文字报告书表现技巧

一般来说，目前各种报告、企划书的形式都分为手写或打字两种，有时还要动用到印刷，不过其构成要素大致都相同。

过去的人喜欢用稿纸写报告，唯一的好处是容易计算字数，比较有利于打字、印刷，但基于时代潮流，愈来愈多的人喜欢用横式的条纹纸书写。不论使用哪一种用纸，一定要记得，如果要发出去打字，那么手稿一定要遵守“直书直打、横书横打”的原则，千万不要直书横打或横书直打，否则打出来的稿子一定错误百出，因为你违反了人的自然习性。

相对地，如果报告书不发打字稿时，最好不用有格稿纸，因为对阅读者来说，方格是一种视觉负担。

除了书写打字的问题外，其实制作文字报告书最困难的是执笔的工程，管理者常对着完整的资料、预定好的内容大纲发呆，就是写不出一个字来。这种混乱的主要原因，是现成材料和原先的概念已在人脑中混成一团，

不知从何起头。最简单的解决方法是把脑中的想法“拿”到脑外来，一一列举整理再下笔。可以下列步骤逐次完成报告书：

执笔工程部分

重新整理预备使用的资料

利用各种整理方法，重新处理一下准备使用的资料，注意统一规格，同样大小的资料可以堆在一起。

在资料上做记号

如果资料有好几份，不妨按性质或次序做上记号，用号码或字母编号都可以，免得有所遗漏。

开始读资料

把资料整理好后，就要开始重读这些信息，这回要一边读，一边用笔把要用的、重要的地方划起来，并且把心得写在空白的地方。

转记在卡片上

卡片大小大约为 11cm×3cm 比较恰当，也就是一张 A4 纸裁成四张的大小。把刚刚划好的重点和心得一一转记到卡片上，记住一个主意、一张卡，不要在一张卡上列两个以上的意见。卡片要注明刚刚编好的号码以备查照。

这种转记一定要清楚到自己能了解的地步，以免时时回头查原资料。(5)卡片分类

转记完成的卡片就是文字报告书的主要构成部分，在使用前要先将卡片分类，以便按类使用。分类前要把桌上清理干净，不要和别的文件混在一起。分类过程中一定会产生新想法，不妨再将想法列在卡片上，也加入分类。

卡片编序

分类完卡片接着要编序。这回编序要按规划报告书的段落来编，真正开始写报告书时，就是按这个顺序。

报告书的段落分配大概有两种形式，一种就像中国诗句的起承转合，另一种则是日本古乐的构成方式序破急。

以下详细说明这两种文章形式的构成单元。

A 起：属于导语部分。旨在描述身边环境的现象或某一事件，或者把结论提前到起段也可以。阅读者会不会耐心读下去就决定于这个开头。

B 承：承接起段的事件而进入正文。相对于起段，这个部分要多用冷静、比较性的手法来陈述。这个段落要为阅读者解释起段中所突出的现象、背景及原因。

C 转：离开承段所引述的事实，再引导读者到另一个主题；提出另一个新发现的事实或独特的提案，慢慢加快速度。

D 合：用简单明快的语句总结以上所有陈述，为读者快速作结论。至于序破急的结构则如下：

A 序：相当于起，淡淡举出一件大家都没有注意的事实。

B 破：从一个特定观点解说序的内容，并进一步介绍、评述相关的事实，尤其注意最好提出否定论，打破读者的固有观念和一般性期待。

C 急：用简洁快速的笔调，强烈地在结论中描述自己的主张。

以上两种报告书构造都是在配合人的阅读习性，营造出适于理解和具有

吸引力的气氛。

按分类序号决定卡片的阶层构造

在心中记牢起承转合或序破急的程序，然后着手排定卡片的使用顺序。每一组卡片都应该有它自己的流程，并且尝试多种不同的排列组合方式，一直到每张卡片上都有一个最适当的位置为止。

制作草稿设计图

准备一张大纸，按前述排定的顺序，一一贴上卡片，为了便于改换次序，卡片浮贴即可。同时要决定每一部分大约写多少字数，并且注明在上头，这样就完成设计图。

执笔

根据一般经验，完成上面八个步骤大概会占写报告总时间的一半，按次序做到这里，几乎肯定你不会频受煎熬而又写不出稿了。在桌上摆好用纸，上一排是资料，左手边是划稿设计图，按设计图上第一张卡片的记载开始执笔写作；卡片上资料出处的号码可以协助你快速找到引用资料，不必从头翻到底，既浪费时间又增加写作过程的不安和烦躁。

