第五节资讯案卷的管理——存菁去芜

在资讯“爆炸”的时代，登录公司资讯的案卷不能无限期地被储存。因许多案卷保存一段期间后就失去效用、价值。若不加以妥善处理，不仅占据空间、增加成本支出，并造成复检和管理上的不便。故文件不能一经存档后就将之遗忘不管了；应时常、定期地加以精选、淘汰，以提高工作效率。

一、案卷处置

所有案卷的循环过程包括三个阶段：（1）及时使用：复检迅速为其主要目的；（2）储藏：为将来可能所需要；（3）销毁：永不再使用。没有价值的文件应自始就不予存档；而存档案卷应定期地加以清理，销毁丧失时效，已无保存价值的文件；移动有永久保存价值或未丧失时效的旧件到花费低廉的储藏地区。