人物资料整理技巧

多数人都曾经为了整理名片或联络地址而伤透脑筋。其原因莫过于找不到一套理想的整理方法。每个人处理名片的态度及方法各有不同，有人不论是莫逆之交或一面之缘，皆把对方视为个人资产纳入通讯录中；有人只登录关系密切者的通讯地址；有人却来者不拒，甚至将它列为一种商业信息；但也有人象政治家般喜欢到处散发名片。不同职业及不同的人生观自然影响了每个人的处理方式，但是不可否认，在商业上，“人”的确是相当重要的信息来源。一个人能借着一通电话与多少人联络、扩充多少人际关系，往往可以看出一个人的工作实力，因为“人”就是最具价值的信息。

名片及通讯录的基本整理方法有两点： 1.名片及通讯录的基本管理法

在 80 年代个人电脑刚刚兴起时，没有人知道这个俨若魔术箱的新玩意，

能对工作产生多大的助益。事实上，除了理工系的数值计算及经营管理外，电脑并未对个人工作产生巨大的改变或贡献。当电脑公司里的研究开发者绞尽脑汁想着该如何发展电脑的用途时，电脑一度曾被视为“协助业余者增长智慧”的机器，然而到了最后，电脑却走上一般商业用途，于是有关“名片·通讯录的管理”套装软件，也不断被开发出来。

用电脑处理人物资料，具有三大优点：(1)能够自由地删除或增加名单； (2)能够快速地查询；(3)能够将输入资料直接打印出来。这些都是纸资料所无法达到的优点。

不过，以电脑管理名片或通讯录，仍有三项不可避免的缺点：(1)输入作业相当麻烦；(2)登录的资料会一年一年与日渐增，总有一天会超过容量的极限；(3)电脑不似通讯手册可随身携带。因此，许多人不愿意以电脑来管理现有的通讯资料，尤其唯恐将来有更理想的电子管理系统出现时，又必须重新输入资料，造成人力与时间的浪费。尽管如此，绝大多数人仍一直期待名片、通讯录的电子化，于是在前些年刚刚上市的超薄型笔记簿电脑（或资料处理机），立即成为市场上的抢手货。

有的管理者所使用的通讯手册已经沿用 20 余年，虽然外表陈旧不堪，至今却仍然相当有用。因此若要将名片、通讯录电子化管理，就必须设定一个至少可持续 10～20 年的系统。人生的 20 年一晃即过，整理信息也应该配合人生的计划。

根据名片、通讯录管理的一些缺陷，现阶段要找出更理想的方法，就必须针对五个项目逐一改进：(1)输入所需花费时间；(2)资料的容量；(3)检索能力；(4)携带性；(5)20 年后的持续性。然后再综合两项要点：(1)首先制作一个以“纸资料”为中心的管理系统，作为将来电子化的蓝本；(2)在蓝本中再制作一个可以和名片、通讯录联系的系统。

使工作简单而不麻烦，是整理资料的大原则，如果为了整理而使事情变得更繁杂，反而是一种颠倒是非的做法。

建立“纸资料”为中心的管理系统

传说名片最早起源于 17～18 世纪的欧洲，但使用最多的却是日本人。名片被视为一种身份地位的象征，××经理、××科长、××助理⋯⋯，五花八门的称谓，充分显示了人们在交换名片时所强调的地位价值观。就实用性来说，中国的文字有许多同音异字，光靠耳朵辨认，很难正确得知对方的公司名称及姓名是哪几个字，这样，在人际关系的基本交往上，也就形成一道无形的阻碍。这是绝大多数人所共有的想法，也是名片不断泛滥的原因之一。

名片的规格

名片可说是最常见的文件资料，尤其它的标准规格，在整理上节省不少功夫。相对地，假若名片的规格不统一，在整理上会变得相当棘手，所以擅改名片规格的人，等于是替别人制造麻烦。名片的设计愈奇特，它的整理效率就愈低，尤其有些名片喜欢采用浓艳的色调，在复印整理时就应避免过黑，防止字迹不清楚。

名片的印刷分为横式与竖式两种，如果考虑名片盒的收藏便利，最好还是采用横式印刷为佳。对只印公司名称的名片，应该注明业务内容的性质。

名片的再次加工

名片整理工作从接受名片的那一刻便已开始。如果无法正确读出对方的姓名或公司名称，就无法依照注音符号顺序整理名片。收到名片时，一定要

注明会面的时间及日期。例如在 1989 年 4 月 14 日下午 6∶30 见面，那么就在名片的一角记上“1989/04/14/1830”。数年以后，当忘记这张名片的主人是谁？在哪里见面？时，就可依照名片上注明的日期，翻阅当年记事本上的记录，很快即能确定对方的身份。

