袋式档案整理技巧

前述的卡文先生称用纸袋装资料的方式为“袋式档案系统”，这是他设计的处理文字资料的方法。他花了大约 500 元，以 500 个档案开始建造个人

的资料库。初期使用的只有“角型 2 号”事务用纸袋和角钢做的六段式书架。

所谓的“角型 2 号”，是目前社会使用最广的一种信封套，卡文先生把反面

上端剪去两厘米当纸袋使用，收集所有的文字资料，然后依英文 26 个字母顺序排列整理，是一种简易的方法。

资料整理系统一定要简单到连最怕麻烦的人都能持续使用，不能耗费时间、手续繁琐。

许多人都很可能有这样的经验，书桌上资料堆积如山，抽屉里则沉甸甸，自己要的文件却怎么也找不到，经过一段时间，资料越集越多，许多人越不愿去处理，就这样抱着资料日复一日；即使好不容易买了档案柜，杂乱无章的文件也跟垃圾一样，不好存放。

卡文先生过去也曾有这样的经历，每次总要花好多时间找东西，那种烦躁几乎已经超出人所能忍耐的限度。于是，卡文先生创造了“袋式档案系统”。

这个方法是卡文先生于一念之间想出来的。他已经持续使用 10 年以上，

一直没有停顿过。目前，已经累积了 3000 个档案，还没有停止的意思，并且，绝对自信地介绍给需要的读者。

各种资料整理法

在卡文先生创出“袋式档案系统”之前，曾使用过许多资料整理法，结果不是方法过繁无法持续，就是花费太多资金没有效果。他最先使用的是“卡式整理法”，即以 B6 大小卡片来整理资料的方法。他念大学时，曾经买了 1 万张 B6 卡片，结果用了 5000 张就以失败收场，因为这种卡片没办法处理所有的资料。一直到了十余年后，他才知道想用一种统一规格的卡片收集所有资料的想法太天真了。平常小型报纸剪报还能贴在卡片上，一旦碰到杂志或数页书上的资料，根本无法处理。这种卡片处理法最适合应用的是整理笔记。

使用个人电脑建立档案似乎也是一种极具魅力的方法，电脑可以把资料缩成极小尺寸收藏，不但不占空间，又能迅速、简易地检索。但是，10 年前的电脑只能处理文字、数字和一些简单的检索记号。但是，卡文先生那堆积如山的资料有采访笔记、印刷信息、手稿、照片等，以 10 年前的电脑技术，

即使他每天坐在键盘前输入也做不完，更让他头痛的是一字一句地把 200 本采访资料建立电脑档案。虽然后来有人发明把影像扫描资料进入光碟建立档案的方法，但直到今天，这套系统的携带、使用性都不高，而且个人财力也无法负担。

因为资料整理不是能产生直接利益的工作，甚至是 8 小时之外才想做的事，所以设计得愈省力愈好。任何耗费很多时间、精力、资金且占用空间、携带不方便的资料处理法，都不值得采用。

改用一般工具

当你选用任何一种资料处理法，却屡遭挫折无法继续时，这都表示你的努力全部白费；只有维持同一系统、不断建档、累积和活用资料，才能真正能对工作产生助益。不管你使用某种整理法多少年，一旦舍弃即等于不曾开始。因此，当选择最容易维持整理系统的方法时，必须有两个结论：(1)不耗费精力、不怕麻烦地整理程序，且不干扰日常工作。(2)不耗费资金。要满足这两个条件，首先要注意不能追随流行的资料整理工具。即使选用的工具简陋，但只要简单、便宜就行。

在整理资料过程中，常要补充设备。如果选用的东西不是最普遍和随时随地买得到的，很容易造成工作上的挫折感。卡文先生使用的“角型 2 号” 信封袋就具有这种特性，很多人给他寄来的信封袋也是这个型号；即使不是新的，一样可以拿来当资料袋使用。另外卡文先生选用角钢书架来当档案柜，这种书架在很多小家具店都买得到，既便宜又轻便，完全符合条件。

