管理者的信息活用术

信息必须能加以活用。以管理者的情况来说，如所收集来的信息，却不能有利于自己的工作，或是无法配合自己的目的，那原则上此信息对管理者而言是不具任何意义的。由于职别各有不同，所以活用的目的也是各异的。但要注意的是原本收集的资料，在未经整理的状态下，是无法直接对工

作有利的，当然，能够直接利用的资料，就很方便了。但在决定工作主题时，也有从近乎“零”的状态下，从头开始收集信息。完全从“零”开始来收集信息，是不可能的，在刚开始的阶段中，仍应具有最基本的信息。

信息收集所应注意的是，平时应事先架起天线，去接收可能对自己商务有利的信息。如此一来，在接触某项和原本工作并无太大关系的新工作时，起码有些基本资料可供参考。

以下所要谈的是有关管理者信息活用术。

假如管理者从事的是律师、会计师及演讲和执笔等工作，而这些范畴便成为管理者活用信息的标准，且按下述顺序来制作管理者的工作档案。

信息档案夹，收集和主题相关的信息。
考虑如何架构，并且分类。
填补不足的信息，（第 2 项和第 3 项是同时进行）。
若为演讲或执笔，便做成摘要，配合档案演讲或执笔的工作。若为律师或会计师的工作，则以使用这些档案来着手工作。

1.接受一项主题时该如何着手

现举一个信息活用的实例。数年前卡文先生曾以企业兼并为演讲的主题，以早上 10 点至下午 5 点为期一天的时间，来介绍自己的方法。在此顺便说明一下，企业兼并是指某公司利用经营战略并吞了其他公司。简单地说，就是企业本身的买卖。若此企业对所有人都不产生魅力时，也不是以解体的方式，来卖出土地、商品、建筑物，而是视为一个有机体出售给某个企业。欧美企业，常会设立一个以执行兼并任务的小组，认识企业兼并是维持企业成长的手段之一。而银行、证券公司以及会计师事务所，都是以各自专门的立场来从事企业兼并业务。

首先，卡文先生做了一份企业兼并的档案。这份档案分成两组，每一组都有 10 张标题用纸。由于此时尚有许多标题未决定，所以先以想到的部分，记录并归档，而后再从这份未经加工的档案中，整理出标题。

卡文先生本身因职业的关系，曾办过一次美国的企业兼并，其所针对的对象为日本的头端企业。而卡文先生也以此为档案的实例，故复印了当时的契约书归档。至于日本的企业兼并，卡文先生也将它收集归档在契约书的样本中，当然这些无法直接做为演讲稿，但可做为参考资料。

第二，收集最近的企业兼并的各种相关统计资料。有关企业兼并，由于卡文先生本身是律师，且以前就非常关心这类资料，所以早在企业兼并开始流行日本之前，就已着手收集相关信息，因此，在很早以前就已做好企业兼并的档案了。

而光是报纸、杂志上的资料，就有一百多张，这些资料，大部分都直接归入企业兼并演讲的档案夹中，不过，并不是把原来的复印本归到这个档案夹中，而是再重新复印一次后归档，因此，原来资料档案，仍会维持原样。虽然此份信息的主题，和演讲主题一样，但由于每次的商务主题都不尽

相同，且不知何时这份档案信息还会运用到别的标题上，所以信息档案仍应以原复印本来保存。

因为有了这份资料，所以卡文先生对美国最近的企业兼并统计，以及世界性企业兼并的趋势，都能一目了然，不过，尚不足以当做演讲时的参考资料。

第三，是从单行本书籍中来收集必要的信息。在购买企业兼并的书本资料时，应先大致浏览一遍，但因可能会有新出版的刊物，所以应常注意相关新书，以便收集更新的资料。

在卡文先生接受此次演讲邀请的同时，日本银行界、证券商等的专家们已开始关心企业兼并，不过当时有关企业兼并的书仍相当少，而以企业兼并为标题的书，顶多只有两至三本，且并非全书的内容都对演讲有所帮助，而真正有帮助的是书后的参考文献。

由于参考文献中有些书值得一读，所以卡文先生又增购了一些书，即使书名不是以企业兼并为主，但书中内容有些是和企业兼并有关的重要部分，此时，他就将它复印下来归档。例如，有一本书名为“如何向海外进军”的书，其书中谈到“企业进军海外的方法是购买国外现有的公司”就与企业兼并有关。

