人际信息整理技巧

是否能够充分运用人际关系，关键在于“人际信息”的整理程序

卡文先生大学毕业十多年以来，一直担任律师和会计师。长期工作经验的积累，已使他拥有丰富的各类资料，而且数量持续地增加。当然，这些信息并非完全是他自己的专业信息。在工作上，偶尔也会出现超出他自己所知的问题，这时就得请教专家；加上资料的辅助，如此才能顺利地解决问题。这就是“人际关系的充分运用”。他常借助他人的特长，以解决工作上的难题。这样，一遇到问题便迎刃而解，节省了时间，减少了错误。

因工作的关系，卡文先生建立了相当广泛的人际关系网络。社会上交际

甚广的人不计其数，他只不过是其中一员罢了。如果一个人不能充分运用广泛的人际关系，只是“备而不用”，是不能够开发人际信息这座宝山的。无论交际如何广泛，假若不能有效地分类，使其系统化，以致在需要时无法迅速找出，这就不糟蹋了这些宝贵的资源吗？

通讯录应以活页卡的方法整理，提高效用

不论是生意人或一般家庭主妇，必然都拥有一本客户或亲朋好友的通讯录，以备联络之用。为了加强“人际信息”的有效处理，卡文先生在通讯录上下了很大的功夫。他公司所使用的通讯录，并非印刷成册的现成格式，而是利用“活页卡”的方式，按照 ABC26 个英文字母排列，大小约和名片规格一样。一张卡片限用一个人，上面记载着个人姓名、住址、公司、电话号码等。

采用活页卡的优点是能随着交际人数的增加累积页数，随时可依顺序排列插入其中；此外，当必须取下卡片使用时，也可随意抽取，十分方便。无论是重复使用卡片资料，或是新增卡片，都须按照顺序排列，易取、易找、易处理，是很理想的“人际信息”整理法。除此之外，在每一张卡片的最底下一格，只以人名排列，只要知道姓名，就能得到基本信息，十分方便。

提醒各位读者，千万不要使用已装订好的通讯录，因为和活页式通讯录相比较，它具有很多缺点，比如它的容纳量有限，一旦超过容量，就必须再买一本，开支过大；还有其记载格式也有缺陷，一般通讯录的记事栏的空间总是很窄小，而且是一人一行，顶多只留两行的空格。重要资料往往不够使用，再加上它不是活页式的插卡，不能自由取用，而且不能将新的资料按照顺序排列，致使查阅相当不便。

卡文先生所设计的活页插卡，大小和名片一样，将卡片分成四行，第一、二行记录此人的住址、邮政编码、电话号码，以及传真机号码；第三行记载其职位、所属部门；最底下一行则是姓名，或其所参与的社团名称。正如前面所提到的以姓名为查阅的方法，只要查其姓名，他的资料就能一目了然了。若不能一眼就发现所要的资料，这样的通讯录便不能发挥效用，有待重新设计，所以在使用通讯录时，要特别注意记事栏的空间。

复印通讯录，以备在贺年卡寄出前作为核对的依据

使用插卡式通讯录，不仅能使整理的方法统一化，也不会因人数的增多而弄乱秩序，容易查寻，近乎完美。最可贵的一点是当你拥有这样一册完美的通讯录后，在寄出大量贺年卡及问候卡时，发挥了更受人欢迎的功能。每年卡文先生的公司都得寄出数千张的贺年卡或问候卡。这么多的数量，无法一一详细检查，常有重复寄出或漏寄等情况出现。即使只有百封左右的贺卡，也会产生同样的错误，更不用说是数千封了。因为没有详细地检查，往往产生差错也不知道。如果能将通讯录作为“对比”依据来使用，检查差错就很容易进行了。方法是：首先，将通讯录的姓名部分从 A 至 Z 全部复印出来，把这张复印本放在手边，当一封贺卡写好收件人的姓名、住址后，就在复印本上该收件人的姓名上盖上橡皮章。这些事他都委托秘书处理，他要做的是在收件人姓名、住址都写妥的明信片上加上几行他亲笔写的贺辞，并在寄出时，又用另一个章盖在复印本上。即使出现重复的情况，也会立刻发现。为了使秘书知道哪些人要寄贺卡，哪些人可以不寄，避免再三叮嘱的麻烦，他便在通讯录上画上“○”、“△”、“×”或“（○）”等四种记号。每年一定要寄的人打“○”；寄了很多年，但都没有回信的以“△”表示保留；