把名片放进名片盒时，有三种办法可以依照自己检索的位置放好：A 按个人姓名第一个字的拼音顺序排；B 按公司名第一个字的拼音或字母顺序排；C 按行业类别顺序排。然而，有时候常常不知道该将对方纳入何种类别。例如当对方同时具有朋友、公司双重身份时，更容易造成分类上的困扰。其实，任何一张名片都可以纳入上述三种分类体系中，如果你希望同时保有这种体系，有一个很简单的解决方法：将名片复印成三份。你可以到书店购买空白名片卡，然后利用随身型复印机制成三份，各自纳入不同的分类系统中保存。这种方法难免会增加纸张的消耗量，不过基于方便的考虑仍值得一试。

以这张名片为例，它的公司名称是“Heart Communication Center”，那么就应纳入公司类别中的“H”音中；而对方的名字叫“约翰”，那么复印的名片就直接纳入个人类别中的“H”音中；最后一张复印名片则按照它的营业内容“婚姻中介”而列入行业类的“服务业”中，这就是一张名片的三种不同的检索方法。

为了容易识别起见，复印名片最好选择有颜色的空白名片卡。在名片盒的选择上，最好也选择横式、可贴上索引标签的为佳。有一种透明名片袋因无法按照字母顺序放入，尽量不要采用。

“档案袋”的名片整理

把收受的名片放入档案盒中，并不表示已经完成名片的整理工作。当你为了“A 事”而和各式各样的人会面时，即应该将收来的名片注上“A 事”的标志。日后需要进一步与有关人士联络时，调阅“A 事”的档案资料，便可很快地找出这一组名片资料。事实上，没有必要再将名片细分成工作类别。这样只会徒增繁琐。为了让工作简洁化，可以将与 A 事有关人士的名片复印在一张 A4 纸上，然后放入 A 事的档案袋中，以后只要取出 A 事的档案资料，即可一并查出有关人士的名片资料。

一般地，一张 A4 纸顶多只能容纳 12 张名片，如果能先复印在 B4 纸上，

再缩小成 A4 纸的尺寸，那么一次就能容纳 20 多张名片；如果是由 A4 纸缩小为 A4 纸，一次容量更可高达 24 张。不过要提醒你的是，由于名片具有资料价值，所以正反两面都必须复印保存。

六孔式活页手册整理法

在 1968 年 10 月，有人针对具有 60 年历史的英国制六孔活页手册，出版了一本“超级手册工作术”，结果造成手册的一时流行，就连仿冒品也十分畅销。而现在，各式各样的手册附带品到处都有，透明名片夹即是其中的一种。手册为了易于携带，往往必须愈薄愈理想，将名片夹带于手册中外出，既造成手册的负担，也容易丢失。

有必要携带名片外出时，应该将名片复印在手册的空白面，一页可以印3 张名片，两面即可印 6 张，绝不会增加手册的厚度。如果工作上需要做些访谈记录，那么事先将受访者的名片复印于空白页上，尔后的访谈内容记录于旁，即形成一份相当齐全的“人物资料”。平常和顾客电话的谈时，都会将必要事项记录在自制的委托书上，和对方见面时，即将对方的名片复印在

委托书上，工作结束后再将委托书放回活页手册里，需要时可立即联络或以传真、快递方式准确地传达给对方。

通讯录的法则

每个人都需要一本通讯录，但是以目前市面上所销售的型式来看，要整理通讯录确实不是一件容易的事。尤其是当一本通讯录准备用 20 年以上时，眼前几乎没有一本通讯录是合乎理想标准的。如果按注意符号来排通讯录上的姓名，所谓“张王满天下”，姓张姓王的人特别多，所以各个姓氏所占页数比例便会不同，因此考虑各姓氏使用频率的不同，必须重新制作一个理想分配通讯录，例如利用 6 孔活页手册，自行增减各个姓氏的页数。至于以英文字母为排列顺序的通讯手册，由于不太适合中国人的姓氏，还是及早放弃为好。如果遇上外国人或外国公司的称呼，则先译成中文，依照注音顺序排列。经常与外国人往来的人，则可在注音后面加注 ABC 字母索引。

通讯录必要的资料

要将对方名片登录于通讯录上时，你可能会遇到是登记公司名称还是登记个人姓名的烦恼。即使是商业上的往来，也有不少情况是始于初次会唔的良好私交，因此不论是公司地址或住宅电话都有记录的必要，但是在分类上会产生麻烦。