还有某书的参考文献中，备有某证券公司发行的公司报告，而此报告是

非卖品，所以在一般情况下是不予出售的，于是卡文先生便向那家证券公司洽询说：“如果正本不能卖，那复印本也可以。”这样，卡文先生才得到那份复印本的。

另在取得公司时，尚有所得税的问题，所以卡文先生复印了税务法规中的相关部分，并将其归档。

当然，这些资料都已记入在脑海中，但在演讲说明时，却又须特别指出“这是所得税法的第×条第×项第×号，所得税法施行条例第×项。”且若要如此一一确认税务法规是很麻烦的事，所以一定要使用一份复印档案，才足以应付。

在整理信息内容时，也应一一地将档案中的标题名称记录下来。2.为方便书写构成案，应好好利用文书处理机

首先收集有关企业兼并的报纸、杂志上相关资料，然后，再收集因工作所获得有关企业兼并的资料。以企业兼并为书名的书，到其他书名（但书中却有描述企业兼并资料）的书，都是信息收集的对象，同时也应收集税务法中的相关条文。而为了防止以上资料的零散遗失，所以最好全部复印归档。将事先想到的项目，先做分类再归档，而其他的标题，则应一边收集资

料，一边追加标题名称。

演讲档案，一旦有了充分资料后，大致上已完成了整体结构。而有关各种标题的构成，则应活用文书处理机来完成。

首先将从前所想到的标题，以及后来才追加的标题全部输入到文书处理机内，利用文书处理机，不仅轻易地就能替换项目顺序，而且要除去不要的标题也很简单。

并在考虑内容架构时，若有必要的信息，也可随时补充进去。

为了企业兼并的演讲，虽已有一份证券公司资料的复印本，但这份复印本仅有一部分是可用的，所以卡文先生又买了几本有关企业兼并的书，来做参考资料。

这次卡文先生并未收集人信息，那是因为，在中国尚未有人比卡文先生对企业兼并知道得更加详细。

以上即为演讲的准备程序。

以下 1—6 项大纲是发给出席者的演讲大纲，但是，实际上，卡文先生演讲时所使用的内容，比这份还详细。

企业兼并现状(1)何谓企业兼并

(2)在欧美企业兼并的现状(3)国内企业取得国外企业(4)外国企业取得国内企业(5)对企业兼并的需求

企业兼并是手段，而非目的(1)其目的各有不同

(2)做为手段的企业兼并分类(3)企业兼并战略成功的要点(4)国内企业兼并型态的确立(5)其他

配合目的来选择企业对象

信息的收集
配合目的来选择的原因(3)中介机构的问题

(4)其他4.交涉

交涉的开始
取得对企业的追踪调查(3)决定企业价格

(4)税法上的问题(5)其他

契约缔结和实行（订合同） (1)起草

(2)契约书的注意事项(3)实行

(4)其他

公开收购的几项问题(1)何谓公开收购

(2)公开收购的种类(3)公开收购的手续

(4)对公开收购的防卫策略(5)其他

3.了解信息收集的各阶段，整理时将就会迅速和有序

为演讲所收集的资料，一定要牢记在脑中。但是，若特别为了演讲，而郑重其事反复阅读资料，是不可能的。

首先，在收集信息时，应先浏览一遍资料，而在写演讲稿时，再挑重要的部分看一遍，此时，大致的内容就已记下来了，但这并不代表已经读过全部资料。

有关企业兼并这主题，因为一直视其为律师、会计师必备的知识和经验，所以，这方面的知识都应已十分熟悉，但为了配合演讲，最好还是再附加一些概论知识，以及各种实际情况。

当然，到演讲会场时，应携带完整的档案，虽然在演讲时，几乎都不会看档案的内容，但应先假设有某些听众质问你，为了确定统计数字等详细资料，可借档案来回答听众的质问。

卡文先生平时所收集的信息，在这次演讲上，发挥了相当大的功用。今后，国内势必会将有关企业兼并的问题大肆宣物，这也是预料之中的事。

卡文先生开始注意企业兼并是在 80 年代，当时我国对企业兼并的印象不太好，所下的评语是“掠夺”。

但是，美国等世界各国，却视企业兼并为商场上的家常便饭，且世界各地的企业兼并件数也日益增加。

然而，在我国企业进军美国时，因视银行为可靠企业，所以将取得当地银行，视为进军美国的方法。严格说起来，其虽和美国的企业兼并不尽相同，但由此我们可以预测不久的将来，企业兼并势必在我国兴盛起来。