用纸袋整理资料的原则

大约在 20 年前，卡文先生尚未整理的资料中，单单文件、文稿一项，就

叠成了一座高 60 厘米、长 2 米、宽 40 厘米的“纸山”。这座“山”有他的采访笔记、有关资料、收据、纳税证明、小手册等，没有一样是能丢的。结果他每次找资料都会造成一次“山崩”，每崩一次山，他就更痛苦一次。日复一日，终于有一天，卡文先生下定决心，心想一定有办法来有效处理这些资料。

他首先要思考的是制订出整理“纸山”的规则，即在什么条件下，可以轻松处理资料。这些条件主要有五项：(1)能存放资料的空间不大。必须达到“使用最小空间”的目的；(2)低成本地完成整理系统，最好不要超过 1000 元，以免影响自己的“私房钱”；(3)这个系统要能立刻将各类资料的尺寸统一；(4)这个系统要能让自己快速找到需要的资料；(5)这个系统能容纳以后再设的档案，是开放的，不能封闭。

脑海里想着这五个条件，眼望着纸堆，他心想，如果用公文信封袋装起来，按类排列，只要把资料丢进去就行，这不是最简单的办法吗？“袋式档案系统”就这样诞生了。其实这种办法的思考方式和其它建档方法并没有太大差异，只是不需要花很多钱买很多档案夹，可以低成本地完成建档；同时任何资料都“原始”地丢进纸袋即可，不需要加贴任何多余纸张。而纸袋则可使用目前最普遍的“角型 2 号”袋，这种纸袋到处都能买到，连 A4 型的资料都放得进去。这种处理方法，方便、省时又不浪费财力。

袋式档案最基本的使用方法是先把信封袋反面部分的封口切去两厘米，然后在封袋正面左方写上目录，再把资料放进袋中即可。虽然方法简易，但袋式系统有与其它系统不能相比的优点。

袋式档案的优越性

与其它档案相比，袋式档案有七个优点：(1)便宜。每一个信封套不过几角钱，再加上角钢书架起码可以放 500 个袋式档案，所有花费还不到 1000 元。(2)简易。不管哪一种资料，只要放进纸袋，在袋旁加上目录即可，瞬间可以完成统一规格的工作，打洞、剪贴、写重点等繁琐手续一概省略。(3) 轻便。一个、两个硬式档案夹并不重，但一旦有 500 个、1000 个时那就很可观了。袋式档案每只空袋大约只有 14 克，而一般市售的纸制档案夹起码有

57 克左右，以 1000 个档案计，两者相差将近一个新婴生儿的重量。如果平时有必要带着档案工作，显然“轻便”是很值得考虑的。(4)具包容性。袋式

档案不但能放资料文书，即使名片、信件、备忘录、报告、小手册、传票、收据、碟片、录音带等，不需经特别处理，都可放进袋内妥为收藏。(5)单一开口。一般档案夹是开放的，在携带过程中，有时候资料会掉出来。但袋式档案只在上端有一个开口，即使倾斜放置，袋里的资料也不容易跑出来。(6) 取放容易。到处都买得到袋式档案的信封袋，即使出差，只要就近书店买几个袋子就能用了。(7)变废为宝。已经使用过的二手信封，都可以拿来做档案，虽然不是很漂亮，却可节约资源，也是一件好事。

携带性和工作管理能力

一旦开始使用袋式档案系统，几乎所有工作从开始的那一瞬间起，就进入管理阶段。有的管理者的书桌上和公文箱内总随时放几个空纸袋，长久以来，只要开始一项新工作，就做新的档案，已成为他们的工作习惯。新计划开始后，会议的各项纪录、资料、名片、笔记等，都会当场收进档案袋并填上目录。工作进行中，各类资料也一面装入各袋，一面工作，资料分类的手续也同时在进行。利用这种方式，即使手边同时进行数项工作，资料也不会混淆，更省下事后整理的时间，“高效率”是不求而得的。

严格来说，事后处理并不是工作的一部分，而是为了不让资料堆积如山无法收拾，最好在工作完成前处理掉这些麻烦事。利用袋式档案系统处理资料，工作一结束，就将袋中资料取出丢掉，其余按次序排列即可。

方便整理，节省空间

个人在家中收集资料时，能使用的空间非常有限，而在办公室中分配到的工作空间也不大。尤其自办公自动化后，信息机器占据越来越大的位置，办公环境更加恶化。在这种情况下，巨型资料柜、豪华档案和管理者是无缘的，这也是创立袋式档案系统的原因之一。