在通讯录上，有一些是一定要登录的基本资料，例如传真号码。目前，几乎每一家公司都有传真机，每一张名片都印有传真号码，可是市面上有的通讯录仍未列有传真号码一栏，值得特别留意。再者是电话号码。愈来愈多的名片开始印上专线、代表线、夜间专用线等多个电话号码，再加上总公司、分公司的不同营业单位，通讯录的登记作业就产生了两大问题：A 究竟要选择个人还是公司名称？B 资料的文字量过多，空格容纳不下。

为避免造成麻烦，有三大原则可供自己“强制”解决这些问题：A 如果对方是职员，仍记载其全部资料，在索引上则登记公司名称；B 如果有分公司等其它资料，则依顺序填入各栏内；(3)有必要登记住宅资料时，则登记在公司名称的下一栏。按照这三大原则，即可很清楚地完成通讯录和登记工作。同时为了避免意外遗失，应该每半年或一年就进行一次总拷贝，也不要忘了将“备存日”一起记入手册中。

出国旅游是最容易遗失东西的时候，无论是失窃、行李遗失，或遗忘在旅馆里，找回的可能性都不大。因此出国绝对要携带通讯录，打电话、邮寄、传真时都能派上用场。出国之前，一定要将通讯录缩小复印，然后带着复印本出去。

电子通讯手册

通讯录是一种经常添加或删除的资料，对经常换工作的人来说，不断地删除、增加会渐渐造成通讯录的肮脏污垢。于是，电子手册便应运而生。

电子产品对处理简单、统一的通讯资料向来得心应手，只是它的记忆容量有限，无法完全容纳日积月累的通讯资料，尤其当电子通讯手册准备使用20 年以上时，它至少必须具备数 MB 的记忆容量，这样就必须依赖电脑或文字处理机里的硬式磁碟加以处理。利用电子机器整理通讯录时，可将需要的资料利用印表机印出，然后装订成册。对于需要修正或删除的新资料，可先于纸上作业，再定期输入电脑中更改；同样地，每隔一段时间后，就必须再打印一次全新的通讯录。

电子手册的输入工作非常麻烦，一次要输进 100 人的资料，这是需要很

大功夫的。在记忆容量有限的情况下，应该注意两项要点：A 先输入电话及传真号码，不必输入地址；B 只要输入平时使用频率高的电话号码。如果把使用频率少的电话一并输入，既容易造成容量过大，同时也浪费了输入时间。所以，要将电话号码输入电子手册前，最好先判断它的使用频率；或是在累积一段时间之后，将使用频率低的电话号码逐一淘汰。输入电话号码时，要尽量使用代号，例如 123—4567 的“—”，代表电话号码， 345=6799 的“=” 代表传真机号码，987*6543 的“*”代表住宅电话。

理想的电子手册

基于对电子手册的长期使用经验，有关专家理想中的电子手册有两点要求：A 是“超级电子手册”的基本构想。充分将纸上媒体与电子媒体结合使用，经过综合类比与计算，中间再以六孔装订手册的方式串连起来；B 纸上媒体具有自由且迅速保持资料安全性的机能，而这正是电子资料的最大缺陷，因此超级电子手册应避开这一缺点，成为电子与纸张结合的综合媒体。

电脑通讯录

使用电脑或文字处理机整理通讯录的最大好处是提高抄写贺卡收件人姓名的效率。手提型文字处理机的最大功用是可以制造贺卡。凡是电脑通讯软件，就必定附有明信片印刷或收件人自动印刷的机能。问题是电脑的记忆容量有限，在达到饱和的情况下，每年仍得苦苦抄写那些容纳不下的人名。想要解决这个难题，不明智的方法就是把需要打印出来的收件人姓名输入电脑，把不需要打印的资料保留下来。如果人数仍然过于饱和，使用复数磁碟或 IC 卡，都是较好的办法。

利用印表机打印收件人姓名时，可先利用电脑程式将姓名、地址等固定规格设定好，然后将所有人的资料一次打印出来。再将这些打印的原稿资料复印数份保存起来，以便将来还可以使用，不必浪费印表机的电脑印刷。

“人物资料的整理”注意事项

整理人物资料时，应注意八个事项：(1)整理名片按注音或字母顺序为原则；(2)名片整理分个人别、公司别、行业别三大分类系统，将名片复印三份各自归档；(3)整理“工作别”名片时，应该将某项工作的有关人士名片，一齐复印于一张纸上，放入该工作的档案袋中；(4)登记通讯录时，如果对方是普通职员，则登录他的个人资料，再附上公司名称；(5)纸资料通讯录易脱落遗失，应每半年或一年即全部重新复印一次；(6)电子化的通讯整理因考虑记忆容量有限，最好能先以纸资料结构作为系统蓝图；(7)利用电脑的印表机功能时，最好只输入需要打印的收件人姓名；(8)电子手册的资料记忆只要输入电话及传真机号码即可。