正式的传达方式

复杂或重要的问题必须传达给经营者时，应提出报告书的形式。能够和上司直接交谈自己的主张之管理者，对于把自己的想法条理分明地整理在报告书上会感到棘手。在公司有许多组织的情况下，报告书成为不可或缺的沟通工具。管理者想要影响组织，就必须具备书写优良报告书的技术。

报告书必须慎重而有条理地书写。不管是按照上司指示命令的部下，或是管理部下的管理者，在写报告书之前必须充分地深思熟虑。

马狄·哥姆托罗普士报社公司经理西拉，在商品展示会里看到新型的档案装置，于是报告上司。上司命令她搜集有关那部装置的情报，并且向监察部门提出报告书。

西拉调查资料后，将重要的事实抽出，写在报告书里交给上司。她看到送回来的报告书第一页写了很多疑问。这份报告书若能条理分明地书写，就可以回答最大半的疑问。

提出报告里，与其在送回来之后回答问题，不如一开始就写份适切的报告书，如此应该不会花太多时间。若不浪费时间，上司不会怀疑她对日常业务以外的工作处理能力，而且可能会称赞她。

西拉接到退回来的报告书时，应该如何处理？

明确地找出问题——上司要求什么？由于不知道上司要求什么，所以浪费很多时间和劳力。从要求的报告书中找出上司的目标。如果不知道目标，仅仅获取资讯不足的资料也需要三个礼拜。报告书是一种通过自己而订定担负工作之计划。若不知其目的，则对不那么重要的事情也会投入心力而加以完成。不要害怕问题，写报告书的人应该知悉和上司共同追求之目的。
搜集资料——了解目的之后，尽力搜集必要的情报。有关新档案装置的报告书，西拉应该搜集能够取得的全部情报。当然，制造厂商的资料也要调查。关于其它机种，也须调查其资料，并和成为检讨对象的机械互相比

较，同时和新机械的使用者商谈。他们要求的是什么？新机械可以现在使用或不能使用，什么可以用，什么不能用，须明确地加以调查清楚。

如果能够的话，公司的经理应和贩卖机械的销售员商谈，并且看看机械的运转情况。若机械十分复杂，就到已使用该机械的公司询问，这是最聪明的方法。全部调查须花费劳力及时间，但为了决定投资哪种机械，那些工作不仅是需要的，而且有其价值存在。

分析资料——保存资料之后，西拉必须整理资料的相互关系并加以分析。然后互相组合资料，比较那部机械和现在使用中的机械之操作方法。根据场合，拿出一个以上的代替机，指出各个优缺点，然后叙述己见。

在收集资料和分析上，报告者必须使用各种方式事先搜集并整理情报。调查员和职业作家利用极富效果的方式将资料分门别类处理，各调查项目分别以纸夹或封套分开，然后将各调查项目（面试调查资料、贩卖用资料、有关原价等等）的资料，分别以专用的纸夹夹住，取代把调查资料全部放在一起再分类之方式。开始时就把资料分类整理，会节省很多时间。