不用寄的打“×”；“（○）”则表示对方现因工作或求学居留在国外。对于其称谓，活页卡上也记载得十分详细。除了一般称谓“先生”外，

如果旁边注明“医”即写“医师”；写有“妻”字，意即连同太太的名字也要写上去，要加上“夫人”的称谓；若注明“全”，即是“全家敬启”的意思。这一类的记号，一看便能了解该如何称谓。所以无论贺年卡或问候卡，都可以委托属下处理，实在是方便又迅速。

卡文先生为何要在数千张的贺年卡或问候卡上亲自写上几行字呢？因为同一印刷格式的明信片令人觉得呆板而缺乏人情味，为了避免这种感觉，他亲手写上几行字，给收信人一种既亲切又受重视的印象。这样，卡文先生得受这种“经常得写这种外交辞令！”之苦。其实，如果真的要写那种“外交辞令”，光是贺年卡和问候卡，可能得花去他一整年的时间。他能够在短时间内，从堆积如山的明信片中逐一添上几行问候语，都是长期收集有关私人资料的结果。卡文先生在资料齐全的通讯录上的前几页贴上邮政编码以及国内外邮资的一览表，要用时，可以省下查询的时间；要寄到何处，需贴多少邮资，都一目了然。

“人才录”制作法

根据通讯录进行人际信息整理，主要是以能迅速联络对方和缩短邮递时间为目的。因此，只有查阅其资料时，才能知道对方的专长、近况，及其家族的概况等等。如果仅仅依赖通讯录，可能都无法清晰地记忆其面貌，更别论其它。为了更有效地利用“人际网络”，将其外貌和一些重要记录写在另一本活页卡上，这是一项很重要的工作。卡文先生起名“人才录”主要是因为“人际信息”在当今社会十分重要，它是一项宝贵的财富。他把“人才录” 设计为“姓名栏”、“索引栏”、“性别栏”、“出生年月栏”、“会面栏”、“学历栏”、“职业栏”、“户籍栏”、“工作地点栏”、“现居住址栏”、“家族栏”、“备考栏”等 12 个项目。看到各项栏目的名称，都应该有某种程度的了解，凡个人的基本资料，包括姓名、年龄、学历、任职单位、家族成员、结婚纪念日，乃至家族成员的生日等，都有详尽的记载。

在这本人才录中，卡文先生使用的是一般学校常用的资料卡。这种资料卡是在学生做笔记、实验或统计整理时使用的空白卡片。由于它的规格合乎需求，纸张厚薄适中，因此他选中了它。“笔记资料卡”也和人际关系资料处理所用的卡片一样，市面上也有出售，只是市售的都太厚了，编不了多少就成一本了，不能满足日益增加的人际资料的需求。在这方面，笔记资料卡比市面上的卡片可多编集三、四倍的数量，能容纳更多的资料。他手边约拥有 3000 名的“人才录”。

“工作地点栏”要预留空白

这本人才录与通讯录一样，依照个人需求而设计，所以具有一些别人所没有的特色。首先，“索引栏”位于卡片的右上角，以姓氏为原则，按照 ABC 的排列顺序查阅，如果遇到姓氏同音时，则再增加名字的第一个字，查阅时仍依英文字母的排列顺序，可以很快地查到所要资料。接下来的“户籍栏”，是最不容易变更的，即使变更也能够查询得到。当其外出或留学国外无法与本人联络上时，这栏便可以发挥作用。另外，还有工作地点栏，必须注意此栏要预留空白，以便对方转业或调动时，就能立即更正，以便日后查询。同样地，对于常有变更的“现住址栏”和“家族栏”也都尽可能预留空白，以备能立即修正资料。

