三、快速处理信息的办法和方案

信息收集的具体办法

信息是有“意识目的”的收集

在这个传播发达的时代中，各种知识充斥于社会的每个角落，然而如何能获得自己所需要的信息，才是最重要的。

“信息”一词，在语意的使用上常被混淆，这是一大障碍。所谓“信息” 和“知识”，其实是不同的，但在使用上并未加以区分。一般说来，大家认为可称之为“信息”的，事实上仅能算是“知识或报告”等，因为这些并不是信息真正的意思。

从电视、报纸、杂志、以及单行本等各式各样的媒体中，我们所得的仅是知识。而某项知识，一开始，即有利于某种目的，那就称得上是“信息” 了。

例如，5 月 15 日的日出时刻是几点几分，这不过是一般知识。5 月 15 日将去钓鱼，因为要钓鱼，必须事先知道日出的时刻，在此种状况下，这个知识就成了信息。

诸如此类的信息，大多是商业方面，或是兴趣所趋。但若无实质上的益处，则不能称为“信息”。因此，无论你的知识有多丰富，如果仅是来自百科字典的知识，则无任何意义。

若从有用信息这一观点来考虑，收集信息必须具有目的意识；也就是说，一开始便需明确地认知何种知识是必要的。

常可见到一些人，竭尽精力，一味地收集知识，却不曾仔细地思考该如何利用那些知识，可以说这些人，对收集信息有所误解，因为这么做只不过是在收集知识或报告，徒然浪费宝贵时间、精力和金钱。有人说：“我每天花两个小时在信息收集上。”类似此种陷入无目的作业中的人为数不少。

像这类人所收集的信息，其中尽管也夹杂着极为重要的信息，但大部分都只是一些不切实际的信息，且即使要从那些信息中取出有用的，也是相当不容易的事。

尤其是在现代社会中，每人每天要做的事情堆积如山。若仅为信息的收集，而要腾出完整的时间，也是很难做到的。因此，信息收集的目的意识必须十分明确。

例如，你的志向是——律师、会计师、翻译等工作，所以你需要的信息，就是和法律、税务有关的国内外信息。你除了需精通法律、税务外，同时每天也需处理国际贸易事务，因此，参加律师、会计师活动的时间就少了。但为了使自己拥有充足的信息，你每天抱持着与商业有关的目的意识来收集信息。

如何使意识目的明确

与一般商人相比，信息收集比较明确。但究竟该具有何种目的意识才对呢？

首先，自己要多方收集与目前工作有关的信息。例如，若服务于贸易公司，并从事有关英国方面的进出口业务的话，就得收集和英国方面有关的信息。假设从事的是会计工作，则需收集和会计师事务有关的各种新信息，这即为掌握目的的最好方法。总之，此种目的意识是提高专业能力的最佳方法。

然而，更抽象地说，是应以商业趋势来收集信息，也就是说，应了解社

会需求的趋向再来收集信息。

而且如果目的意识不明确的话，那信息也就很难收集。但若只收集和目前工作有关的信息，便会在无形中局限了信息收集的范畴，而使今后的工作动向变得暧昧不清，且易导致信息本身缺乏具体性。

最近商人们滥用信息收集的情形日趋严重，而使得所应收集的信息主题笼统模糊。

在收集信息上，尽可能收集主题信息，如此才能提高工作效率，并获得充分的咨询。

举例说明，在某企业担任人事工作的事务员，应以有助于人事工作的目的意识为首，来收集信息。一般报纸或工商报纸每天都会刊登大企业的求才广告。最近更因币值上涨，经济不景气，裁减员工的事件层出不穷，失业率逐渐上升，而今后的失业率将会更高，故某企业为应新时代的变迁修改人事制度的信息，都是值得注意的。

以上所述，乍看之下，和人事似乎无关，但若仔细思考，又觉得好像有所牵连，取舍之间十分为难。

若只把和人事有关的信息，不论是抽象的或是不明确的全部都剪下收集的话，就算是具有目的意识，单单是在信息收集上，就需耗费庞大的时间和功夫。而当想实际运用信息时，却又因收集的资料过多，反而找不到所需的信息。