由于管理者本身的工作，对此就更加需求，因此，掌握目的意识，来收集有利的商业信息，架起指向性天线，使此次演讲资料的收集和整理进行得

更顺利。总而言之，唯有拥有基本信息才能进行信息活用。4.信息档案未经整理时，是很难发挥功效的

在前述的演讲案例中，以前所收集的信息，发挥了很大的功能，但是，并非每次的工作主题，都能和以前所收集的信息主题一致。一般来说，主题不一致的案例较多。

在此再举出一个信息活用的具体案例。

某企业对加拿大不动产投资的专业信息和契约交涉资料，需求甚急。而在日本，以美国为对象的信息，很容易得到手，但对加拿大及某些特

定的州，其信息来源就少之又少了，且税法常更动，所以一两年前的信息已经不适用了。

首先，在卡文先生接受此企业的委托时，手边的加拿大信息，都是一般资料。

而卡文先生工作上的信息，又大略分为会计师和律师两大档案。

会计师的档案内，在税务关系的标题中有“国际租税”的资料，这份国际租税资料里，也有此企业所需的加拿大相关资料。另在律师档案内，也有个“外国关系”档案，其对此次工作也有所帮助。尚有一份不在工作范围内的档案，但其中的“海外信息”资料却是此次工作的相关资料。

在有关的书籍中，若以“进军海外企业”或“各国的租税制度”为书名的书，大多是以美国为诉求对象，所以对这次的工作，并无太大的帮助。再者，有关加拿大的书中，也大都只是一般的案件内容，很少有正确信息和个别具体信息，所以，一般市面所卖的活用信息，对这次工作帮助不少。

而想从手边的档案和相关书中，挑出与这次工作有关的信息，最多只能挑出所需的两成。于是卡文先生便致函加拿大驻日大使馆，要求函寄所需的资料，加起来也只有全部的三成左右。

这次工作中，最重要的信息是加拿大的投资法律、税务。而有关加拿大对外国企业的特殊法律及税务法律上，将来不动产用途的变更可能性，也是重要的课题。

加拿大和美国一样，有联邦法律、税法，及州法律、税法，但各州的法律和税法都各具特色，不过不得不考虑到某州州法是否有所改变。例如，卡文先生从国会图书馆的资料室中所找出的加拿大州法律资料，但卡文先生仍会仔细考虑，目前是否已有部分更动了。

当然，以卡文先生本身对海外的不动产投资的概略性认知，对加拿大的法律知识也略知一二，但若要适用于实际案例，仍必须收集更多且更详细的信息。

最具体的是，最近刚成立的“加拿大投资法”条文，因至今尚未施行，所以必须了解实际适用的信息是什么，更须详细地调查，在某州设立分公司时，所会面临的种种问题。

另外，加拿大设有土地转让税，但因范例的税率都不相同，所以应先了解这次工作须支付多少税金。因为这次的贷款，是以数千万美元为单位，所以即使误差 1%，都会产生相当大的差额。再者若无调查用途的限制，则会产生用途变更无效，而这企业便无法继续推进发展，且其不动产的价值也将大为减低，所以，必须调查得非常详细。

总之，这次工作，必须收集许多当地的新信息。5.活用人的信息是有益的

活用别人信息是收集当地信息的起源。

以前，卡文先生曾在某国际会计师事务所工作，当时有位比卡文先生晚一年到职的同事，现任职别家国际会计师事务所，担任加拿大多伦多办事处的经理。多伦多办事处的职员约有两百名，且多伦多离卡文先生此次所负责的工作投资地点很近。

前面已提到当须收集主题信息，却又找不出访问对象时，就应查阅“人才录”。而这位居住在加拿大的朋友，就是卡文先生查人才录得来的，他就成了卡文先生取得珍贵信息的来源。他本人是住在和此次加拿大投资地点同一州，并拥有日本及加拿大两国合格会计师的资格，对加拿大的税务也很清楚，若有必要，也可请他们事务所内的税务同事，调查更详细的资料给卡文先生。此也意味着，此次卡文先生的信息收集，大多来自于旁人的支援。