预留“备考栏”，以充实人才录的内容

费心设计的人才录各栏，确实发挥了解对方信息的作用。“备考栏”更是他的心血结晶。为能更加完美，他在卡片内侧预留此栏，使资料更完备。在“备考栏”中，可记载有关其生活上的一些事情。例如：在收到的贺年卡上或问候卡内，对方写下“某月预定到巴黎旅行”或“现在家里添购个人电脑，以实行个人信息管理”等个人的特别动向时，就要在收到信件的同时，连同日期一起记入备考栏内。当然，诸如“我找到另一半了”或“有结婚的念头”之类的大消息更是不可疏漏。诸如结婚或增加人口的家庭变化，就要记到“家族栏”中，因为这类是有关家族成员的状况。再者，“家族栏”中，遇婚姻状况有所变更时，男士资料则加注妻子姓名；女士则加注夫姓，如果知道的话也尽可能记下原来姓名。结婚日期及伴侣的生日更是不可疏漏。如果在收到的贺卡上得知对方已有宝宝诞生等消息时，就得赶紧记下。当然这种情形往往在来信中不会写何月何日出生，而是写孩子已经几个月了，这时就要稍微推算一下孩子大约的出生时间。所推算出的年龄应该是正确的，所以在寄贺卡或问候卡时，就多了个话题。此外，当要拜访这位朋友时，事先查阅一下他的家族栏，确定孩子的年龄，顺便可以带个适合小孩的礼物，这样，拜访就显得十分得体，格外受对方的欢迎。在人才录中，尽量输入对方详尽的有关资料，如果需要查阅时，必能发挥最大的效力。

人才录的迅速查阅法

人才录是按照英文字母的顺序排列设计出的检索方法，谨将其查阅的步骤说明如下：在人才录的卡片上，上端印有从 A 到 Z 的英文字母。只须保留代表个人身份的英文字母，剩余的字母都打上孔。例如：大学同学，取第一个字母“U”，下一步找有关职位的称呼，是银行职员，就以“B”为代表，会计师以“A”为代表，律师则以“L”为代表。事先做好这一工作，假如你想得知有关支票方面的常识，就得找在银行工作的朋友，首先找大学“U”这栏，再挑出银行职员“B”的英文字母，只取“U”与“B”这两项的卡片，其它的 24 个字母孔已被去掉，所需的卡片便会出现。

这种设计类似电脑程式，十分理想。也许将其电脑化，仍有不符标准作业程序的问题，但对卡片而言，此种方法比电脑程式方便得多。

如上所述，卡文先生的人才录虽以收集个人基本资料为主，但实际上，却不限于此范围。贺年卡或问候卡的功用，并非仅是人与人的往来，在事业上也能增进双方的发展，足见其效果。人才录对卡文先生而言，是无法替代的财富，它对他具有相当重大的意义，但对其他人而言也许不一样。

名片上的资料是“人际信息”的基本来源

看到此处，读者应该了解“人际信息”的整理方法，须从通讯录和人才录开始着手，这两者的基本资料来源就显得十分重要了。大致而言，所谓基本来源，就是双方首次互相交换的“名片”。据了解，能确实整理名片使其系统化的商场人士，却是少之又少。

有人将交换得来的名片随便夹放在办公桌的透明桌垫下；也有人按照人名拼音排列整理，这都不是正确的整理方法。

卡文先生的习惯是：一旦与他人交换名片后，就会在名片背后写上有关对方的资料，包括本人、见面日期、见面地点、目的，或介绍人等等，都会记录上，若能知道其籍贯更好，也可以再加上本人的特征等等。因此，这份资料便成为人才录的珍贵来源。

须记住，名片必须在交换之后或当天即作处理。由于人的记忆有限，时间久了，印象就变得模糊，所以要愈快处理愈好。可在公司或回家的电车上做此项记录，再将名片交代给秘书，请她转入通讯录及人才录中，经卡文先生核对无误后，就增加了通讯录和人才录的内容。最后再将那张名片放入活页式的名片整理簿内，而且每个名片格只放一张名片，以便在查阅时一翻就能查到所要的资料。

偶尔翻阅这本名片簿时，脑中便会浮现出双方会面时的细节，不由得感到很愉快。

名片整理采用“逆检索”的方法

通讯录和人才录是以英文字母排列，然而名片整理方面却不使用这种“检索”方法，而是以工作职位、公司性质等项目作为标准，当然自有其理由。例如：A 银行的经理带着新进职员来拜访，如果将名片按照英文字母顺