一般的六段式角钢书架所占空间较小，可以将五个棚架拆掉一个，略做调整，变成四棚架、五段式空间，每一段大约放 100 个档案，一个书架就能放 500 个档案。前述的卡文先生用的角钢书架长宽是 80×250mm，一个小房间可以摆 4 个柜子，总共可存 2000 个档案。根据他的经验，累积 2000 个档

案大约要 10 年的时间。总而言之，袋式档案系统既易整理，又省空间，非常适合现代人使用。

瞬间检索法

一般地，资料档案累积到一定程度后，找资料就会变成一件麻烦事，检索会愈来愈难，愈使人烦躁。据统计，一般人找东西能忍受的时间大约是 1

分钟；通电话时，如果对方请稍候，等了 15 秒还可以，到 30 秒就已经焦虑

起来，过了 1 分钟已经不想再等，等了 3 分钟后，肯定要挂断电话。出乎大家预料的，人就是这样缺乏忍耐性。

袋式档案系统就是要去除人们心理上的这道障碍，提供瞬间检索法，因为：(1)制作时，已利用纸袋将所有的资料统一规格；(2)以字母顺序做目录，所以检索容易。使用纸袋，可以使所有资料都可以不拘形式地放入袋中，届时只要找到纸袋目录就能找到资料。

袋式档案完全不使用特别分类，单纯以字母来排列，不用再设定名目，只要循字音就能找到资料。它完全考虑人的生理反应，是最有效率的整理法。

家庭资料的整理

不仅办公室或书房有许多资料需要整理，家里的资料也不少于办公室。邮件、收据、银行帐单、保险证、会员证、子女学校有关文件、家电保证书、

使用说明书、贷款证明等，家庭中堆满需要整理的资料。一般主妇总将这些资料丢进一个大抽屉里，等需要时再找。但郑重其事建档分类又有点过分，这时候利用袋式档案系统收集这些资料，只要在纸袋的目录栏填上“收据”、“保险证”、“会员证”、“说明书”等即可。

照片同样可以参照这种方式进行处理：有关嗜好也能档案化，像剪下杂志上的食谱后收入袋中，以“法国菜”、“点心”、“中国菜”等排列，不多久自己就拥有一套食谱字典了。有些管理者还用这种方法整理子女的成长记录，把小孩出生当天的报纸、第一次画的图画等全放进纸袋里，将来送给他们，就是一份特别的礼物。

工作中的资料整理

在工作中会出现一些混乱的资料，像一定得回的信、款项申请书、开会通知、工作手册、收据等，这些资料可能一时还无法分类或必须随时放在身边查用。也有一时之间无法判断是不是要保存、必须先搁置一阵的文件和临时裁下来的剪报等。像这类不能立刻处理的文书资料，往往也有相当数量的堆积，占去工作桌的空间。

最好的方法是用袋式档案处理，将资料放进袋中，写明“预报收据”、“待回信件”、“开会通知”、“暂留剪报”、“未处理文书”等，另外，再用几个袋子装电脑碟片、信封、信纸、邮票，免得混淆。当然这部分暂时处理的文书不能过量，否则就是自己偷懒未彻底整理，到头来又有一堆资料无法处理，最后只好丢弃一边。

袋式档案的制法非常简单：(1)准备定好尺寸的信封袋；(2)在正面左方画上目录栏；(3)为方便使用角钢书架，将反面袋口切去 2 厘米，这样就有较大空间，不会折损档案角。

采用“角型 2 号”信封是为了统一 A4 规格，很多学校、机关都采用 B 类纸，当然也可以利用其它型号的信封。另外很多平面设计者通常使用大尺寸的用纸，一样能选用较大尺寸的纸袋。不过，一旦确定了袋式系统尺寸，就要坚持下去，不能随意更改。

所谓的系统化，就是统一规格。不论 A4、B4 或其它尺寸，整理资料重要

的不是何种尺寸，而是统一规格。至于书籍目录栏，只要准备尺、铅笔、圆珠笔和一把美工刀即可。

做袋式档案固然容易，但一次要做 100 个以上，还是要花点时间的。于是可以把目录的标准模式做成一个纸样。

袋式档案使用规则

袋式档案系统的使用法因人而异，但其基本规则有四项：(1)不能随意变更自己使用的规格。在决定规格前，要考虑大多数人的需要，选定后即不能改变；(2)目录栏一定要划在同一位置；(3)保管时绝对要按照选定的次序； (4)袋式档案不是工作结束后才用的，而是整理资料的方法。

