如超过 1000 美元就没有自主权，要向总经理审报，经批准后方可开支等。

总之，在授权时，一定不能丧失控制。否则，企业的各项活动就无法保证正常而有序地进行。

●领导的及时了解情况与多辅导、少命令

只有及时了解情况，才能实施有效的现场控制与前馈控制。若不能够充分地了解情况，就无法保证据“实情”进行控制。保证及时了解情况，一要建立完善的信息系统尤其是信息反馈系统。二要建立定期报告制度，三要领导者实行走动管理，勤于视察现场，多行直接沟通。

在充分了解了计划与目标的具体情况后，在实施控制时应坚持“多辅导、少命令”。在分权体制下或适当分权条件下，上级主管不再注意日常作业中的细小问题与程序化的重复性的日常工作，自然命令就较少。但同时上级主管应该在他与下属之间建立起一种辅导关系替代原来的命令关系。如果已经建立了有关标准，下属与主管人员都知道应该怎么做以及做到什么程度，上级主管则主要是以辅导员的身份，向下级提出一些切实可行的建议，而不能是发号施令。在这种情况下，理想的纠正措施的主动性自然而然的应该来自下属。应鼓励下属充分地发挥主动性与能动性，而不能替代下级制订决策。

●有效控制的特点和要求

所谓“有效控制”简单他说就是以较少的人力、物力、较少的精力与时间使企业的各项活动处于控制状态。有效控制还包括：一旦企业的某项活动出现有偏差，则能及时纠正偏差而且能使偏差所导致的损失降低到最低限度。有效控制的特点，可以概括为：及时性、遵循组织路线、战略性、经济性、能揭示倾向和状况，注重例外。

及时性。即不但要及时报告与了解情况，而且要经常或定朗的进行预测，及时预防偏差的出现，若一旦出现偏差，则应及时采取措施纠正偏差，并使损失尽可能的降低。

遵循组织路线。主管人员的过度控制与下级的撒手不管的态度，最终都不能实现有效的控制，要实施有效的控制就必须要建立合理的组织结构与组织体制、体现：适当授权、适当控制、不越级控制与授权等。从组织上保证控制工作。例如使部门化与控制协调一致等。

战略性或战略上的安排。由于企业的各项活动的复杂性以及企业控制工作的难度大、复杂性也较高，同时企业的资金与资源是有限的，主管人员的时间与精力也是有限的，因而要实施有效的控制，就必须从战略上进行统筹

的安排。例如：授权、控制关键点、控制例外、成立专门的控制机构与人员等。总之，在条件有限的条件下，所有控制工作比较得力的公司，都十分注重在战略上进行安排。当然这里的战略上的安排也包括从管理的职能化与控制的协调上作相应的安排。例如实施目标管理的方法等。

经济性。讲求经济效益是有效控制的共同特点。即要考虑控制所支出的费用和其所带来的效益之间的关系。在能够实行必要控制的前提下，尽量简化控制，是建立控制系统遵循的重要原则。

能揭示倾向与状况。表明作业某一具体阶段的当前状况的控制是比较容易的。但是它们并不能说明趋势与发展倾向。例如每月的生产报告并不能表明生产是增加还是减少，而只能反映目前的状况。而控制工作则注重长期的、定期的测量，这种连续的测量必然会形成一条倾向性。连续的测量是有效的控制的一个主要工作内容及特点。为了能够实现现场控制与前馈控制，所有的有效控制都十分注重预测，通过预测揭示发展趋势，从而实施前馈控制。

强调例外。即在各方面资源条件有限条件下，为实现有效控制注意在标准化的基础上，对“例外事件”——异常偏差集中关注。关于这一点在前文中已作介绍。因此在这里不再赘述。

主要有效控制的其他要求包括：控制必须符合计划和职位；控制必须符合管理者及其人格；控制应客观公正；控制应该是稳定性与灵活性的统一；控制必须能把握关键事件与例外事件；控制必须是经济的；控制应能指出矫正措施等等。

控制必须符合计划。所有的控制技术和系统，都应反映所设什的计划。因为每个计划和执行过程以及每道工序都有其独特的性质。管理者需要而且应该知道他们负责的计划的进展情况与情报。当然，控制工作也必须要根据计划设计的情况来设计。凡是控制与计划工作不相适宜的情况，不但不能保证实现有效控制，而且不利于计划或目标的实现。

同样，控制必须符合职位。因为职位不同，责任不同、控制的复杂程度等要求也不同。因而控制必须要据职位来设计。副总经理在生产上所负责的事情，当然不适合于一个车间的工人。销售部门与财务部门或采购部门的控制也不相同。

控制必须符合各管理者及其人格。关于这一点实质上属于“人员配备” 范畴。首先要合理安排企业的管理者的职位。其次，必须要据管理者的形象、活动特点、领导艺术与领导能力来安排控制工作。例如一个有严密思维并有财务管理特长的人，只能适合于进行财务控制。如果让他去进行生产控制显然是无法实现有效的控制。所以，在实现有效的控制就必须符合各管理者及其人格。

控制应体现客观公正。这包括以下两个方面：一是控制工作应确立客观标准。因为管理难免有许多主观因素在内，但是对于下属及其工作的评价，不应只凭主观因素，应有客观的标准。即使需要有主观评定的地方，也要尽可能地体现标准要求。另一方面控制工作过程应该客观公正。正像前文所说的那样，要据实情控制。不能带有偏见态度与做法等。只有这样，职工对控制工作才持合作态度，从而才能实现有效控制。

控制工作应体现稳定性与灵活性的统一。首先控制工作应该体现稳定性。这包括计划的目标或标准要保证稳定；控制人员应该稳定。但是由于环

境条件的变化，尤其是在某些特殊情况下，一个复杂的管理计划可能失常。控制系统应该报告与反应这种失常的情况，它还应当包括足够灵活的要素，以便在出现任何失常的情况下，都能保持对企业各种活动及其结果进行控制。另外，必须使控制工作不但适合计划要求，而且要随着环境的变化而变化。

控制应当能导出纠正措施。一个恰当的控制系统，可以显示出错误发生的地方及其负责人，从而可以采取纠正措施。