序放入名片簿内。一段时间后，由于对方的姓名已模糊不清，想要迅速找到是很不容易的事。如果在收到名片之后，将其放置在 A 银行的档案内，那么查阅 A 银行，就一定能立刻得知那位新进职员的资料。

想必大家都已了解“逆检索”的真正目的，即是不按照英文字母为排列方法，而以工作性质的“分类”作为标准，所以适用的范围相当广泛。

对于通讯录、人才录、名片簿等三项相互关连的整理都一一介绍过后，若能依据所知，加以充分运用，必能获得最大助益。

邮件必须趁早处理

在卡文先生的公司里每逢年中、年底，就必须寄出数以千计的贺年卡或问候卡，若再加上日常的邮政信件，一年内会收到总数在万封左右的信件或明信片。假如不马上整理这些信件，而一封接一封堆入书房的抽屉里，过一段时间，就会陷入无法整理的混乱之中。

整理这些信件时，心中首先不要抱着“这是一件很复杂的事”的心理，除去此心障后，接下来的工作就轻松多了。第一个步骤应是：收到信件时，先记下收到的日期。

在卡文先生的公司里，收信后都会用日期戳盖在信件上。明信片的地址正、反面不一，甚至两面都写有地址、姓名；有些信封常印有所属机关单位公司的名称——每当他整理这类信件时，一定会将收信日期、寄信人姓名、公司、名称都详看清楚。平时只要看到广告函件之类的，根本不用处理，直接就丢进垃圾桶。

邮件盖上日期戳后，就要开始着手分类，而且分类工作最好每天都进行，因为随着数量的增加，最后就得花费更多时间来处理；尤其每到年关，就会收到为数不少的贺年卡，若不尽快处理，等时间一过，就毫无意义了。

公司在收到贺年卡之后，仍依照英文字母顺序排列，很容易查阅。在检查时若发现因迁移而失去联络、没有记录的朋友或客户，便可以赶紧补寄。既然这是对方主动联络，就应赶快依据新地址记入通讯录和人才录中，以备日后联络之用。

除了贺卡外，信件大部分都是与工作有关。由于卡文先生从事会计师和律师的工作，所以办公室内挂有两种不同的记事板。事先准备分类的箱子，将信件按照工作性质分类编排。若不按照性质分类处理信件的话，往往须费时查阅，事倍功半。所以一定要将信件分类处理，缩短检索时间。

用装书的外壳整理明信片最适当

很多人都不懂如何将信件分类处理，或烦恼分类后又该如何妥善保管。的确，贺年卡或问候卡大多以明信片为主，这些明信片没有长久保存的必要，大多以一年为保存期限。

卡文先生常拿装百科全书或公司年鉴的书壳装明信片，最好书壳的大小和明信片差不多。

书壳的用途原来是为了保护书本不受损毁，同时也兼具装饰功能。对经常用到百科全书的人而言，寻找书壳不是一件很麻烦的事。其实书本在出售时，都已经将书壳的费用包括在内，一般人也都不会刻意地把它丢掉。若将明信片放入书壳内保管，就很具经济效益了。

卡文先生常在办公室内的书架上摆了几个书壳，按照英文字母顺序、年度别，将贺年卡、问候卡放入壳中妥善保管。若把前面所介绍的通讯复印本，配合这些明信片，就能使检索工作更加完善了。

贺年卡是人才录的宝贵信息来源

除了贺年卡、问候卡或公务书信外，从亲朋好友处收到其个人近况的信件或明信片，大部分都是些调动、结婚、生孩子、过世等消息。

卡文先生将这些变动资料事无巨细地都记入人才录中。对于这种信息网络，往往一般人都知道方法，只是不愿起身而行罢了。

如前所述，只要新的信息出现，一定要纳入人才录的卡片中。尤其对于乔迁、结婚、生孩子、死亡的日期，必须随同寄来的书信或明信片的收信日期，一并记录，这就是“人际资料扩为人才录”的一大整理原则。

因此，已记录于档案内的重要信件或明信片，都须妥善保管一段时间。当然，这些信件或明信片的重要事件已转录在人才录上，所以不会再用到它们，但是为了慎重起见，仍将它视为原始资料而暂且保留。