如此一来，即使是充分了解目前工作的目的意识，但若不能确定所需的信息，仍失去了信息真正的意识。且过分耗费精力在收集上，往往会忘记该如何运用信息。

因此，必须先分析出自己的工作性质，并了解信息该从何处着手收集，以便确定问题的目的意义。举例来说：在人事聘用方面，应先讨论目前所遇到的问题为何，若为缺乏精锐、优秀的技术员，就应从收集优秀人才方面做起，才是具体的方法。

因此，具体、清晰地缩小收集范畴，就可收集到切实有利的信息。

这就是说，原想采集黄金，却采到矿石，纵然其中含有几十万分之一的黄金成分，但若想从中抽取黄金的话，尚需花费相当大的精力、时间和金钱。

但若真正采到黄金矿苗，即使量很少，也不减损其价值，进而只要知道如何形成纯金即可。事实上按其需要，收集身边信息，在知识泛滥的今天，实非难事。

选择信息的最佳办法就是架起指向性天线

所谓根据目的意识来收集信息，就是以严密的标准来筛选信息，因为若未事先筛选，则往后的取舍不但费事，且会令人对收集的目的怀疑。

以严密的标准筛选信息，最佳办法就是架起指向性天线。在我们的四周，似乎有无数肉眼看不见的电波飞来飞去，而这些电波就是漫天充斥的知识；若能对这些电波架起指向性天线，如此便能得到所需要的知识。

只要确实架设指向性天线，所需的信息，就能在不费吹灰之力下收集到。由于我们并非居住在孤岛上，所以在不知不觉中，常会有各种知识闯进来，要隔绝此类知识，实在不太可能。

例如，阅读报纸时，即使无意收集信息，但常会在无意识中，去注意对自己有用的信息。换一话说，未进入天线的电波，自然就会飞走了。

对管理者来说，与其直接有关的信息是法律、税务。而在演讲台上，处

世格言似乎也能派上用场，可以当做演讲的小插曲，因此常架设此类指向性天线。有时仅看报纸标题，也能在晃眼望过的瞬间，看到与自己有关的报导，眼睛总会为之一亮。

报纸，以铅字数量而言，据称已超过一本单行本的份量了。若想要仔细阅读报纸内容，所需花费的时间要多少呢？大部分的上班族都会在上班前，利用 5 分钟或 10 分钟的时间来浏览报纸，以便得到各自所需的信息，这就是一种能掌握要领的阅读方式。

收集信息的目的意识是否明确，姑且不谈。而在阅读报纸时，一般都是采取自己习惯、且有效率的方式收集信息。当然若能更进一步地架设有目的意识的指向性天线，则信息收集就更有效率了。

在知识泛滥的今天，要取得所需的信息，可从平时的报纸中，细心地找出收集信息的要领，这与读报时的方法是相同的。

信息收集要当机立断

据说，幸运女神的前额有头发，但脑后却没有头发。也就是说，幸运未到之时，必须要懂得珍惜，当机会溜走后，可就为时已晚了！

信息和幸运是一样的，若未能及时掌握信息，直到运用信息时，再急急忙忙地去搜寻，那就很难获得了。即使真能寻获，想必也已耗费许多精力及时间。

管理者身边每天都有大量的信息在流通着，而报纸及杂志上的信息，却一直为大众所忽略。常听别人说：“前阵子，我好像在报纸或杂志上，看到有关的报导。”即使你事后想到了，要再回头去找却是困难重重。况且即使花费整整一天的时间，到图书馆一一翻阅报纸或杂志，也未必就能找到你所需的报导。

所以，信息收集必须当机立断。在看到某项报导的瞬间，就得判断此报导是否有保存的必要。若判断此报导是必须的，但因手边没有工具可将其剪下，或手边没有纸笔可记下日期等现象，在信息收集时，绝对要避免。

必要的报导，必须当场撕下收集

信息收集应当采取当机立断的方式，所以无论阅读的是报纸或杂志，一旦发觉此信息有必要加以收集时，就要当场剪下；而剪刀、美工刀等，就成了必备工具；但若是撕下取得，则不需任何工具，况且无论在车上、咖啡店或任何地点都可以这么做。

在阅读报纸时，如看到所需的信息时，要将所需的报导（包括日期）撕下来。其中或许包括一些不必要的报导，但也无需担心，因为剩下的就是秘书的工作了。秘书会将撕下来的报导复印在 B5 的纸上。

