收集资料时应制定合理的计划

任何一种工作都有开头和结尾，尤其在专题式收集资料的情况下，更要有“截稿”的意识，才能有效率地赶上工作进度。一般地，收集资料时应制定合理的计划，不管是专题式资料或长期的收集，都要有阶段性的处理，大概分三个步骤：

(1)设定“产品”类型

如果是长期的资料收集工作，管理者要确定未来资料建档的内容和形式；如果是专题式的资料收集，更要考虑将来要使用这些资料的方法，即要先决定最终“产品”的面貌：

1. 是以口头说明还是书面报告报出结果？(2)报告书用手写就可以；(3)报告书必须打字处理吗？(4)是否要将报告书交付印刷厂印成册子？(5)有无附加照片、幻灯片、录像带等录像资料的必要？

提前设定“产品”的类型，会影响资料收集的方式、进度和经费；如果没有事先的设定，可能会降低使用资料的速度和效果，更可能造成浪费。尤

其是现在的许多提案会、企划案都是多人合力完成的。事先不设定录像资料的使用状况、报告书的写作格式和版型，收集出的资料将会是毫无章法、风格不一的一堆文字。

1. 合理调配时间、人才和经费

最简单的资料收集方法，就是打电话向有关人士请教，而到图书馆带资料、到书店买书则是可以立刻行动的方式。也有人投入大笔财力和人力，在海内外各地大量地收集信息。要采用什么方式，单凭个人或团体的需要和财力而定，没有任何硬性的规定。

如果时间充裕，一个人就能做很多事情。很多非文学类的作家对固定的现象经过多年的观察和收集资料以后，下了很大的功夫终于写出惊世巨作。而动员大量的人力，则有可能在短时间之内完成相应的工作。有人怀疑这种速度的可能性，事实上，如果有三名记者，每天采访两个人，10 天就有了 60 个答案；如果记者增为六人，则效率会成倍提高，截稿的时间肯定更快。时间和人力的关系就是如此微妙。

现在广告公司或公关公司为客户代做的市场调查，收费动辄上百万，就是明显用金钱换取人力或时间的方式。时间、人才和经费如果经过合理的调配，对收集资料有很大的帮助。

1. 进行“工作过程管理”

一个单位如何制定合适的时间表来进行进度管理是让管理者头痛的难题。根据工作经验，设定期限是进度管理的首要任务。如果没有设定完成工作的阶段性时间，员工拖延懒惰的习性绝对会“尽情发挥”的。

有时候许多工作需要长时间进行，很可能是几个月、3 年甚至更久，这时候不妨从小进度管理抓起，用每周、每月的进度做目标，最后累积成最终结果。卡文过去在从事一项专题研究时，6 个人花了两年时间才完成；工作进度完全依据山根式工作进度管理表来控制。在设计这张表格时，要掌握工作进度，应该切实完成哪些项目？这就是制作进度表的目的。要在纸上写下具体的要求：(1)要判断准备收集的资料是否充足；(2)要专人负责，明确分工；(3)要清楚显示每个人的工作进度，并考核其是否已经完成。把这张表输入电脑，然后打印出来，利用各种符号注明不同的工作进度，有变化时，再用电脑修正进度情况。有了这张一览表，每个人的工作量就一目了然，可做为核算工资的参考。

下面是一个四人小组调查消费者使用通讯器材情况的例子，管理者不妨用“山根式工作进度管理表”（附表）来处理进度。

通讯器材使用情况调查：(1)以讨论方式设定需要取得的资料样本；(2) 在左栏写上分类名称；(3)在最上栏填写工作人员姓名；(4)将要收集的资料名称记入栏内，这样就可决定每个人负责的类别，分类时要注意考虑个人的知识和判断力；(5)在工作进行中，不断以记号区别进度，比如未完成者划

（○）、已完成者划（ ）、已提出报告者划（●）等；(6)以不同记号记录不同的工作类别，像（△）、（▲）、（ ）表示资料收集程度，（□）、

（ ）、（ ）表示电话沟通情况等，都可以分别使用；(7)在每次例行会议后，都要做好所有记号，再把会议记录输入电脑中。从管理表的横向看， 可以检索调查内容是否充分；而从纵向来看，则可了解个人工作进度，督促落后者迎头赶上。

工作进度管理表范例：

从前面的实例，大概可以得知：(1)从“使用者现状”和“海外动态”来看，资料显然不足；(2)“使用者现状”仅使用电话采访，应考虑面对面的沟通方式，另外最好加入“商界使用现状”资料；(3)“海外现状”只有一个例子绝对不够，一定要取得世界各国资料；(4)有关“未来电讯动态”部分，应考虑增加“行动电话”动向；(5)“未来技术”一项，应该收集总论式的文章； (6)从工作人员的资料来看，B 的工作显然太轻松。要么让他分担别人的工作量，要么就分派新的工作；(7)C 要完成的项目很多，可以把“传真机”的问题转给 B 解决，而在“未来电讯动态”项目上，应该把重点放在未来技术方面；(8)D 应该转向收集综合性的资料，并担任其他人的后援。

经过这样反复检索后，工作数量和质量一定能大大地提高。当然，工作进度管理表不仅只应用在收集资料的工作上，而且也适用于其它行业。