如果混用不同的档案规格，则将无法统一档案排列，资料柜的大小也不能统一，同样性质的信息可能分散在不同档案中，在检索时将无法一次取出。划目录栏时为了方便检索，一定要划在同一位置。

袋式档案的使用方法

袋式档案有九种使用方法：(1)制作与携带。预先制好几个袋式档案，放在书桌和公文包内备用；(2)随时开始工作。开始一项新工作或有了需要保管

的资料时，立刻使用档案袋；(3)写明目录。依袋内所存放的资料内容，在袋面的目录栏上填写清楚。如果用拼音符号做分类，则在目录栏的头三格记下头一个字的拼音。写目录时，要用较粗、较鲜亮的笔书写；(4)把资料装进袋里，记清资料出处。不过要注意一点，检查一下资料上是否都已注明资料的出处。资料出处包括发生日期和资料源，这可以帮助解决资料排序的问题，同时将来在引用资料时，也要注明资料源，免去使用权上的麻烦；(5)统一文件规格。A4、A5 型的资料可完全存放在袋中，而 A3、A4 型的文件则必须折叠后再放入。有些人不愿意折重要的文件，但考虑到存放时的不便，还是忍痛折叠为好。此外，有许多印成只有 A4 尺寸的 1/3 大的小册子，如果整本放入袋中实在太占空间，只好撕开，把必要的部分留下来；(6)收录追加的资料。收集资料中，常会发现和原有资料档案相同的文件，如果袋子已经装满，只好再填写一个袋子，放在原资料档案后再编号即可；(7)工作结束后，将原来使用的袋内资料重新检查一遍，舍弃不需要者，然后根据原排列顺序上架； (8)再利用和整理。每次取出档案使用时，都要顺手整理一下袋内的资料，不要的一定要丢掉，这样才不会造成资料泛滥；(9)总整理。资料和饮食一样，如果放任不管就会落入无限膨胀的地步。因此每隔一段时间要整理一下档案柜，丢掉不需要的项目。像改用其它档案架、改变书桌方位、大清扫时都是整理档案的好机会。

好不容易保存起来的资料，如果不能迅速找出来使用，则完全没有意义。因此在设计整理系统时，一定要注意这个问题，而其中的关键是目录的设定方式。

设定目录的基本原则应该是：首先出现于脑中的字眼，就是目录的主要关键字。

每个人的思考方式都不同，但各有各的“固定思路”，都有自己的一套逻辑方式，在处理袋式档案的目录时，就要考虑这种逻辑。利用这种浮现的语言作目录有一个好处：等自己想再找这个档案时，一定会想到这个字眼；设定目录时要不断地尝试，直到找到自己的逻辑方式为止。

完全以记忆关键字来找资料档案，500 个已是极限，500 个到 1000 个是记忆模糊阶段，而 2000 个以上，脑子根本就不管用了。如果档案数已经发展到这个阶段，不妨使用个人档案来处理目录，然后再找档案。

通常在设定档案目录时，不妨再依档案内容设定第二个档案，把关键字写在纸上，输入个人电脑时会方便许多。即使现在没有把目录输入电脑的打算，也不妨做这样的准备，将来也许会用得上。如果袋式档案数目少，还用不到个人电脑的卡式档案时，利用文字处理机同样可以达到目的。

使用“袋式档案系统”注意事项

正确使用“袋式档案系统”应注意七个事项：(1)袋式档案系统以“角型2 号”信封做道具，主要用来处理纸资料；(2)袋式档案系统既便宜又简单，容易执行，是懒人最佳整理术；(3)袋式档案系统可以瞬间统一文件、笔记、照片、书信等资料的规格；(4)袋式档案系统在整理资料的同时也能发挥管理功能，多项工作同时进行时可预防混乱；(5)袋式档案的目录是利用个人的思考逻辑制成的；(6)资料整理最好以字母为排序原则；(7)为了提高袋式档案的工作效率，每次使用档案时，要有勇气舍弃不需要的资料。