若撕下来的部分包括了好几个报导时，秘书会先判断哪一个报导才是必须的。当然，事先应交给秘书必备的分类目录，即使信息错误，但为了以后查阅时可立刻知道，是自哪一份报纸剪下来的信息，故最好不要弄乱或毁损。因为剪下来的信息，有当天的日期，如果细心的话，即可发现其不同之处。

撕下所需的报导，然后交给秘书，秘书只将复印好的报导拿来即可。其他上班族有秘书的也许不多，在这种情况下，将撕下的报导的重要部

分剪下，及后续的复印工作，则可考虑请太太或孩子协助。平时工作繁忙的你，最好不要浪费自己宝贵的时间，在这种单纯的工作上。

对管理者而言，应将复印好的信息，做成档案，以缩短信息找寻时间。而另外一些人，也许会采用将剪下的信息贴在剪贴本上的方法，但那种作法

较没有效率。

如何活用报纸

评论家们经常在所写的信息收集书中，提到每人每天起码要阅读两份报纸。当然，不论两份或三份，有时间浏览多份报纸，对自己一定有所帮助。但如果将看报纸也视为一项工作，相信一般的商人都不可能有时间做到的。管理者平时有工作，所以没有太多时间去看其他感兴趣的报导，而始终

以收集工作上的信息为主要目的。其他的就通过新闻大致了解今日有关的社会动态，在这点上别人好像也是如此。

管理者看报纸，原则上只看一份。因管理者工作上所需的信息，是属机动性的。举例来说，有关美国等的税制改革，在经济类的日报上，就会有相当详细的报导。

总之，对管理者来说，所需要的经济或法律的相关信息，在经济类的日报上已刊登得相当详细；经济类报纸当然会详实地刊登经济新闻，另有关社会新闻，或当天的大事也一一报导。

当然，除了此种报纸外，有时最好也能再买另一类报纸。这就是当别类报纸正刊载一系列与工作有关的企划报导时，而管理者之所以会知道此报纸正刊载与其工作有关的报导，那是因为管理者周围的朋友已事先通知，此时，管理者就会向各个报社询问，如果管理者知道是几月几号的报纸，就可订购那天的报纸，请报社送来。

这和前面所提到的活用信息人有关，所以自己所关心的主题或事情，尽可能事先通知周围的人，若这些人看到有关报导，或听到此类信息，才能立刻通知你。

因此，最好的方法是，只订一份经济类报纸，必要时，才再机动性地选择对自己有用的报纸。

购阅两份以上的报纸，对一般商人而言，不太有必要，只需机动性的选择报纸即可。

如何从杂志收集信息

若到书店去，你会发现各种杂志充斥其间。在大量的杂志中，要如何找出自己所需的信息，或许有人会不知从何找起吧！当然也有些人是经常定期购阅杂志的。而较妥的情形是订购相关团体所发行的杂志，或者是较具专业性质的杂志等，但是不一定会马上阅读。因为好的方法是，在报上的广告，或车内招贴的广告中，看见所需的报导时，立刻就去购买。所以注意广告的标题和某种程度的内容是很重要的。

这也就是说，先看杂志标题，再开始收集重要的信息。

当然，完全依赖标题来买书，有时也会挑选到完全无助益的信息。此后，这类杂志就必须立即舍弃。除阅读必要的报导标题外，其他不需要看。一般来说，必要的报导充其量只有一页到两页，因此，只需复印所要的部分，其余的都可以丢弃。

将一本花高价买来的杂志，就这样丢掉，实在很可惜。但是，花费时间去看不必要的报导，却更可惜！

更甚的是，对于把杂志视为极重要的人而言，只是在耗费时间。以且，即使想要从堆积如山的杂志中，找出某个必要的报导，也几乎是不可能的，往往只是徒占空间罢了。

假如在自己所丢掉的杂志报导中，却发现必要的信息时，可向图书馆查

询，这样就可以节省很多的金钱、时间、空间。

收集信息的基本观念是，如何去节省自己的时间。因此，即使花再多金钱，也不能认为是一种浪费。因为有了这些时间，在工作上，会获得远比这些费用还高的附加价值。

报纸、杂志的信息都是二手信息

虽说报纸、杂志的报导，都属二手信息。但若要实际活用这些信息，那就先以这些信息为开始，再逐步加以充实。另外应注意的是，杂志信息的新鲜度的确比报纸的差，故其虽称为专门信息，但内容往往不够充实，或许只是按照报纸的详细报导再加以叙述罢了。

