企业常用的报告书

告诉读者读了你的报导后有何收益，以引发兴趣——从你的报导可以获得什么，应早一点告诉读者，否则你的文章会一文不值。
报告书所写的不是读者的心情而是打从心里的了解——读者追求事实。你的解决策略为什么好呢？又为什么是解决良策呢？不要把事实完全说出。应分析事实，并告诉他在怎样的情况下达到结论。为了获取他的信赖，应该从最清楚的事情开始。使你的措词明确，并且具体地表示其要求会逐渐实现。
增加读者阅读报告书的动机，使他保持意欲——等把他取来阅读，告诉他为什么你的想法有益。仅仅产生要求是不够的，应该让他保持满足要求的意欲。
载明必须采取怎样的行动——为达到预期成果，应略述必要的程序以引发行动。很多纪录及报告书没有清楚写上必要的行动，所以无法采取行动。不出示读者明白的结论，而期待读者有超感觉的认识也没有用。

即使提出写好的报告书，仍然不能卸下完成报告书的义务，或许必须和上司、其他的管理者、甚至最高主管讨论报告书。最好事先能够回答有关报告书的种种疑问。报告书的做成准备，不是将利用资料全部写在报告书上，而是从辩护自己的想法之证据开始，以取得基本的资料。