提案说明和演讲技巧

从目前商业社会的工作要领来看，先做文字报告书，后举行提案说明会或办一场演讲，似乎是一种一贯性的要求。

不管是发表会或演讲，都赋予文字企划更深的商业化色彩，冲击力也更强，当然也强烈考验着制作者的创意和能力。以下就发表会和演讲两部分的

执行原则详细说明。 1.提案说明发表会

其实 PRESENTATION 这个英文字应用在不同场合，会有不同意义。比如广告公司向客户提报行销广告企划的会议就叫“提案会”；厂商向消费者介绍新产品可能利用“发表会”；企业向新闻界宣布新动向就会召开“说明会”、“记者会”等。

不论哪一种目的的集会，都要注意下列事项： (1)尽量使用浅显语言传达信息

在讲述任何意见时，要和文字报告书一样，遵守起承转合的次序。事先用白纸做一张进度表，列好预定的流程和时间，口述时就可以此为准参考进行。

任何说明会都要在极短的时间中结束，千万不要说太多客套的废话，甚至一开始就跳到结论也无妨。如果遵循起承转合的程序，那么每个段落要限制在 3～5 分钟内，整个说明不能超过 20 分钟。如果花了 30 分钟还说不完要点，表示这个企划中还有未完整构思的部分。

在提案会中的听众，大概在五六分钟内就会对提案内容下判断，冗长的叙述只是增加痛苦而已。回答听众的疑问一定要具体，并且视对方立场和反应来回答。

做提案说明时，最忌讳提报告人摆出一副“尽义务”的表情，丝毫引不起对方兴趣，从而造成双方的误解。报告人一定要是参与企划的人，只有如此才能表现想积极实现企划的热情，也才能确实感染对方。

报告其实就像戏剧，在某种程度上可说是“制作性演出”，才能操纵对方感情，不烦不厌地听完。这里有几个基本手法：

A 做报告的人一定要站着说话。

B 可能的话，多利用白黑板图解说明。

C 事先做好若干道具，如纸张、样品、插图等。

D 准备大提包装资料，象变魔术一样一件件拿出来展示；象要提示新的书写工具时，不妨把旧的毛笔拿出来做对照。

最糟的提案手法，就是一开始就送上全本企划书，这种错误连大广告公司都会犯。给对方文件就像叫别人埋头念下去不管台下的人一样。正确作法是在口头报告后，再一次把文件分配出去。

许多人常误解运用影像资料的目的，总是长时间地放映录像带、幻灯片，涣散了听众的注意力。运用任何影像资料都要简洁有力，录像带不要超过一分钟，幻灯片每 4～5 秒就要换一格。

在众人面前发表演说是一般人视为畏途的表达方式，每个演讲者都会紧张，甚至忘了演讲内容。因此，与其被无数期待的面孔压得透不过气，倒不如一上台就挑一二张特别专注的脸孔，对着他们侃侃而谈即可，很快就能祛除紧张。

演讲者在开始破题时，通常全场都会鸦雀无声，这时候最好谈些和主题无关的杂事，愈接近日常生活愈好；很多人都爱用“早上出门和太太吵架，忘了要讲什么”来破除会场的紧张关系，虽然不高尚，但起码能化解压力。演讲进行的次序和发表会一样，也要遵循起承转合，利用事先预备的提

纲，一面说话一面控制说话速度和时间。

一场成功的演讲多半要避开太抽象的议题，要以和朋友在茶馆聊天的心情侃侃而谈。演讲时不妨保持站立姿势，不时转动身体以手势或道具辅助演讲进行。

(1)烦恼写不出文章、理不出头绪时，可利用简单的资料整理法解决。(2)收集来的资料，已做成册状的资料书等，都可利用小卡片记下其中重

点，加以排序整理并编码，依此可找出文章结构，做成草稿设计图。(3)人脑最能接受的文章构造是“起承转合”或“序破急”。

(4)好的报告书应该简洁易懂、比喻繁多，并且要有个人的见解。(5)文字处理机和桌上排版系统将逐渐取代手写文书。

(6)提案和演讲时，为了吸引听众的注意力和兴趣，须像演戏一样，表现有相当气势。