不过，他本来的工作会计师，对税务等问题较为精通，但法律或土地评价，就无法做直接询问，只好以国际电话，通过他人得到一些当地可依赖的律师事务所及调查机关的资料，并且委托他人协同别的调查机关一起调查不动产公司的土地评价。

因为卡文先生获得朋友如此适当的协助，所以此工作进行得相当顺利。但即使在他人也毫不了解的情况下，卡文先生尚有其他途径，可找到相当合适的人选，实际上，若得不到他人的协助，尚有另外两个途径可寻。

所以，卡文先生从一开始，并不是因为可以利用这个人的信息，才会接下此份工作。即使人才录中，没有合适的人可供协助，他还是会通过各种渠道来寻找。

这次工作的最后步骤，就是卡文先生本人亲自前往加拿大，确认所得的调查结果，并和对方的代理人交涉。

以前收集到的信息，才是这次工作顺利进行的最大原因。6.信息收集不可缺少的是基本知识

作为管理者，本着平时客户所委任的工作，来实际活用信息。在这之前所收集到的信息，就能实际地帮助管理者完成工作。信息收集和活用的桥梁是信息的整理，而活用且顺利进行收集工作的必须条件，是如何缩短查阅时间。

以本节中现在所举出的海外不动产投资的信息活用实例中，以前所收集整理的信息，直接成为有效信息的比例，顶多只占此次全部相关信息的两成，这比例的确不算高。

但是，这两成的信息，却是从事商务的基础信息。

在工作初步进行阶段，若无基本知识，就会抓不到头绪，也不知该从何处进行，而因为有了这些基础，才能利用海外机构来进行调查，从调查项目中，也能得到详细的指示。

假设没有基本知识，而直接委托专门机构调查，首先，就会面临无法列出调查项目的问题，即使能举出调查项目，则其调查项目必然很多，但收到调查结果时，就必须判断出哪一份才是真正所需要的，如此一来，就增加了调查的费用。

实际进行商务时，所必须收集的新信息就更多了，卡文先生通过居住在加拿大的友人，委托当地的调查机关调查，并由卡文先生亲自前往加拿大，而此案例的关键是人的信息。

在得到这些信息之前，卡文先生平时所收集的信息档案，和平日的人际

关系，在此都发挥了很大的功用。就因为有这些平时的基础，才能帮助卡文先生知道，在何处可以获得并收集到这些新信息，以做为商务的实际活用。若只是胡乱的想使用“瞎猫遇上死耗子”的作法，即使利用专门的调查

机关来收集新信息，也无法有好结果的。7.对公司职员而言的信息活用

这些公司职员并不是自己开业的律师、会计师，而是常说的上班族，他们应如何活用信息呢？

管理者平时也有很多日常的工作要做，但也常会接触新工作，在这方面和职员每日反复做相同的工作。

但因为工作进行的方式略有不同，所以信息活用上所考虑的方法，也有所不同，可是在基本方法上则是相同的。

比如说若你自己的工作，是负责企划、开发新顾客的话，那就可以利用你的工作经验了。

或许会有人反驳说：“本章所述是适合研究开发、营业企划的人所使用，并不适合一般的人员。”

但是，无论从事何种行业的人，都会想应如何提高自己的业绩，和该如何使工作更有效率，这就需要面对企划和开发的工作了！

只要你能一一掌握自己目前工作的问题重点，就较容易归纳收集出能活用的信息。

活用的对象，因工作性质的不同而各异，故不能一概而论。最重要的，还是找出目前工作的主题，以及应如何进行信息收集、信息整理、信息活用的工作。

但也不可忘记是为了活用信息而来收集、整理的目的意识。所谓信息，是指对某目的有利的知识，仅需平时稍加留意收集起来，就可得到相当大的成效。

在此衷心期望各位读者都能活用自己的信息，且展现出成果来。8.信息活用的重点

需要信息档案的资料时，应先复印再活用。
应先充实工作上所需要的资料。
除了依靠“人才录”得到人的信息外，同时事先也要寻求其它可供支援的途径。
利用日常收集的基本信息档案，来获得更新的资料。
在收集整理信息时，别忘了目的意识。