假如你是会计事务所的成员，当你在报纸上看到有关税制改革的报导时，就要把它收集起来，但当报导内容并无特殊之处时，则对实际业务，也就没什么帮助了。

在这种情形下，可由会计事务所同事，向已取得会计师合格资格的朋友们查询，并请他们以传真的方式将资料传送过来。

象这样，为了活用信息，先将从报纸、杂志上得知的信息，直接向信息的出处查询，以肯定其正确性，并进一步获得更详细的信息。

所以，不论铅字、电波，或通过其它媒体所得到的信息，都应好好把握。对于律师、会计师等同业而言，收集一些工作上正确的信息，是很有必

要性的，即使是一般商人，对于有关的必要信息，也是如此收集的。

不论是来自报纸或杂志的，都是能更进一步得到正确且详细的信息的一个机会。因此，平时在报纸和杂志信息的收集上，无论是时间或精力，都必须采用最有效率的方法。

活用书店

有关从书籍中收集信息的方法，留至以后再说。因此，这里先讨论如何活用书店的信息来源。

前面曾提到，办公室电话的记忆键盘里记忆了十家书店的电话号码。进而还做了其他书店的目录。不只是已输入在记忆键盘上的书店，另外

也记录其他大型书店和夜间营业的书店。此份目录，记录了各家书店的地址、电话号码、营业时间和公休日等资料。

若事先就已做好此目录，则临到需要某本书，而附近书店又买不到时，就可以询问其他大型书店。最近，大型书店还增加了电脑查阅服务，这也是一种很好的查阅方式。

在目录中记入公休日和营业时间两项，相当有用。例如，通常在办公室工作到晚上近 11 点。若遇到临时迫切需要的书本时，就可询问夜间营业的书店，但应先确定是否有那本书，若是有的话，再顺便买回家。如此一来，就不会影响平常的工作步调及带来奔波劳累。

依自己的用途，做好书店目录一旦有需要时，就便利多了。

想买书且遇到有事外出而有多余时间时，就到最近的书店看一看，回家时可顺便去附近的夜间书店走走。

此时，平日几乎没有空阅览的角落，也可以去看一看。如此，对现有的商务，可从不同的角度来观察问题。

有时，到书店散步，对信息收集也是有其必要的。10.利用图书馆得到信息的秘诀

在收集商务信息时，很少利用图书馆。因为图书馆即使放入新刊物，并

为新刊物分类、整理，直到使用者可阅读时，都得花费些时间。因此，阅读报纸以及在书店购买杂志等方法，在获得信息方面较为快速便利。

但是，旧新闻事件，就很难在一般书店中找到，因此，必须查阅文献，此时就只能利用图书馆。而逢到此类用途时，就会利用大型图书馆查询。如，图书馆、各类协会的专业图书馆。

利用图书馆时，最感不便的是，受制于复印时间以及被限定复印的张数。而且，图书馆的阅读室和复印室是分开的，每次复印都必须抱着厚重的资料来回奔波，十分不便。

此外，大型图书馆是采用闭架式的，阅览者不能自己找书的情况很多。若已知道想要的书籍标题或作者姓名还好，但若并不清楚，那就很难找到所要的书。虽有分类卡，但想找的资料，是按此项目分类的却少之又少。

如能了解图书馆的设备和制度，则便于你的使用。

有关图书馆闭馆时间、休假日、开架式或闭架式，有无复印服务、复印时间、藏书量以及各家图书馆的特征，都必须事先确实掌握。

有些视为特殊图书馆的，是常使用的法律关系图书馆。对各种不同职业的工作者而言，对自己工作有利的图书馆，即可视为信息来源之一。

如何做笔记

所谓信息收集，应不只限于铅字媒体或电讯媒体。即使在公共汽车上，或路过巷道时，得到某种启示时，也可记录下来，这也是信息收集的一种。管理者经常会听到象“灵感”等的名词，指的就是这类经验。著名的数