选用文字处理机“推敲”文字

易懂和高说服性，是我们一再强调的报告书原则，实际应用时可以这样表现：

易于阅读的形式

以一页 400 字的文章长度来说，每一段文章大约可以占到 3 行左右，而

且能用 2 行讲完的叙述就不要拖长到 3 行；最好用“因此、所以、然后”等连接词，免得影响文字的紧密度和速度感。

平易的形式

尽量避开难懂或古意盎然的字句，也不要使用非日常用语，造成理解的障碍。

多用比喻、尺寸说明等技巧

碰到很难理解的事物时，宁可稍微拉长文章长度，也要具体比喻说明清楚。现在来看看下面的例子。

“细胞核中容纳的遗传因子本体是 DNA”，目前的确有不少人已经知道什么是 DNA，但这样的叙述还是很难叫人接近了解的，不妨改成下面这种方式：

“在直径只有 0.01mm 的细胞中心，有一个很象话梅种子、被称为细胞核的部分；在这个核的中央有一幅生命设计图，存放了生命因子，它决定遗传的结果，而这种因子的本质是一种叫做 DNA 的化学物质。”

文章虽然长了点，却比原先的说法易懂得多，可见许多文章之所以难读，都是因为文中所附的辅助资料不足。

象这样一面写文章，一面推敲文字组合时，常会写出许多和主线不符或自己不满意的文字出来。许多人在写报告书时，常浪费很多时间在抄稿和誊写上，这是写文章的人最厌恶的工作。

至目前为止，唯一能解救这种困境的工具是文字处理机。

在文字处理机上，可以一遍遍地修正文字、段落，下一个指令，瞬间就能改变报告书的形式；写完报告书存进机器里，过一段时间再调阅，又有不同的体验来增减报告内容。对不善用文字或手写字体不佳的人来说，学会使用文字处理机实在受用无穷。

前述用纸张、浆糊完成的草稿设计图，也可以利用这个机器处理，会提高工作效率。

活用桌上排版术

桌上排版系统又称为桌上编辑系统，是高速度的文字处理机，不但能处理文字，还能编辑文字版面。目前桌上排版系统的推广速度比文字处理机还要惊人，它入侵日本企业的状态使得日本人称 1989 年为“桌上印刷元年”。

桌上排版系统有下列若干特点： (1)WYSWYG

在电脑荧幕上可模拟文件印刷后的形式，文字、图表、插画都能借机器加工，实现“你看到的就是你要的”（What You See Is What YouGet）的理想。

(2)自动调节字间

桌上排版软件可以自动调整文字之间的行距，呈现最合需要的形式。(3)自由自在画版型

一旦把文章输入后，横排、直排任君选择。(4)具有高度编辑功能

可以随时将图表、照片加入文字中，弹性调整版面。不但能处理文章，还可加上视觉效果。

(5)接用镭射印表机可做高速度印刷并附多样字型

目前镭射印表机的速度几乎能与复印机媲美，文字针数的密度也和活字相差无几，文字大小、字型又多样，等于实现了文字工作者的梦想。

桌上排版有许多功能，只要学会适于工作需要的部分就足够应用了。对于常需要多样、少量印刷报告书、企划书的商业社会来说，桌上排版实在是了不起的发明。

为报告书穿上美丽外衣

自己制作的文字报告书，绝对不能忽略面子问题：不管文字多优美、内容多扎实，如果外观不佳，很容易被读者忽略。这个道理在书籍销售上几乎如圣旨般被奉行。

经过精心设计的封面，不但能一目了然传达内容形象，更表现了制作者花费的心思和热诚。以下就是处理企划报告书的道具、作法和说明。

做文字报告书包装时，首先会碰到的就是装订的问题。自从复印机普及后，个人收到的文件数量急速增加，但真正装订处理的却少之又少，顶多是一枚曲别针或几根钉书钉就打发了事，也就相对地缺乏可读兴趣。

过去不断有人主张，复印机上应附有简易制书机，但以目前的情况来看，制造商显然没有采纳消费者的意见。

为了将报告或文件书类装订成册，可以利用简易制书机；另外在制作封面底时，最好选用稍有硬度的纸张。另外也可利用一环夹制本，这种装订方式很适合把平面摊开、需较长时间阅读的资料。