（四）案卷移转

案卷处置计划的最后一步骤是案卷移转。指由即时档案柜到非即时档案柜及非即时档案柜到储藏地区诸移转活动。在每一移转过程，可能就做决定将无价值的案卷销毁。下图系案卷处置计划图，有助于各种不同移转活动的讨论。

如前所述，非必要案卷应永不存档立刻销毁。有用的案卷于暂存特别档案柜一段期间后，就将之销毁。而视认为重要的或主要的案卷其处理第一步骤是先存档，然后等过了一段期间，依正常惯例将之移转到非即时档案拒（第二步骤）。档案柜若是四个抽屉的话，通常上面两个用于存放即时文件，而底下两个用于存放非即时文件，这种排列法使非即时文件当需要时随时方便查阅。

案卷依下列两种方式之一移转：（1）整体、定期地；（2）个别、随时地。依第一方式移转案卷时需有一时间计划表，通常以一年为基础，于月历年度、会计年度开始时，定期将存放于即时档案柜的原始卷夹整个地移到

① ②

4C

图 8－5 案卷外置计划图

非即时档案柜里。而再用新卷夹处理新的即时文件。至于第二种方式是先在每一文件上证明期限，并在装文件的卷夹上做记号，然后大约间隔二或三个月定期地或不规则间隔随时地，盘查档案柜，找出过期限的文件，将之移转到非即时档案柜里。但当业务终止时，文件就应立刻被移转而无需考虑日期。

当所有文件定期地，由非即时档案柜移出时，所有文件依无价值的、重要的及主要的类别加以分类（第三步骤）。无价值的文件直接加以销毁（步骤 4A），重要的文件以 4B 或 4C 步骤处理，对于主要资讯采用 4D 的步骤处理。这个案卷处置计划多少会因为某些个别技术的引用而加以修正，如细微缩影技术的使用，就可免除第三步骤案卷的分类，把所有案卷均制成细微缩影片来参考。

总之，管理资讯是一种历史的概念，是特定时代的特定观念，亦是现阶段企业发展中，为应付国际竞争，指导企业经营管理，进入现代化，电脑化， 科学化的一种观念。其形成有赖于资讯环境的发展，若一个企业家，具有电脑运用能力，尤其对于问题有正当合理的解析力。并有管理科学的素养，则其将能运用管理资讯系统提供的资讯作最佳的决策，国家民族富强壮大。