学家冈博士，有一次碰到个难题，苦于无法解决，某一天他在住处的街头散步，顿时感觉心情开朗，脑中突然闪过解决那道难题的灵感，而类似的情形层出不穷。

管理者有时也会发生一闪即过的“灵感”。但忽然想到好的点子，却因太忙而忘掉的情形也常常发生。在灵感闪过的时候，若能拿笔记下，那对以后可是很有助益的！

管理者常常走路时，带着大公文包，公文包里放有与目前工作有关的书籍以及为演讲和书写用的活页纸夹，如此随时可将想到的点子，记录在活页纸上，一旦有灵感，并可用在某个演讲上时，便将其记录下来并装订在演讲用的文件夹上。若是与工作有关的，就装订在工作的文件夹上。

相关细节在以后再谈到。有关书籍的整理，全部都用 26 孔的装订夹，以便于随时可卸下活页纸。

而好不容易记下的笔记，有时也常会搞丢，因此，在活页纸上做笔记，可立刻装订在相关的活页纸装订夹上，如此才不会遗失，且方便以后查阅使用。

也许有人说，走路时提着大公文包太辛苦了，若因公外出时，必会带着相关书籍。每天上班时，也必定带在身上，而且，每天都避开交通高峰时间，所以每天上车都有座位可坐，对管理者而言，通勤时间也是宝贵的工作时间。

在宴会等场合时，因公文包一律寄放在寄物处，而无法将注意到的事情马上记录下来，此时，则记录在杂记本上。管理者使用的杂记本既不是 B5 的，也不是二十六孔活页纸。因此，在撕下杂记本上的资料后，就会将它固定在B5 的活页纸上，再装订成档案。

还可视需要，请秘书以文书处理机做记录。此种情况是将想到的点子文书化，但记住应将注意到的“点子”做成目录，以便查阅。

无论何时何地当某些灵感出现时，都应该立即记下，即使书写潦草也无妨，但最低限度必须要能看得懂，而且，千万不要考虑重新写过，应保存原样加以整理，并统一笔记的规格就可以了。

如何活用电视新闻媒体

电视是属于速报性的，其特点在于较报纸的速度快。但管理者的工作不太需要早一秒知道新闻所以只偶尔看看电视新闻，或和工作、社会动向有所相关的节目即可。

因工作时段之故不能看电视，所以为了要看节目，只好借助录像机。录像机可在节目播放时间将节目录下以便有空时再看，就此点而言相当便利。但是，类似铅字的必要信息，若没有详加阅读的话，就无法轻易获得，这点较为不便。

例如，30 分钟的节目，看此节目就需花 30 分钟。当然，虽有快速播放的功能，但因为没有声音，若要运用快速播放的功能，找出哪里是重要的信息，此点是相当困难的。因为需花费时间，所以采用电视做信息收集的频率较低。

再者，电台节目的主流是音乐，所以几乎不利用收音机做信息收集。如何靠着电脑通讯等新媒体来做信息收集呢？在美国，电脑通讯已经相

当实用化了。例如，查阅判例时只要输入终端机“列出含有某类词句的范例” 的信息后，终端机立刻列出 100 件此类的范例，若再进一步询问时，则会出

现“符合的范例有 30 件”，然后它会归纳出这 30 件的资料。

但是，电脑通讯，很遗憾还不能如此操作，而且尚未有完备的资料和软件。

当然，还是有某种程度的活用。

例如，美国现在对其生意有直接影响的人，也许会利用每天看夜间 CNN 新闻来做信息收集，不过这必须花钱。也有人凭着证券公司的电脑通讯服务，来获得股票价格信息。

对一般商人而言，有些信息虽尚未成为不可缺少的信息收集对象，然而，若考虑今后社会一日千里的进步程度，对不擅长或讨厌收集新媒体、新信息的人而言，都是一项困扰。若使用方便，且能轻易地收集到信息，则应该鼓励大家多加利用。

信息活用的重点：

·收集有利于信息目的的知识。

·信息收集是具体的缩小主题和目的，以确实收集有利的信息。

·信息收集必须当机立断。报纸上的报导，先撕下复印，最后分类归档。

·虽说报纸、杂志的报导都是二手信息，但若为工作所需的，则其效用就相当于第一手信息。

·一有灵感，当场写在笔记本上。

·记录书店、图书馆的营业时间以及服务内容，再予以有效的利用。

·为收集信息做笔记，应考虑做成文件夹。